Si vous avez géré votre travail de projet dans un autre outil, vous n’avez pas besoin de le recréer dans Rentman. Exportez vos tâches depuis votre logiciel actuel et importez-les dans Rentman, avec leurs échéances, responsables, statuts et sous-tâches.
Dans cet article, vous apprendrez ce qu’il faut préparer avant d’importer, comment construire votre fichier, comment Rentman associe vos données à ce qui existe déjà dans votre espace de travail, et que faire lorsque des lignes échouent.
Avant de commencer
L’importation des tâches crée des tâches et des sous-tâches. Elle ne crée rien d’autre. Tout ce à quoi une tâche fait référence doit exister dans Rentman avant l’importation, sinon la ligne échouera.
Cela signifie qu’il faut configurer, au minimum :
- Vos statuts de tâche. Rentman associe le statut dans votre fichier aux statuts de votre espace de travail par nom, et ne crée pas de nouveaux statuts. En savoir plus sur la configuration des statuts de tâche.
- Vos membres d’équipe. Les responsables sont associés aux personnes qui existent déjà.
- Tout ce à quoi vous souhaitez lier les tâches, comme des projets, du matériel ou des véhicules.
Préparez votre fichier d’importation
Utilisez un fichier .xlsx ou .csv. Si vous n’en avez pas, vous pouvez télécharger un fichier exemple depuis la fenêtre d’import dans Rentman.
- Mettez des en-têtes clairs dans la première ligne.
- N’importez pas plus de 64 colonnes à la fois.
- Assurez-vous que le fichier ne contient qu’une seule feuille.
- Saisissez tout en texte brut, sans gras, italique ou couleurs de fond.
- N’insérez pas d’images.
Comment Rentman associe vos données
Trois colonnes sont associées aux données déjà présentes dans votre espace de travail plutôt que prises telles quelles.
Statut est associé au nom du statut. Si aucun statut avec ce nom n’existe dans votre espace, la ligne échoue. Les statuts ne sont jamais créés lors d’un import.
Responsable est associé à l’un des éléments suivants, utilisez donc celui que contient votre fichier d’export :
- Adresse e-mail
- Nom complet
- Référence externe
Si aucun membre d’équipe ne correspond, la ligne échoue.
Priorité fonctionne différemment : au lieu d’être associée automatiquement, vous indiquez à Rentman lors de l’import quelle valeur dans votre fichier correspond à quelle priorité. Ainsi, un fichier utilisant P1, P2 et P3 est correct, tant que vous les mappez quand on vous le demande.
Lier des tâches à un projet ou un autre élément
Une tâche peut être importée déjà liée à l’élément (équipe, équipement, projet, etc.) auquel elle appartient. Rentman recherche cet élément en utilisant les colonnes ci-dessous, donc incluez celle que votre fichier d’export contient.
| Lier la tâche à | Appariement sur |
|---|---|
| Projet | ID, nom ou numéro |
| Équipement | ID, nom ou code |
| Numéro de série | ID, numéro de série ou marque |
| Contact | ID, code ou email |
| Membre de l’équipe | ID, nom complet, email ou référence externe |
| Véhicule | ID, nom ou plaque d’immatriculation |
| Devis | ID ou numéro |
| Contrat | ID ou numéro |
| Facture | ID ou numéro |
| Bon de commande | ID ou numéro |
| Sous-location | ID, nom ou numéro |
| Réparation | ID, nom interne ou numéro |
| Équipement perdu | ID |
| Rapport d’inspection | ID |
| Inventaire | ID ou nom |
| Statistique | ID ou nom |
Importer votre fichier de tâches
- Allez dans le module Tâches.
- Cliquez sur Importer.
- Sélectionnez le type d’import que vous souhaitez faire et cliquez sur Étape suivante.
- Téléchargez votre fichier.
- Indiquez si votre fichier contient une ligne d’en-tête. Si oui, la première ligne ne sera pas importée.
- Vérifiez l’appariement des colonnes. Rentman associe vos en-têtes à ses propres champs quand c’est possible, et vous pouvez corriger le reste.
- Cliquez sur Étape suivante et vérifiez l’aperçu. Seules les dix premières lignes sont affichées.
- Cliquez sur Importer.
Importer des sous-tâches
Les sous-tâches sont importées avec leur tâche parente, de la même manière que les numéros de série sont importés avec l’équipement ou les personnes de contact avec les contacts.
Donnez à chaque sous-tâche sa propre ligne. Sur chacune de ces lignes, répétez exactement les détails de la tâche parente, et ne changez que les deux colonnes qui décrivent la sous-tâche : sa description et si elle est terminée.
Exemple d’une tâche avec trois sous-tâches :
| Nom | Date limite | Assigné à | Sous-tâche | Terminée |
|---|---|---|---|---|
| Concevoir la scène principale | 2026-08-07 | Mike Sander | Esquisse | 1 |
| Concevoir la scène principale | 2026-08-07 | Mike Sander | Rendu 3D | 1 |
| Concevoir la scène principale | 2026-08-07 | Mike Sander | Dessin technique | 0 |
Cela crée une tâche appelée Concevoir la scène principale, avec trois sous-tâches attachées : deux terminées et une non terminée.
Gardez les détails du parent identiques sur chaque ligne répétée. S'ils diffèrent, Rentman ne pourra pas reconnaître que les lignes appartiennent à la même tâche.
Lors de l'étape de correspondance des colonnes, associez vos deux colonnes de sous-tâches aux champs Description et Terminée de la sous-tâche, afin que Rentman sache qu'elles décrivent la sous-tâche plutôt que la tâche.
Après l'importation
Lorsque l'importation est terminée, une fenêtre affiche le résultat : quelles lignes ont été importées, lesquelles ont échoué, et pourquoi. Vous pouvez la fermer, ou cliquer pour voir les tâches que vous venez d'importer.
Si des lignes ont échoué, téléchargez le fichier des lignes échouées en bas de la fenêtre de résultat. Il contient chaque ligne échouée avec la raison, afin que vous puissiez corriger ces lignes et importer uniquement ce fichier à nouveau.
Raisons courantes pour lesquelles une importation échoue :
- Un statut qui n'existe pas dans votre espace de travail.
- Un assigné qui n'existe pas, ou dont l'email ou le nom ne correspond pas à ce qui est dans Rentman.
- Mauvais formatage - texte avec balisage, ou valeurs qui ne sont pas du texte brut.
- Plusieurs feuilles dans un fichier .xlsx.
- Trop de données en une seule fois. Divisez un fichier très volumineux en plusieurs plus petits.
Annuler une importation
Chaque importation crée un tag au format import-date-hour. Si une importation s'est mal passée, filtrez sur ce tag, sélectionnez les tâches, et supprimez-les. Puis corrigez votre fichier et importez à nouveau. En savoir plus sur les tags.
Ce que vous ne pouvez pas importer
- Tâches privées. Les tâches importées sont toujours assignées à des membres spécifiques de l'équipe.
- Tâches assignées à tous les membres de l'équipe. Assignez-les après l'importation, ou créez-les directement dans Rentman.
- Nouveaux statuts de tâche. Les statuts doivent déjà exister dans votre espace de travail avant l'importation.