Chaque projet ne se résume pas aux heures passées sur place. Il faut concevoir une scène, visiter un lieu, réaliser des plans, relancer le client pour obtenir son accord, puis rédiger le compte-rendu après coup. À cela s’ajoute le travail qui ne relève d’aucun projet en particulier : la journée à l’entrepôt, les livraisons, les tâches administratives.
Rentman vous propose quatre façons de tout planifier : les fonctions, les périodes de travail, les tâches et les services. Elles peuvent sembler interchangeables lors de la configuration, mais elles se comportent différemment dans le Planificateur d’équipes, sur vos tableaux, ainsi que sur vos devis et factures. Choisir la bonne option garantit la précision de votre planification et assure que les heures passées par votre équipe soient correctement comptabilisées.
Dans cet article, vous découvrirez à quoi sert chacune de ces quatre options et comment faire votre choix entre elles.
Laquelle devez-vous utiliser ?
Le moyen le plus rapide de choisir est de vous demander ce que vous planifiez réellement.
Vous planifiez le temps de travail d’une personne ? Dans ce cas, vous avez besoin d’une fonction ou d’une période de travail. Les deux se trouvent dans le Planificateur d’équipes, les deux ont une heure de début et une heure de fin, et les deux répondent à la question « qui est où et quand ? ».
- Le travail relève d’un projet et se déroule lors d’un événement : utilisez une fonction.
- Le travail n’appartient pas à un projet, comme une journée d’entrepôt, une tournée de livraison ou des tâches administratives : utilisez une période de travail.
Vous planifiez une mission à livrer ? Dans ce cas, vous avez besoin d’une tâche. Une tâche répond à la question « que faut-il faire et pour quand ? ». Elle a une date limite, mais pas d’horaire fixe, elle n’apparaît donc pas dans le Planificateur d'équipes.
Vous souhaitez facturer au client un ensemble de tâches de ce type ? Regroupez les tâches en un service.
Les quatre côte à côte
| Fonction | Période de travail | Tâche | Service | |
|---|---|---|---|---|
| De quoi s’agit-il ? | Un rôle à pourvoir lors de l’événement | Un créneau horaire réservé au travail interne | Une tâche à réaliser | Un ensemble de tâches que vous vendez au client |
| Appartient à un projet | Oui | Non | Facultatif | Oui |
| Quand le travail est-il effectué ? | Lors de l’événement, à une heure définie | À une heure définie | Avant ou après l’événement, selon une date limite | Couvre les tâches qu’il contient |
| Comment se passe la planification ? | Une heure de début et une heure de fin | Une heure de début et une heure de fin | Un budget-temps et une date limite, sans heure de début fixe | Un coût et un prix |
| Où le consulter ? | Module Planificateur d’équipes et l’onglet Planification du personnel du projet | Module Planificateur d’équipes | Tableaux des tâches, le module Tâches, l’onglet Tâches du projet et le widget Tâches du tableau de bord | L’onglet Services et la synthèse financière du projet |
Quatre exemples
Une journée de montage : utilisez une fonction
Quatre techniciens sont nécessaires sur site de 8 h à 17 h la veille de l’événement. Le travail a une date et un lieu fixes ; les techniciens doivent apparaître dans le Planificateur d'équipes afin que vous puissiez vérifier leur disponibilité et éviter les doublons, et les heures sont facturables au client au titre de la main-d'œuvre.
Planifiez cela en tant que fonction. En savoir plus sur les fonctions.
Nettoyage des fourgons : utilisez une période de travail
Vos fourgons sont nettoyés tous les vendredis après-midi et cela prend environ trois heures à deux personnes. Cette tâche n’est rattachée à aucun projet, elle a lieu à une heure fixe et se répète chaque semaine.
Créez une période de travail intitulée « Nettoyage des fourgons » de 14 h à 17 h et affectez-y vos deux membres du personnel. Comme cette tâche est récurrente, configurez-la comme une période de travail récurrente plutôt que de la recréer chaque vendredi. Votre personnel peut enregistrer ses heures sur cette période de travail ; ainsi, le temps est tout de même comptabilisé même si aucun projet n’y est associé. En savoir plus sur l’utilisation des périodes de travail.
Conception d’une scène : utilisez des tâches regroupées dans un service
Un concepteur a besoin d’environ douze heures pour réaliser la conception de la scène. Le travail s’effectue au cours des trois semaines précédant l’événement, et le jour exact n’a pas d’importance, pourvu qu’il soit terminé avant le début du montage. Vous vendez la conception au client dans le cadre d’une offre globale.
Créez un service intitulé « Conception de la scène », puis créez les tâches qui le composent : le dessin, la validation par le client et les révisions. Attribuez à chaque tâche un budget-temps et une date limite. Les heures que votre équipe consacre à ces tâches sont cumulées au sein du service, ce qui vous permet de comparer le devis que vous avez établi avec le coût réel du travail. En savoir plus sur les services.
Montage des séquences après l’événement : utilisez une tâche
Quelqu’un doit monter la vidéo de synthèse dans la semaine suivant l’événement. Il y a une date limite, pas de durée fixe, et une seule personne en est responsable.
Créez une tâche avec un budget-temps, une date limite et un·e responsable. Si vous facturez le montage au client, associez également la tâche à un service. En savoir plus sur l’utilisation des tâches.
Impact de chacun de ces éléments sur les finances de votre projet
- Une fonction génère un coût de personnel et un revenu lié au personnel lorsque vous la facturez. Ces deux éléments apparaissent dans l’aperçu financier de votre projet.
- Une période de travail n’appartient pas à un projet, elle n’apparaît donc pas dans l’aperçu financier d’un projet. Votre personnel peut enregistrer ses heures sur une période de travail ; ainsi, le temps est tout de même pris en compte pour la paie et le reporting.
- Une tâche n’a pas de prix en soi. Elle est assortie d’un budget-temps, et les heures saisies qui lui sont associées deviennent un coût interne. C’est ce qui vous permet de comparer les heures planifiées aux heures effectuées.
- Un service est ce qui transforme le travail lié à une tâche en chiffre d’affaires. Il est associé à un taux horaire et à un prix, il apparaît sur les devis et les factures, et il compare les heures planifiées aux heures enregistrées afin que vous puissiez visualiser votre marge.