Bonnes pratiques d'utilisation des horaires d'équipements

Grâce à la mise à jour des horaires d'équipements, chaque équipement d’un projet peut désormais disposer de sa propre période de planification et de sa propre période d’utilisation. Dans cet article, nous prenons l’exemple de la tournée européenne d’un groupe pour montrer comment attribuer à chaque article ses propres horaires, confier la tournée à l’entrepôt et imprimer un bon de préparation à chaque fois que le matériel sort ou revient.

Avant de commencer

• Chaque article suit la période de planification et la période d’utilisation par défaut du projet jusqu’à ce que vous lui attribuiez des durées différentes. Vous n’avez besoin de modifier que les articles qui s’en écartent. Pour plus d'informations, consultez notre article sur la Mise à jour des horaires d’équipements.
• Chaque durée d’article est liée à une entrée du planning du projet. Vous pouvez créer une nouvelle entrée directement à partir de la ligne d’équipement. Pour plus d'informations, consultez notre article sur le planning de votre projet.
• Pour imprimer un bon de préparation par Liste de colisage, vous avez besoin d’un modèle de document de type Bon de préparation. Ajoutez le modèle par défaut à partir de la bibliothèque de modèles dans settingsmodule Configuration > Communication > Modèles de documents.

Attribuer un créneau horaire à un article

Les projecteurs à tête mobile ne sont nécessaires que pour le spectacle du festival à Paris. AV Nerds crée un nouveau créneau horaire pour le spectacle à partir de la liste de matériel, et y associe les projecteurs à tête mobile.

1. Accédez à l'onglet Équipement du projet.
2. Double-cliquez sur la cellule Période de planification de l'article.
3. Cliquez sur Ajouter un nouvel horaire.
4. Saisissez un nom, par exemple « Spectacle du festival de Paris ».
5. Saisissez la date et l'heure de début sous Du.
6. Saisissez la date et l'heure de fin sous Jusqu'au.
7. Cliquez sur Ajouter une heure.
8. Double-cliquez sur la cellule Période d'utilisation de l'article.
9. Sélectionnez la date de création.
10. Cliquez sur Confirmer pour recalculer le facteur.
11. Cliquez sur Sauvegarder.

La nouvelle durée est ajoutée à l’onglet Planning du projet, vous pouvez donc la sélectionner pour d’autres articles également. La chronologie située sous la liste du matériel indique que les têtes mobiles ne sont désormais réservées que du 8 au 9 novembre et sont disponibles pour d’autres projets pour le reste de la tournée.

Lorsque vous modifiez la période d’utilisation d’un article, Rentman vous demande si vous souhaitez recalculer le coefficient. Cliquez sur Confirmer pour calculer le prix de l’article en fonction de sa nouvelle période d’utilisation, ou sur Annuler pour conserver le coefficient actuel.

Définir une durée pour plusieurs articles à la fois

Le système de sonorisation pour les répétitions se compose de plusieurs articles qui ont tous la même durée. AV Nerds les sélectionne ensemble et les associe aux répétitions en une seule fois.

1. Accédez à l'onglet Équipement du projet.
2. Sélectionnez les articles que vous souhaitez modifier.
3. Cliquez sur Modifier dans la barre bleue.
4. Cliquez sur le champ Période de planification et sélectionnez une période, par exemple « Répétitions Amsterdam ».
5. Cliquez sur le champ Période d'utilisation et sélectionnez une période.
6. Cliquez sur Sauvegarder.
7. Cliquez sur Confirmer pour recalculer le coefficient.
8. Cliquez sur Sauvegarder.

Dans la fenêtre Modifier le matériel, Rentman ne modifie que les champs que vous sélectionnez. Lorsque vous choisissez une heure, la case à cocher située en face du champ est automatiquement cochée. Tous les autres champs des articles restent inchangés.

Transférer la tournée à l’entrepôt

Comme les articles partent et reviennent désormais à des moments différents, l’entrepôt travaille avec des listes de colisage. Rentman crée une liste de colisage pour chaque moment unique d’enlèvement ou de retour dans un sous-projet. Pour The Velvet Owls, cela donne six listes de colisage :

L'entrepôt ne voit ces listes de colisage qu'une fois que le projet est marqué comme prêt pour la préparation. AV Nerds effectue cette opération lorsque la planification du matériel pour la tournée est définitive.

1. Accédez à l'onglet Équipement du projet.
2. Cliquez sur la flèche à côté de Réserver du matériel.
3. Sélectionnez le projet sous Prêt pour la préparation. (sous réserve d'autorisation)
4. Cliquez sur Sauvegarder.
5. Accédez au warehousemodule Entrepôt.
6. Sélectionnez la date de la Liste de colisage que vous souhaitez consulter.

Chaque liste de colisage dispose de sa propre vignette dans le module Entrepôt, avec la mention « Prêt pour la préparation ». Le 2 novembre, l’entrepôt affiche deux vignettes pour la tournée. Le 8 novembre, il n’affiche plus que la vignette correspondant aux projecteurs mobiles.

Imprimer un bon de préparation par liste de colisage

Le personnel qui se rend à Paris a besoin d'un bon de préparation ne mentionnant que les projecteurs mobiles . AV Nerds imprime un bon pour le spectacle du festival, avec la liste de colisage aller et retour.

1. Accédez au warehousemodule Entrepôt.
2. Cliquez sur print dans la vignette de la Liste de colisage.
3. Cliquez sur Générer le bon de préparation.
4. (Facultatif) Sélectionnez d’autres listes de colisage sous Listes de colisage sélectionnées.
5. Cliquez sur Générer.

Le bon de préparation comporte une section distincte pour chaque liste de colisage que vous avez sélectionnée, avec l’heure de la liste de colisage et le matériel qui part ou revient à ce moment-là.

Déplacer une date de tournée

Le festival repousse le concert du groupe de deux heures. Comme les têtes mobiles sont liées à l’horaire du concert au festival de Paris, AV Nerds n’a qu’à modifier cette seule date. Les articles et leurs listes de colisage sont automatiquement mis à jour.

1. Accédez à l'onglet Planning du projet.
2. Sélectionnez l'heure que vous souhaitez déplacer.
3. Cliquez sur Maj dans la barre bleue.
4. Saisissez la quantité sous Quantité.
5. Sélectionnez une unité sous Unité de mesure, par exemple heures.
6. Cliquez sur Mettre à jour.
7. Cliquez sur Sauvegarder.

La fenêtre Période de travail affiche les anciens horaires et les nouveaux horaires avant que vous les mettiez à jour. La durée reste inchangée. Pour déplacer un horaire vers une date spécifique, sélectionnez Déplacer vers un nouveau moment de début et saisissez une nouvelle heure de début.

Questions fréquentes