Perché esportare gli ordini di acquisto?

Senza un’esportazione diretta, gli ordini di acquisto creati nel tuo spazio di lavoro Rentman rimangono isolati dal tuo sistema di contabilità. Questo spesso comporta:

• Reinserimento manuale dei dati degli ordini di acquisto nel software di contabilità
• Maggiore rischio di errori nella codifica IVA o nei libri mastri
• Lavoro aggiuntivo durante la riconciliazione delle fatture dei fornitori
• Minore visibilità sulla redditività del progetto

L’esportazione degli ordini di acquisto garantisce che i dati relativi agli acquisti fluiscano correttamente da Rentman al tuo ambiente contabile, offrendoti un controllo completo dei costi dall’inizio alla fine.

Configurazione prima dell’esportazione 

1. Vai al modulo settings Configurazione > Account > Integrazioni;
2. per l’opzione Esporta automaticamente, scegli una delle seguenti:
   
   - Se scegli "Avvia automaticamente", devi fare clic sul pulsante "Avvia esportazione" ogni volta che desideri inviare i nuovi ordini di acquisto al tuo software di contabilità. 
   Nota: quando non sono presenti nuovi ordini di acquisto, questo pulsante non è disponibile. 
   - Se scegli "Il/i giorno/i seguente/i", Rentman invia automaticamente i nuovi ordini di acquisto al tuo software di contabilità nei giorni selezionati. Gli ordini di acquisto vengono sempre esportati alle 02:00 (in base al fuso orario del tuo account).
3. salva le modifiche.

Prima di esportare gli ordini di acquisto

• Assicurati che l’integrazione con il software di contabilità sia configurata correttamente.

  

• Rivedi i tuoi ordini di acquisto prima dell’esportazione.

  

• Allinea i conti del libro mastro e le impostazioni IVA per evitare problemi di riconciliazione.

Come esportare gli ordini di acquisto 

1. Vai al modulo Configurazione > Account > Integrazioni e verifica di essere connesso al tuo software di contabilità;

2. vai al modulo Contabilità e seleziona Ordini di acquisto;

3. (facoltativo) aggiungi le colonne "Commento sull'esportazione" o "Stato dell'esportazione" alla panoramica per monitorare i risultati dell’esportazione;

4. seleziona il tuo ordine di acquisto e fai clic sui tre puntini more_vert per aprire le opzioni aggiuntive;

5. clicca su Riesporta nel software di contabilità;

6. l’esportazione avverrà in base alle opzioni specificate nella configurazione

Per un’esportazione immediata, fai clic su Avvia automaticamente > Avvia esportazione nel modulo Configurazione, come mostrato nell’esempio video.

Quali dati sono inclusi nell’esportazione di un ordine di acquisto?

Un’esportazione di ordine di acquisto include generalmente:

• Informazioni sul fornitore (come per le esportazioni delle fatture): numero di telefono, fax, indirizzo e-mail, sito web, partita IVA, numero di iscrizione alla Camera di Commercio, nome del fornitore e coordinate bancarie (il conto bancario è incluso solo per Exact Online).
• Dettagli dell’ordine di acquisto: numero dell’ordine di acquisto, data, descrizione e data di scadenza.
• Dettagli delle righe: quantità, prezzo unitario e descrizione. 
  Nota: per QuickBooks viene esportato solo il nome dell’articolo, con un suffisso come (x3) se sono state ordinate tre unità. La quantità e il prezzo totale sono inclusi nell’importo della riga.
• Riferimenti finanziari:: libro mastro, imposta, termini di pagamento e riferimenti contabili (se applicabili).

Suggerimento: se utilizzi numeri di progetto, puoi includerli nel campo descrizione.

Questo garantisce che le registrazioni contabili riflettano accuratamente quanto ordinato in Rentman.

Suggerimenti per la risoluzione dei problemi

Potresti occasionalmente riscontrare errori durante l’esportazione degli ordini di acquisto. Puoi visualizzare il messaggio di errore facendo clic sul widget Dettagli oppure navigando alla colonna Commento sull'esportazione come mostrato nel video.

Ad esempio, se l’errore indica che i conti del libro mastro non sono collegati correttamente:

1. Vai al modulo Configurazione > Libri mastri;

2. verifica e ricollega i conti del libro mastro richiesti;

3. controlla nuovamente la configurazione;

4. una volta corretto, riesporta gli ordini di acquisto.

Domande frequenti