Suivre le temps passé sur les tâches

Lorsque vous définissez une durée prévue pour une tâche, vous indiquez le temps que vous estimez nécessaire pour accomplir cette tâche. Avec le suivi des heures, vous pouvez savoir qu’elle a réellement pris. La différence entre ces deux chiffres est ce qui transforme les estimations approximatives en une tarification que vous pouvez justifier.

Remarque : l’utilisation d'un formulaire d'enregistrement horaire pour le suivi du temps passé sur les tâches n’est pas obligatoire. Vous avez la possibilité de ne l’enregistrer que dans la tâche.

Dans cet article, vous apprendrez ce dont vous avez besoin pour enregistrer le temps passé sur les tâches, comment saisir les heures dans l’application web et dans l’application mobile, comment pointer au début et à la fin d’une tâche, et que faire lorsqu’une personne oublie de pointer à son départ.

Remarque : une tâche est un type d’activité ; votre personnel n’a donc pas besoin de consulter deux endroits différents. Les heures consacrées aux fonctions, aux périodes de travail et aux tâches apparaissent toutes ensemble dans le module d’Enregistrement horaire.

Suivre les heures consacrées à une tâche sur la plateforme web

Utilisez cette option lorsque vous saisissez vos heures a posteriori, plutôt que de chronométrer le travail au fur et à mesure.

Ouvrez une tâche.
Sous « Temps total suivi », cliquez sur Durée.
Saisissez une durée.
Sauvegardez.

Astuce Rentman : si votre journée s’est répartie sur plusieurs projets, ajoutez un enregistrement par tâche. Vous pouvez également ajouter plusieurs durées pour une même tâche.

Pointer au début et à la fin d’une tâche

Au lieu de saisir vos heures a posteriori, vous pouvez lancer un minuteur lorsque vous commencez et l’arrêter lorsque vous avez terminé. Rentman transforme alors le minuteur en enregistrement horaire.

Pour pointer au début et à la fin d'une tâche :

Accédez à une tâche.
Cliquez sur le minuteur.
Une fois que vous avez terminé de travailler sur la tâche, cliquez sur le bouton du chronomètre pour arrêter le suivi du temps.

Vous pouvez pointer depuis plusieurs endroits :

La tâche elle-même
Un tableau de tâches
Le widget « Tâches » de votre tableau de bord
L'application Rentman
Le bouton « Pointage » dans la barre supérieure de la plateforme web Rentman

Astuce Rentman : la version web et l’application restent synchronisées. Vous pouvez démarrer un minuteur sur votre téléphone dans l’atelier et l’arrêter depuis votre bureau, ou inversement . Il n’y a jamais qu’un seul minuteur en cours, quel que soit l’endroit où vous l’avez lancé.

Créer un enregistrement horaire avec les heures suivies de la tâche

Une fois que vous avez terminé une tâche, vous pouvez enregistrer le temps que vous y avez consacré.

Remarque : cette étape est facultative. Vous pouvez l'ignorer tout en continuant à voir les temps enregistrés dans les tâches, les aperçus des tâches et les services.

Pour créer un enregistrement horaire associé à votre tâche :

Cliquez sur Convertir en enregistrement horaire à côté de l'option de pointage dans la barre supérieure de Rentman.

Dans le formulaire d’enregistrement horaire, les détails de tout ce que vous avez suivi aujourd’hui sont préremplis. Modifiez les détails si nécessaire et confirmez les modifications.

Remarque : si vous modifiez les détails des heures saisies pour une tâche lors de la création de l’enregistrement horaire, les heures saisies sont automatiquement mises à jour dans la tâche elle-même.

Sauvegardez.

Valider les heures saisies pour les tâches

Les heures saisies pour les tâches suivent le même processus de validation que celles des fonctions et des périodes de travail. Elles apparaissent comme En attente dans le module Enregistrement horaire jusqu’à ce que quelqu’un les valide.

La validation revêt davantage d’importance pour les tâches que pour le travail planifié. Une fonction dispose d’heures de début et de fin prévues auxquelles se référer, ce qui permet de repérer immédiatement toute saisie anormale. Une tâche n’a pas de période planifiée, seulement une durée prévue ; la vérification porte donc sur la comparaison entre les heures saisies et le temps que vous aviez estimé pour ce travail.

En savoir plus sur la validation de l’enregistrement horaire.

Consultez les heures que vous avez saisies

Une fois les heures enregistrées, vous pouvez les comparer à vos heures planifiées sur un tableau de tâches, pour un service ou dans un fichier exporté. Consultez les rapports et exportations pour le temps enregistré sur les tâches.

Questions fréquentes

Ai-je également besoin d’un abonnement Planification du personnel pour enregistrer le temps passé sur les tâches ?

Non. L’enregistrement des heures passées sur les tâches fait partie de la fonctionnalité Organize. L’enregistrement des heures passées sur les fonctions et les périodes de travail fait partie de votre abonnement Planification du personnel. Si vous effectuez les deux types de tâches, vous avez besoin des deux.

Quelle est la différence entre le temps planifié et le temps suivi ?

Le temps prévu correspond à la durée que vous aviez estimée pour la tâche, définie lors de la planification du travail. Le temps enregistré correspond à la durée réelle. La comparaison entre les deux est justement l’intérêt du suivi du temps passé sur les tâches.

Que se passe-t-il si j'oublie de pointer à la fin de ma journée ?

Si vous restez connecté·e pendant plus de 12 heures, vous recevrez des notifications de rappel via l'application et par e-mail.

Les heures suivies sur des tâches peuvent-elles être validées ?

Elles suivent les mêmes paramètres de validation que vos autres heures. Une fois approuvée, une saisie devient en lecture seule jusqu’à ce que quelqu’un la remette en attente.

Puis-je saisir du temps sur une tâche qui n’appartient pas à un projet ?

Oui. Les tâches administratives et internes peuvent faire l’objet d’un enregistrement des heures de la même manière. Ces heures sont enregistrées à des fins de reporting, mais elles n’apparaissent pas dans la synthèse financière d’un projet, car il n’y a pas de projet auquel les rattacher.

Où sont enregistrées ces heures ?

Dans la tâche, où elles peuvent être comparées au temps planifié. Si la tâche est liée à un service, elles sont également agrégées dans ce service, ce qui permet d’intégrer le travail de pré- et post-production sur un devis ou une facture. Voir l'article sur les services.

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