Synchroniser votre agenda externe

Synchroniser votre module event Mon Agenda avec votre appareil Android ou Apple peut vous aider à garder un meilleur aperçu de votre calendrier personnel et de vos rendez-vous.

Les programmes ou applications qui prennent en charge CalDav permettent une synchronisation bilatérale : lorsqu'un élément est ajouté au module event Mon Agenda  dans Rentman, celui-ci apparaîtra dans le calendrier de votre appareil Android ou Apple, et inversement.

Google Agenda, Outlook et d'autres applications ne permettent qu'une synchronisation unilatérale vers votre appareil. Ainsi, ce que vous ajouterez au module event Mon Agenda  il apparaîtra dans votre application. Toutefois, l'inverse ne sera pas vrai. Cela fonctionne en ajoutant (exportant) un flux iCal à votre application.

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Quels éléments peuvent être synchronisés ?

Remarque : vous ne pouvez voir que les éléments pour lesquels votre rôle utilisateur dispose d'autorisations.

  • Projets
  • Rendez-vous (tous les rendez-vous, uniques et récurrents inclus).
  • Fontions (toutes les fonctions transports et équipes que vous êtes autorisé·e à voir).
  • Mes planifications - (toutes les fonctions sur lesquelles vous êtes planifié·e)
  • Réservations
  • Tâches

Pour chacun de ces éléments, la synchronisation est optionnelle.

Adresse du serveur, adresse e-mail et mot de passe

Dans Rentman, vous pouvez trouver toutes les informations nécessaires à la synchronisation.

  1. Dans Rentman, aller dans le event Mon Agenda.
  2. En haut à droite du calendrier, cliquez sur le bouton sync

    Sous paramètres de synchronisation CalDav, vous trouverez toutes les informations nécessaires pour connecter votre calendrier :

    CalDav.jpg
    - Adresse du serveur : https://workspace.sync.rentman.eu/
    - Nom d'utilisateur: votre nom d'utilisateur
    - Mot de passe : votre mot de passe pour cet espace de travail
    Avez-vous déjà connecté votre profil à cet espace de travail ? Utilisez l'adresse e-mail de votre profil (au lieu de votre nom d'utilisateur) et le mot de passe de votre profil au lieu du mot de passe de cet espace de travail.

Android

Parce qu'Android ne supporte pas CalDAV par defaut, les utilisateurs Android auront donc besoin de télécharger deux applications pour rendre la synchronisation possible. 

  1. Téléchargez OpenSync depuis le Google Play Store.
  2. Téléchargez OpenTasks  depuis le Google Play Store.
  3. Dans OpenSync, Cliquez sur + pour ajouter un nouveau compte.

    2.png
  4. Choisissez Se connecter avec URL et nom d'utilisateur, et ajoutez l'adresse de votre serveur (avec la structure suivante: https://companyname.sync.rentman.eu), l'adresse e-mail (ou le nom d'utilisateur si vous ne vous êtes pas déjà connecté·e auparavant) et le mot de passe.

    3.png
  5. Cliquez sur Login.
  6. Tapez votre addresse email.

    4.png
  7. Cliquez sur Ajouter un compte.
  8. La plupart des utilisateurs/·trices recevront alors une notification push pour donner la permission à OpenSync de voir/d'éditer le Calendrier, les Contacts et l’application OpenTask. Cette opération est requise.
    Si vous n’avez pas reçu de notification, descendez jusqu’à Donner l'autorisation.
  9. Cliquez sur votre profil.

    5.png
  10. Sélectionnez les éléments que vous souhaitez synchroniser.

    6.png
  11. Cliquez sur l'icone Réglages 7.png dans la partie supérieure.
  12. Par défaut, les fonctions Actualiser les calendriers et Intervalle de temps entre la synchronisation des tâches sont configurées pour être effectuées toutes les 240 minutes. Nous recommandons de changer ce réglage et de choisir toutes les 5 minutes.

Vos rendez-vous Rentman seront affichés dans l’application Calendrier de votre appareil.
Vos tâches Rentman seront affichées dans OpenTasks.

Donner des autorisations

Vous devez donner l'autorisation à OpenSync et OpenTasks d'accéder à votre Calendrier, vos Contacts et aux applications OpenTask.

  1. Sur votre appareil Android, rendez-vous dans : Réglages > Applications (Application Manager) > Permissions.
    Ces termes peuvent varier selon les appareils.
  2. Cliquez sur Calendrier et activez OpenSync.

    8.png
  3.  Cliquez sur Contacts et activez OpenSync et OpenTasks.

    a.png
  4. Cliquez sur Autorisations supplémentaires > Lire les tâches et activez OpenSync et OpenTasks.

    a.png
  5. Cliquez sur Autorisations supplémentaires > Lire les tâches et activez OpenSync et OpenTasks.

    a.png

Désactiver le mode économie d'énergie de la batterie

La synchronisation ne fonctionne pas correctement si OpenSync et OpenTasks sont optimisés pour votre batterie. Par conséquent, vous devez désactiver le mode économie d'énergie.

  1. Sur votre appareil Android, rendez-vous dans : Réglages > Batterie > Mode économie d'énergie.
    Ces termes peuvent varier selon les appareils.
  2. Cliquez sur OpenSync et choisir Ne pas optimiser.
  3. Cliquez sur OpenTasks et choisir Ne pas optimiser.

iOS (iPhone, iPad)

  1. Allez dans les Réglages de votre appareil Apple.
  2. Allez dans Mail > Comptes > Ajouter un compte > Autre > Ajouter un compte CalDAV
  3. Remplissez l' adresse du serveur, votre nom d'utilisateur et mot de passe.
  4. Cliquez sur Suivant, puis Enregistrer. Un nouveau calendrier va s'ajouter à votre application.
  5. Ouvrez votre application Calendrier.
  6. En bas de votre écran, cliquez sur Calendriers.
  7. Ici, vous pouvez choisir quels éléments vous voulez synchroniser.

Vos rendez-vous Rentman s'afficheront dans l'application Calendrier de votre appareil.
Vos tâches Rentman s'afficheront dans l'application Rappels de votre appareil.

macOS (Mac)

  1. Allez dans les Réglages de votre appareil Apple.
  2. Choisissez Comptes Internet.
  3. Cliquez sur le bouton + en bas de la fenêtre.
  4. Choisissez compte CalDAV.
  5. Choisissez le type de compte Manuel et complétez le nom d'utilisateur, le mot de passe et l'adresse du serveur.

    CalDAV-1.jpg

  6. Cliquez sur Se connecter.

Vos rendez-vous Rentman s'afficheront dans l'application Calendrier de votre appareil.
Vos tâches Rentman s'afficheront dans l'application Rappels de votre appareil.

Importer flux iCal (Google Agenda, Outlook)

Google Agenda, Outlook et d'autres applications ne prennent en charge qu'une synchronisation unilatérale vers votre appareil. Cela fonctionne en ajoutant (en important) un flux iCal dans votre application.

Certaines applications telles que Google Agenda n'actualisent les flux iCal qu'une fois par jour.

  1. Dans Rentman, allez dans le event Module Mon agenda.
  2. En haut du calendrier, cliquez sur le bouton sync .
  3. Dans Paramètres d'importation iCal, vous trouverez les flux suivants :
    Parame_tres_iCal.jpg
  4. Copiez mceclip3.pngle lien du ou des flux que vous souhaitez importer.
  5. Importer les liens iCal dans Google Agenda, Outlook ou dans l'application souhaitée.
    L'emplacement précis ou vous saisissez ce lien peut varier selon les programmes. Les instructions suivantes pourront vous être utiles :

    Instructions Google Calendar : article officiel ou bien video (en anglais, voir à partir de 0:45)
    Instructions Office 365 (Outlook.com) : article officiel (en anglais) ou vidéo

Calendriers sans détection automatique (Thunderbird)

Certains calendriers ne reconnaissent pas automatiquement les calendriers Rentman. Par conséquent, vous devez ajouter manuellement une URL pour chaque flux de calendrier individuel.

Thunderbird

  1. Installez l'extension Lightning calendar pour Thunderbird. Ce plugin ajoute le support CalDAV à Thunderbird.
  2. Dans l'onglet Calendrier récemment ajouté, effectuez un clic droit sur la barre latérale et choisissez Nouveau calendrier.
  3. Lorsqu'il vous est demandé où votre agenda doit être stocké, choisissez Sur le réseau (On the Network).
  4. Lorsque vous êtes interrogé sur le format, choisissez CalDAV.
  5. Entrez l'une des URL suivantes avec vos propres informations dans le champ Emplacement :

Lors de l'ajout de votre premier flux, vous devez entrer votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour vérification.

Synchroniser vos filtres de projets

Dans la version web de Rentman, vous pouvez appliquer des filtres au module event Mon Agenda. Ils déterminent quels projets apparaissent dans la vue d'ensemble.

Si vous souhaitez appliquer les mêmes filtres au calendrier sur votre appareil Android / iOS, procédez comme s'en suit :

  1. Dans Rentman, rendez-vous dans le module event Mon Agenda.
  2. En haut du calendrier, cliquez sur le bouton sync .
  3. Faites défiler la liste jusqu'à Paramètres du calendrier des Projets et cliquez sur "Mettre à jour les paramètres".

FAQ 

Où puis-je retrouver mes rendez-vous/ mes tâches ?

Utilisateurs/·trices Android :
Vos rendez-vous Rentman seront affichés dans l’application Calendrier de votre appareil.
Vos tâches Rentman seront affichées dans OpenTasks.

Utilisateurs/·trices iOS (iPhone, iPad) :
Vos rendez-vous Rentman s'afficheront dans l'application Calendrier de votre appareil.
Vos tâches Rentman s'afficheront dans l'application Rappels de votre appareil.

Utilisateurs/·trices macOS (Mac) :
Vos rendez-vous Rentman s'afficheront dans l'application Calendrier de votre appareil.
Vos tâches Rentman s'afficheront dans l'application Rappels de votre appareil.

 

Quelle est la fréquence de mise à jour du calendrier ?

La synchronisation d'Apple est mise à jour directement et les modifications seront immédiatement visibles. Pour Android, cela dépend de vos paramètres dans OpenSync et d'autres choses comme l'état de votre batterie. 

Certaines app qui utilisent un flux iCal (ex. Google Calendar) ne synchronisent qu'une fois par jour.

Quelle période de mon calendrier sera importée lors de la synchronisation ?

Lorsque vous configurez la synchronisation, tous les éléments de votre calendrier Rentman seront importés. Elle est toutefois limitée à une période de 6 mois. Tous les éléments passés et futurs de cette période s'afficheront dans le calendrier.

 

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