Inviter une personne extérieure à votre entreprise n'est pas la même chose qu'ajouter un collègue. Comme cette personne ne dispose pas encore d'un compte Rentman, le fait de l'inviter en crée un, ce qui a des conséquences qu'il est important de bien comprendre avant d'envoyer l'invitation.
Dans cet article, vous découvrirez ce qui se passe lorsque vous invitez un utilisateur externe, comment procéder, ce qu’il peut et ne peut pas voir, et comment lui retirer l’accès par la suite.
Que se passe-t-il lorsque vous invitez un·e utilisateur·rice externe
Lorsque vous ajoutez une personne via son adresse e-mail à un tableau de tâches de projet, trois choses se produisent :
- Cette personne est invitée à rejoindre votre espace de travail Rentman. Elle reçoit une invitation et, une fois qu’elle l’a acceptée, elle devient membre du personnel de votre espace de travail.
- Elle voit le tableau des tâches du projet dans son module Tâches. Le tableau apparaît dans sa liste de tableaux, aux côtés de tous les autres tableaux auxquels il a été donné accès.
- Elle voit toutes les tâches liées à ce projet. Il ne s’agit pas d’une sélection de tâches, ni uniquement de celles qui lui sont attribuées. Il s’agit du tableau dans son intégralité.
Ces personnes ne peuvent pas ouvrir le projet elles-mêmes. C’est la partie pour laquelle la plupart des gens imaginent un fonctionnement différent. L’accès à un tableau des tâches d’un projet n’est pas synonyme d’accès au projet. Un utilisateur externe ajouté à un tableau voit ce dernier dans son module Tâches, et rien d’autre concernant le projet : ni le matériel, ni la planification du personnel, ni les données financières.
Inviter un·e utilisateur·rice externe à un tableau de tâches d’un projet
- Ouvrez le tableau des tâches d’un projet, soit depuis l’onglet Tâches du projet, soit depuis le module Tâches.
- Cliquez sur Partager.
- Saisissez l'adresse e-mail de la personne que vous souhaitez inviter.
- Cliquez sur + Ajouter [adresse e-mail].
- Indiquez son nom et sélectionnez son rôle utilisateur.
- Cliquez sur + Inviter des membres du personnel.
- Sauvegardez.
La personne reçoit une invitation par e-mail. Elle aura accès au tableau une fois qu'elle l'aura acceptée ; rien n'est donc partagé tant qu'elle ne l'a pas fait.
Ce qu’ils et elles peuvent et ne peuvent pas voir
| Visible | Non visible |
|---|---|
| Le tableau des tâches du projet, dans leur module Tâches | Le projet lui-même, y compris le matériel, la planification du personnel et les données financières |
| Toutes les tâches liées à ce projet | Les autres projets et leurs tableaux |
| Les détails des tâches, les échéances, les responsables et les fichiers joints | Les tableaux auxquels ils n’ont pas été ajoutés |
| Les tâches privées, qui ne sont jamais visibles par quiconque d’autre que leur créateur | |
| Tout autre élément de votre espace de travail, en fonction de leur rôle utilisateur |
Pour les tâches faisant partie d’un tableau de tâches auquel ils sont invités, les utilisateurs peuvent modifier le statut de la tâche, créer de nouvelles tâches et modifier les tâches créées par d’autres utilisateurs.
Pour les tâches ne faisant pas partie d’un tableau de tâches auquel ils sont invités, les utilisateurs peuvent tout de même modifier le statut de la tâche, créer de nouvelles tâches et modifier les tâches créées par d’autres utilisateurs, mais uniquement si leur rôle utilisateur leur en donne l’autorisation .
Avant d’inviter quelqu’un : vérifiez ce que vous partagez
Un tableau de tâches ne contient pas seulement les noms des tâches. Tout ce qui figure sur le tableau devient visible pour la personne que vous invitez ; il est donc utile d’y jeter un œil avant de le partager :
- Détails de la tâche. Les notes destinées aux collègues ne sont pas toujours rédigées dans l’optique d’être lues par un client.
- Fichiers joints. Les dessins, briefings et devis joints à une tâche sont visibles sur le tableau.
- Durées prévues. Si vous avez défini une durée prévue pour une tâche, la personne que vous invitez pourra peut-être voir le nombre d’heures que vous avez prévu pour le travail.
- Responsables et dates d’échéance. Ils voient qui est responsable de quoi, et ce qui prend du retard.
Supprimer l’accès d’un·e utilisateur·rice
Vous pouvez retirer une personne d’un tableau de tâches. Le fait de retirer une personne du tableau lui retire l’accès à celui-ci.
- Ouvrez le tableau des tâches d’un projet, soit à partir de l’onglet Tâches du projet, soit à partir du module Tâches.
- Cliquez sur Partager.
- Recherchez l'utilisateur que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur Supprimer.
- Sauvegardez.