I modelli di documento ti permettono di preimpostare le informazioni da mostrare sui tuoi documenti, e come mostrarle. Utilizzare un modello di documento ti aiuta a risparmiare tempo, ed è utile per mantenere lo stesso contenuto e stile tra numerosi documenti dello stesso tipo. In questo articolo, spieghiamo come creare un modello di documento in Rentman.
Tipologie di documento
Le tipologie di documento determinano dove nel software puoi creare un documento, e quali moduli e blocchi puoi aggiungere al modello. Puoi cambiare la tipologia di documento nelle impostazioni del modello.
Ecco una lista delle tiupologie di documento (e dove trovarle nel software):
- Preventivo, contratto, fattura - Nella scheda Contabilità di un progetto.
- Distinta di materiale - Nella scheda Generale di un progetto.
- Lista di subaffitto - Nel modulo Subaffitto.
- Materiale - Nel modulo Materiale.
- Documento di riparazione - Nel modulo Riparazione.
- Documento veicoli - Nel modulo Veicoli.
- Sollecito - Nel modulo Fatture.
- Documento personale tecnico - Nel modulo Personale.
Panoramica dei modelli
Vai al modulo settings Configurazione > Comunicazione con il cliente > Modelli di documento.
In questa lista, troverai:
- Modelli di sistema
- Modelli personalizzati (che hai creato tu stesso)
Aggiungi una colonna alla panoramica
La panoramica dei modelli, da impostazione predefinita, include le colonne Nome, Paese, Lingua, Nascosto e Modello di Sistema con informazioni relative ad ogni modello. Leggi la sezione Impostazioni del modello per capire a cosa fanno riferimento queste colonne.
Puoi aggiungere altre colonne alla panoramica.
Modelli di sistema
Rentman offre modelli utili e pronti all'uso per tutti i documenti, chiamati modelli di sistema. Questi modelli sono stati ideati per poter soddisfare le necessità di tutti, e possono essere trovati nella panoramica dei modelli.
I modelli di sistema vengono aggiornati e modificati da Rentman. Per questo motivo, non è possibile modificarne direttamente il contenuto. Puoi duplicare un modello di sistema e modificare quella copia a seconda delle tue necessità. Per maggiori informazioni, leggi la sezione Crea un modello.
Aggiungi un modello di sistema dalla raccolta dei modelli
La raccolta dei modelli include una serie di modelli di sistema disponibili in diverse lingue, che puoi aggiungere alla panoramica.
- Nella panoramica dei modelli, fai clic sul pulsante Raccolta modelli.
- Seleziona il/i modello/i che desideri aggiungere.
- Seleziona Aggiungi.
Crea un modello
Puoi creare un nuovo modello di documento (vuoto) cliccando il pulsante
+ Aggiungi un modello di documento nella panoramica dei modelli di documento. Però, se vuoi creare un modello personalizzato, il nostro consiglio è quello di duplicare un modello di sistema e modificarlo. Questa operazione può farti risparmiare molto tempo perchè non devi partire da zero per costruire il tuo modello.
Duplica un modello già esistente
- Vai al modulo settings Configurazione > Comunicazione con il cliente > Modelli di documento.
- Seleziona il modello
, e fai clic sull'icona Duplica file_copy .
- Dai un nome a questo modello.
- Configura le Impostazioni del modello, e aggiungi Blocchi, moduli o variabili al tuo modello.
- Salva il tuo modello.
Aggiungi un nuovo modello (vuoto)
- Vai al modulo settings Configurazione > Comunicazione con il cliente > Modelli di documento.
- Fai clic su + Aggiungi un modello di documento
- Scegli la giusta tipologia di questo modello.
- Configura le Impostazioni del modello, e aggiungi Blocchi, moduli o variabili al tuo modello.
- Salva il tuo modello.
Impostazioni del modello
Quando modifichi un modello, puoi configurarne le impostazioni nella barra laterale dei Widget, sulla destra.
- Vai al modulo settings Configurazione > Comunicazione con il cliente > Modelli di documento.
- Fai doppio clic su un modello per modificarlo.
Per ogni modello, puoi impostare le seguenti informazioni:
"No" significa che questo modello sarà visibile nella lista di modelli disponibili nella generazione di un nuovo documento.
Modello di esempio
Nella parte destra della schermata, hai la possibilità di scegliere un documento già esistente da mostrare come esempio durante la creazione del modello. Questo può tornare utile per vedere che aspetto avrebbe il modello con informazioni reali.
Carta intestata
Nella parte destra della schermata, hai la possibilità di scegliere una carta intestata predefinita per questo modello.
La carta intestata è essenzialmente l'immagine di sfondo delle pagine del documento, e può includere logo, dati aziendali (indirizzo, partita IVA, ...) e altre decorazioni che la tua attività usa nella comunicazione interna ed esterna.
Nel momento in cui generi un documento, puoi comunque scegliere una carta intestata diversa da quella predefinita.
Seleziona il tuo modello predefinito
I tipi di progetto ti permettono di configurare impostazioni predefinite per lo stesso tipo di progetto, come modelli di documento predefiniti per preventivi, contratti e fatture. Puoi selezionare un modello predefinito per questi documenti aggiungendo o modificando un tipo di progetto. Poi, dovrai assegnare questo tipo di progetto al tuo progetto.
Personalizza il tuo modello di documento
Una voltacreato (o duplicato), puoi cominciare a personalizzare il documento. Per farlo, puoi utilizzare blocchi, moduli e variabili.
Supporto
Qualora avessi bisogno di supporto o altri chiarimenti sull'impostazione dei tuoi documenti, puoi contattare direttamente il team di Supporto Rentman.
Rentman offre anche la possibilità di creare modelli di documento per la tua azienda in cambio di un prezzo di consulenza orario. Contatta il Supporto per maggiori dettagli.