Rentman Organize

Dans toute entreprise spécialisée dans l’organisation d’événements, une grande partie du travail ne se déroule jamais sur place. Les plans de scène sont dessinés, les lieux de presation sont visités, les visuels sont créés, les séquences vidéo sont montées et quelqu’un passe des heures à planifier tout ce qui permettra de garantir une prestation sans accroc le jour J. Ce travail prend du temps et coûte de l’argent, mais il est rarement prévu dans la planification et les heures qui y sont consacrées sont rarement prises en compte dans le budget du projet.

Rentman Organize intègre ce travail à Rentman. Les tâches de pré- et post-production deviennent des tâches attribuées à un responsable, assorties d’une échéance et d’un budget-temps. Les tâches apparaissent sur des tableaux visuels afin que vous puissiez voir sur quoi travaille votre équipe. Votre personnel enregistre ses heures sur ces tâches, ce qui vous permet de comparer ce que vous aviez prévu avec le temps réellement passé, et d’établir un devis plus précis pour votre prochain projet.

Dans cet article, vous découvrirez ce que comprend Organize, quels changements cela implique pour les comptes ne disposant pas de ce produit et comment configurer votre espace de travail afin que votre équipe puisse commencer à l’utiliser.

Scénarios concrets

Voici quelques exemples d’utilisation de cette fonctionnalité :

Vendre des prestations de pré-production en toute confiance

Vous établissez un devis pour un client organisant un festival concernant une prestation de conception scénique et prévoyez quarante heures de travail. Une fois le projet terminé, vous comparez les heures enregistrées par vos concepteurs à cette estimation et constatez que le travail a en réalité nécessité soixante heures. Lors de votre prochain devis, vous fixerez le prix correctement au lieu de vous lancer à nouveau dans des approximations.

Fini les doubles systèmes

Vos chefs de projet gèrent leurs listes de travail dans un outil de gestion de tâches distinct, tandis que le matériel et le personnel sont gérés dans Rentman. Chaque modification doit être effectuée deux fois et les deux systèmes ne concordent jamais tout à fait. Avec Organize, les tâches se trouvent dans le projet auquel elles appartiennent, à côté du matériel et du personnel.

Connaître l’état d’avancement d’un projet

Un client demande où en sont les préparatifs. Au lieu de recueillir les mises à jour auprès de quatre collègues, vous ouvrez le tableau des tâches du projet et voyez exactement quelles tâches sont terminées, lesquelles sont en cours et lesquelles prennent du retard.

Ce qu’apporte Organize et ce qui change si vous ne l’utilisez pas

L’apparence et le fonctionnement des tâches ont changé pour tous les comptes Rentman. Certains de ces changements sont accessibles à tous. Les autres nécessitent le produit Organize.

Chaque compte bénéficie de	Les plus d'Organize
La nouvelle présentation des tâches	Statuts de tâches personnalisés
Tâches sans date limite	Sous-tâches et listes de vérification
Champs de saisie supplémentaires pour les tâches	Budgets de temps pour les tâches
Moins de clics pour créer une tâche	Tâches privées
Liste des tâches et aperçu des tâches dans le module Tâches	Tableaux de tâches avec différentes vues
	Équipes et tableaux de tâches par équipe
	Ajout de membres du personnel aux tableaux de tâches de projet
	Suivi du temps passé sur les tâches
	Services sur les devis et les factures

Remarque : Organize ne remplace pas la planification du personnel. Les fonctions et les périodes de travail, ainsi que les heures qui y sont enregistrées, font toujours partie de votre abonnement Crew. Si vous ne savez pas lequel utiliser pour une tâche, consultez Comment planifier le travail dans Rentman. Pour savoir comment fonctionne l’enregistrement des heures, consultez l'article suivant : Suivi du temps passé sur les tâches.

Essayez Organize gratuitement

Organize est disponible gratuitement pour tous les clients utilisant déjà Rentman, pour une durée limitée. Vous pouvez choisir d’utiliser Organize gratuitement jusqu’au 1er décembre.

Cliquez sur Essayez-le gratuitement dès maintenant jusqu’au 1er décembre sur la bannière Organize dans Rentman.
Lisez le contenu de la fenêtre pop-up et Confirmez.

À partir du 1er novembre, les clients qui ont choisi de bénéficier de l’essai gratuit d’Organize pourront l’activer ou le désactiver.

Accédez à toutes les pages liées à Organize (le module Tâches, les onglets Tâches et Services du projet, les statuts des tâches et les pages Crew du module Configuration).
Dans la bannière qui s’affiche en haut de la page, choisissez Désactiver ou Activer.
Confirmez.

Une fois que vous aurez activé Organize, celui-ci sera ajouté à votre forfait. Consultez Découvrez nos forfaits pour connaître le contenu de chaque forfait.

Premiers pas avec Rentman Organize

Avant que votre équipe puisse commencer à utiliser Organize, quelques étapes de configuration initiale sont nécessaires :

Configurer les autorisations des rôles utilisateur.
Définir les statuts des tâches.
Créer des équipes et affectez-y les membres du personnel.
Ajouter les champs de tâches selon lesquels vous souhaitez filtrer et regrouper les tâches.
Ajouter des tâches standard à vos modèles de projet.
Configurer vos services par défaut (si nécessaire).

Autorisations liées aux rôles utilisateur

Les utilisateurs doivent disposer des autorisations adaptées à leur rôle. Deux changements ont été apportés avec Organize ; il est donc conseillé de revoir vos rôles avant d’inviter des personnes à rejoindre des tableaux :

Le partage d’un tableau de tâches de projet est une action réservée aux PowerUsers. Les utilisateurs standard peuvent travailler sur un tableau, mais ne peuvent pas le partager.
La création de tâches dans un projet dépend désormais de la possibilité pour une personne de consulter le tableau des tâches de ce projet, plutôt que de la possession de droits d’édition complets sur le projet. Les membres du personnel sont invités sur le tableau des tâches du projet. Les membres du personnel ne peuvent être ajoutés pour consulter les tableaux de tâches ou les équipes d’un projet que s’ils disposent de l’autorisation de consulter le module Tâches. Cependant, ils n’ont pas besoin d’autorisation pour consulter, modifier ou supprimer les tâches des autres membres du personnel. En savoir plus sur les autorisations des rôles utilisateur.

Configurer les statuts de vos tâches

Un statut indique à votre équipe où en est une tâche. Au lieu d’être simplement terminée ou non terminée, une tâche passe par les différentes étapes que votre entreprise utilise réellement.

Deux statuts existent toujours : À faire et Terminé. Vous pouvez ajouter vos propres statuts entre les deux, renommer les deux statuts par défaut et modifier leurs couleurs. Les statuts s’appliquent à l’ensemble de votre espace de travail, et leur configuration relève de la responsabilité de l’administrateur. En savoir plus sur la configuration des statuts des tâches.

Ajouter un statut

Accédez au module Configuration > Paramètres > Statuts des tâches.
Cliquez sur + Ajouter un statut de tâche.
Choisissez un nom et une couleur.
Confirmez.
Sauvegardez.

Réorganiser l'ordre des statuts

L'ordre que vous définissez ici correspond à l'ordre d'affichage des colonnes sur un tableau de tâches ; il est donc recommandé d'organiser vos statuts de manière à refléter le déroulement réel du travail au sein de votre entreprise.

Accédez au module Configuration > Paramètres > Statuts des tâches.
Il vous suffit de glisser-déposer un statut dans l'ordre souhaité.
Sauvegardez.

Remarque : les statuts À faire et Terminé ne peuvent pas être supprimés. Rentman les utilise comme point de départ et d’arrivée du déroulement de chaque tâche et la synchronisation de votre calendrier en dépend. Vous pouvez toutefois les renommer et modifier leur couleur.

Astuce Rentman : la configuration des statuts s’applique à l’ensemble de votre espace de travail et relève des compétences de l’administrateur. Modifier le statut d'une tâche est une opération que tout utilisateur peut effectuer sur les tâches auxquelles il a accès.

Supprimer un statut

Vous pouvez également supprimer un statut. Si des tâches sont encore sous ce statut, vous pouvez sélectionner un autre statut vers lequel les déplacer.

Accédez au module Configuration > Paramètres > Statuts des tâches.
Sélectionnez la tâche que vous souhaitez supprimer.
Cliquez sur Plus d'options et sélectionnez Supprimer.
Choisissez le statut alternatif dans le menu déroulant.
Cliquez sur Supprimer le statut de la tâche et déplacer les tâches.

Comment les statuts s'affichent dans votre agenda

Si vous synchronisez vos tâches avec un calendrier externe, celui-ci ne reconnaît que deux statuts. Tout statut autre que Terminé est synchronisé comme non terminé. Seules les tâches qui vous sont attribuées, ou attribuées au personnel, sont synchronisées. Consultez l'article suivant : synchronisation du calendrier.

Créez des équipes et associez-y des membres du personnel

Les équipes regroupent les personnes qui travaillent ensemble, par exemple Conception, Atelier, Bureau ou Entrepôt. Tous les membres d’une équipe voient automatiquement toutes les tâches et tous les tableaux de tâches appartenant à cette équipe, ce qui fait d’une équipe le moyen le plus rapide de donner à un groupe de collègues accès au travail qui leur est destiné.

En savoir plus sur les équipes.

Ajoutez des tâches standard à vos modèles de projet

Si les mêmes tâches reviennent systématiquement dans chaque projet, intégrez-les dans un modèle de projet. Les tâches d’un modèle peuvent comporter un statut, un budget-temps, des sous-tâches et une date d’échéance qui s’adapte au calendrier du projet. Ainsi, une tâche peut être configurée pour arriver à échéance un nombre fixe de jours avant le début des travaux pour chaque projet que vous créez à partir de ce modèle.

En savoir plus sur les modèles de projet.

Ouvrez votre premier tableau de tâches de projet

Chaque projet dispose d’un tableau des tâches, accessible depuis l’onglet Tâches du projet. Ouvrez un projet, ajoutez quelques tâches, puis passez de la vue « tableau » à la vue « liste » pour voir laquelle convient le mieux à votre équipe.

Vous pouvez également accéder à tous les tableaux depuis le module Tâches. En savoir plus sur les tableaux de tâches.

Configurez vos services par défaut

Si vous souhaitez établir un devis et facturer ce travail, configurez les services que vous vendez le plus souvent. Un service par défaut peut créer ses tâches pour vous chaque fois que vous l'ajoutez à un projet. En savoir plus sur les services.

Questions fréquentes

Ai-je besoin d’Organize pour utiliser les tâches ?

Non. Les tâches restent disponibles pour tous les comptes, y compris la nouvelle mise en page, les tâches sans date limite et les champs de saisie supplémentaires. Les statuts, les sous-tâches, les budgets-temps, les tableaux de tâches, les équipes, le suivi du temps sur les tâches et les services nécessitent le produit Organize.

Qu'advient-il de mes tâches existantes lorsque Organize est activé ?

Rien n’est perdu. Les tâches qui n’ont pas été terminées deviennent À faire, et celles qui sont terminées restent Terminées. Vous pouvez ensuite leur ajouter vos propres statuts.

Ai-je également besoin d’un forfait « Planification du personnel » pour suivre le temps passé sur les tâches ?

Non. L'enregistrement des heures passées sur les tâches fait partie d’Organize. L'enregistrement des heures passées sur les fonctions et les plannings fait partie de votre plan de personnel. Si vous effectuez ces deux types de tâches, vous avez besoin des deux. Consultez Suivi du temps passé sur les tâches.

Qu'advient-il de mes données si je désactive Organize ?

Vos tâches sont conservées et vos données seront préservées au cas où vous changeriez d'avis. Vous pourrez toujours réactiver Organize plus tard en 2027 et accéder à vos données.

Puis-je afficher une chronologie ou un diagramme de Gantt de mes tâches ?

Non. Les tableaux de tâches sont disponibles en vue Kanban et en vue liste. Les dépendances entre les tâches et les automatisations ne font pas non plus partie de cette fonctionnalité pour le moment.

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