Dans Rentman, une fonction est une tâche ou un travail sur un projet. Lorsque vous créez des fonctions, vous devez spécifier ce qui doit être fait, combien de personnes sont nécessaires et à quelle date la tâche doit être effectuée. Plus tard, vous attribuerez des membres du personnel et des véhicules à ces tâches.
Qu'est-ce qu'une fonction ?
Une fonction est une tâche qui doit être effectuée. Une fonction peut être connectée à des horaires de votre planning, avoir ses horaires propres ou une durée approximative si vous ne souhaitez pas définir d'horaires spécifiques.
Vous pouvez créer une fonction unique, pour un seul projet, ou créer une fonction par défaut que vous pourrez utiliser pour tous vos futurs projets.
Après avoir créé vos fonctions équipes et transport, vous pouvez planifier et ajouter ces fonctions à différents projets.
Les fonctions peuvent être planifiées dans des groupes de fonctions qui peuvent être associés à votre planning.
Fonctions d'équipes vs de transport
Rentman dispose de deux types de fonctions : d'équipes et de transport.
Hormis pour le calcul du prix, ces fonctions sont très proches l'une de l'autre. Les fonctions équipe utilisent un calcul de prix à l'heure, tandis que les fonctions transport basent leur tarification sur la distance parcourue.
Fonctions par défaut vs fonctions uniques
Les fonctions d'équipe et transport peuvent également être définie par défaut ou comme unique. Les fonctions équipe et transport peuvent également être configurée par défaut ou comme uniques.
Une fonction par défaut est une fonction standard ou prédéfinie qui peut être utilisée sur différents projets, ce qui facilite les processus de planification en évitant la nécessité de recréer manuellement la même fonction à chaque fois.
Une fonction unique est une fonction que vous paramétrez pour un usage unique sur un seul projet. Vous ne pouvez pas la réutiliser.
Configurer vos fonctions par défaut
La configuration de vos fonctions par défaut vous permet de gagner un temps précieux dans vos processus de planification, car vous pouvez réutiliser ces fonctions sur chaque projet.
Vous pouvez également modifier les autorisations des rôles utilisateurs de vos PowerUsers pour éviter la modification, la création ou la suppression des fonctions par défaut.
Ajouter une fonction par défaut
- Ouvrez un projet et accédez à l'onglet Équipe et transport.
- Cliquez sur Créer une fonction par défaut arrow_drop_down
- Choisissez entre une Fonction équipe et une Fonction transport.
- Complétez les options de fonction.
- Sauvegardez
- Ouvrez un projet et accédez à l'onglet Équipe et transport.
- Au niveau de la barre latérale située à gauche, cliquez sur l'icône +.
- Choisissez entre Ajouter une fonction d'équipe par défaut et Ajouter une fonction de transport par défaut.
- Complétez les options de fonction.
- Sauvegardez
Modifier une fonction par défaut
- Ouvrez un projet et accédez à l'onglet Équipe et transport.
- Au niveau de la barre latérale située à gauche, cliquez sur l'icône + et sélectionnez settings Gérer les fonctions par défaut.
- Sélectionnez une fonction par défaut.
- Cliquez sur edit Éditer en haut de la colonne pour modifier la fonction.
- Effectuez vos modifications.
- Sauvegardez
- Ouvrez un projet et accédez à l'onglet Équipe et transport.
- Sélectionnez une fonction par défaut.
- Cliquez sur edit en haut de la colonne pour modifier la fonction.
- Effectuez vos modifications.
- Sauvegardez
Tarif horaire ou fixe
Pour une même fonction, vous pouvez parfois facturer un tarif fixe et d'autres fois des tarifs à l'heure.
Dans ce cas, nous vous recommandons de créer deux fonctions différentes : l'une avec un tarif à l'heure et l'autre avec un tarif fixe. Vous pouvez leur donner le même nom en externe et des noms différents en interne afin de ne pas les confondre et que vos clients ne remarquent aucune différence.
Options de fonctions
Les fonctions existent sous différentes options. Ci-dessous, vous découvrirez chacune d'elle.
- Nom externe - Le nom qui s'affiche sur les devis, contrats et factures.
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Nom interne - Le nom qui s'affiche sur les feuilles d'appel et le Planificateur d'équipes.
- Dossier - Vous pouvez ranger vos fonctions par défaut dans des dossiers. Découvrez la structure de dossier dans cet article.
- Afficher dans le planificateur - Le personnel peut être planifié ou non sur une fonction.
- Période d'utilisation - Cette période est importante pour le client. Si vous disposez de l'extension Devis & facture, cette période correspond à celle que vous facturerez à votre client.
- Période de planification - Cette période est importante pour le/la responsable d'équipe et les membres du personnel. Elle correspond à la période de mobilisation de vos membres du personnel.
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Pause - Temps de pause (uniquement pour les fonctions d'équipe).
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Prix
Devis & facture- Ce que vous facturez au client pour la fonction. Vous pouvez facturer un prix par heure, par kilomètre ou une combinaison des deux. Vous pouvez également choisir parmi les tarifs personnalisés d'équipe que vous avez la possibilité de planifier depuis le module settings Configuration module.
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Coûts
Planning du personnel Pro- Ils correspondent à vos coûts. Vous pouvez facturer un prix par heure, par kilomètre ou une combinaison des deux. Vous pouvez également choisir parmi les tarifs personnalisés d'équipe que vous avez la possibilité de planifier depuis le module settings Configuration module.
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Classe de TVA
Devis & facturation- Sélectionnez la classe de TVA que vous souhaitez appliquer à la fonction.
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Grand livre
Devis & facturation- Le grand livre de facturation par défaut attribué à la fonction.
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Inclure dans le montant total
Devis & facturation- Désélectionnez cette option pour exclure la fonction du calcul du prix total.
- La distance de votre entrepôt au lieu de prestation (uniquement pour les fonctions transport).
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Temps de trajet avant/après
Planning du personnel Pro- Le temps de trajet nécessaire pour se rendre sur le lieu de prestation. Celui-ci est visible du planificateur et peut être utilisé déterminer si les membres du personnel se rendent ou non sur place à bord d'un véhicule.
- Vous pouvez ajouter des étiquettes aux fonctions et aux membres de votre personnel afin de trouver plus facilement et plus efficacement la bonne personne pour chaque mission à l'aide de la liste des membres du personnel.
Veuillez noter que les étiquettes que vous ajoutez aux fonctions et celles que vous ajoutez aux membres du personnel doivent être identiques pour apparaître dans la liste "Étiquettes correspondantes" de la liste des membres du personnel.
- Rendez-vous dans le module thetable_chart Projets, ouvrez un projet et allez dans l'onglet Équipe et transport.
- Sélectionnez une fonction depuis le menu situé à gauche et cliquez sur le bouton edit Éditer.
- Sous Étiquettes, ajoutez de nouvelles étiquettes ou des étiquettes existantes. Vous pouvez ajouter plusieurs étiquettes à chaque fonction.
- Sélectionnez un client, un planificateur ou un membre du personnel et remplissez une remarque qui sera utilisée dans les communications destinées à ces personnes.