Configurer et modifier la base de données des contacts

Vous pouvez ajouter ou modifier vos contacts dans le contact_phone module Contacts. Il existe deux types de contacts que vous pouvez ajouter: un particulier ou une entreprise. Vous pouvez également ajouter une personne de contact à un contact. Ce sont des personnes affiliées à votre contact. Par exemple, une personne spécifique qui devrait recevoir les factures, ou d'autres personnes de la même entreprise avec lesquelles vous devez également communiquer. Vous pouvez les ajouter dans l'onglet Personne de Contacts de votre contact.

Dans cet article, nous expliquons comment ajouter ou modifier des contacts et des personnes de contact. De plus, nous expliquons tous les onglets du contact_phone module Contacts.

Si vous souhaitez ajouter rapidement tous vos contacts à la fois, importer votre liste de contacts est une meilleure option.

Disponible pour: Lite Classic Pro

Ajouter un contact

  1. Allez dans le contact_phone module Contacts et choisissez + Ajouter contact.
  2. Dans le champs Type, choisissez "Entreprise" ou "Particulier".
  3. Remplissez les informations dans l'onglet Données, l'onglet Personnes à contacter et l'onglet Paiement. Toutes les options sont couvertes plus bas dans cet article.

Modifier un contact

  1. Dans le module contact_phone Contacts, double-cliquez sur un contact existant pour le modifier.

Ajouter une personne de contact

Les personnes de contact sont d'autres personnes affiliées à votre contact et peuvent avoir leurs propres informations de contact uniques.

Par exemple: Une personne spécifique (autre que votre contact principal) qui devrait recevoir les factures, ou d'autres personnes de la même entreprise avec lesquelles vous devez également communiquer.

  1. Lors de l'ajout ou de la modification d'un contact, accédez à l'onglet Contacts.
  2. Choisissez + Ajouter une personne de contact.
  3. Remplissez les informations de votre personne de contact, et confirmer vos changements.
  4. (Facultatif) Cliquez sur bookmark mettre par défaut pour en faire votre "personne de contact par défaut".

Onglet Données

  • Type - Choisissez «Particulier» ou «Entreprise».
  • Dossier - Choisissez le dossier dans lequel ce contact doit être rangé.
    Si vous souhaitez créer un nouveau dossier, lisez notre article sur la création de votre structure de dossiers.
  • Numéro de base de données - Le numéro de base de données unique de votre contact est pour votre référence interne et votre référence pour votre comptabilité. Le numéro est lié à vos documents. Si vous laissez ce champ vide, Rentman générera automatiquement un numéro de base de données.

Adresse de visite, postale et de facturation

Si le contact est une grande entreprise, il peut avoir des adresses différentes pour son siège, ses bureaux et son service comptable. Vous pouvez ajouter trois adresses différentes à votre contact: l'adresse de visite, postale et de facturation.

  • L'adresse de visite est utilisé par Rentman pour calculer la distance et le temps de trajet depuis votre localisation. Dans cette section, vous avez le champ Distance/Temps de trajet.
    N'oubliez pas de cliquer sur actualiser pour calculer la distance et le temps de trajet. Sinon, ceux-ci ne seront pas pris en compte lors de l'ajout d'un contact dans un projet.
  • L'adresse postale s'affiche par défaut dans vos devis et contrats. Vous pouvez changer cela en  modifiant vos modèles de documents.
  • L'adresse de facturation est affiché par défaut dans vos factures. Vous pouvez changer cela en modifiant vos modèles de documents.

Détails

  • Avertissement - Ce message d'avertissement s'affiche lorsque ce contact est sélectionné dans un projet.
  • Sujet de la note - Le sujet de la note automatique du projet (voir ci-dessous).
  • Note de projet automatique - Cette remarque (note) est automatiquement ajoutée aux projets lorsque ce contact est sélectionné comme client ou emplacement.

Onglet de paiement

Informations de paiement

  • Moments de facturation - Choisissez le moment de facturation pour ce contact. Vous pouvez créer vos propres moments de facturation dans settings Configuration > Finance > Moments de facturation.
    Note: Le choix d'un moment de facturation pour un contact remplacera le moment de facturation du projet, si le contact est sélectionné comme client.
  • Conditions de paiement - Choisissez les conditions de paiement de ce contact. Vous pouvez créer vos propres conditions de paiement dans settings Configuration > Finance > Conditions de paiement.
    Note: Le choix d'un délai de paiement pour un contact remplacera le délai de paiement du projet, si le contact est sélectionné comme client.
  • Régime de TVA - Choisissez le régime de TVA pour ce contact. Lisez notre article sur fiscalité (TVA) pour plus d'information.
    Note: Le choix d'un régime de TVA pour un contact remplacera le régime de TVA du projet, si le contact est sélectionné comme client.
  • Pourcentage d'assurance spécifique - Si vous sélectionnez "Oui", vous pouvez indiquer le pourcentage d'assurance pour ce contact.

Groupes de remise

Choisissez le pourcentage de remise pour vos équipements de location et de vente. Vous pouvez créer vos propres groupes de remise dans settings Configuration.

Regroupez vos contacts

Vous pouvez utiliser des étiquettes pour donner un "filtre" spécifique à un contact. Pour regrouper plusieurs contacts, attribuez-leur simplement la même étiquette. Il n'est pas possible de regrouper vos contacts en utilisant la structure de dossiers, car elle est uniquement conçue pour stocker vos contacts dans la base de données Rentman.

Si un contact est à la fois client et fournisseur, donnez-lui une étiquette appelée client et une étiquette appelée fournisseur.

Modifier en masse

En sélectionnant tous les contacts souhaités dans le module contact_phone Contacts, vous pouvez modifier leurs propriétés à la fois. Cela peut vous faire gagner beaucoup de temps lorsque vous souhaitez modifier la ou les mêmes valeurs pour un groupe de contacts.

Vous pouvez également modifier en bloc vos contacts en les exportant, en les mettant à jour et en les important à nouveau.

  1. Allez dans le module contact_phone Contacts
  2. Sélectionnez mceclip0.png les contacts souhaités.
  3. Cliquez sur edit Éditer.
  4. Sélectionnez les champs que vous souhaitez modifier dans les différentes sections et modifiez les valeurs.

Questions fréquemment posées

Puis-je déplacer une personne de contact vers un autre contact? (par exemple, quelqu'un qui travaille pour deux entreprises différentes)
Non, ce n'est pas possible. Au lieu de cela, vous pouvez ajouter la même personne de contact aux deux contacts.
Comment puis-je ajouter un contact (emplacement) avec plusieurs scènes, zones ou salles et leurs propres personnes de contact uniques?
Actuellement, il n'est pas possible de créer un contact avec des sous-catégories pour plusieurs scènes, zones ou salles. Vous pouvez simplement créer un nouveau contact et y ajouter vos informations et personnes de contact. Par exemple, un contact nommé Tivoli Utrecht (étape A) et un contact nommé Tivoli Utrecht (étape B).
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