Puoi aggiungere o modificare l'anagrafica dei tuoi contatti nel modulo Contatti. Esistono due tipologie di contatti: privato o azienda. Puoi anche associare un contatto di riferimento ai tuoi contatti. Ad esempio, un contatto di riferimento può essere la persona che deve ricevere la fattura, o altri individui nella stessa azienda con cui devi comunicare. Puoi aggiungerli nella scheda Contatti di riferimento del tuo contatto.

In questo articolo, spieghiamo come aggiungere o modificare contatti e contatti di riferimento. In aggiunta, tratteremo tutte le schede presenti nel modulo Contatti.

Se vuoi aggiungere tutti i tuoi contatti velocemente, puoi importare una lista di contatti.

Aggiungi un contatto

Vai nel contact_phone modulo Contatti e scegli + Aggiungi contatto.
Nel campo Tipo, scegli "Azienda" o "Privato".
Compila le informazioni nella scheda Dati, Contatti di riferimento e Pagamenti. Tutti i campi presenti in queste schede vengono spiegati più avanti in questo articolo.

Modifica un contatto

Nel contact_phone modulo Contatti, fai doppio click su un contatto esistente per modificarlo.

Aggiungi un contatto di riferimento

I contatti di riferimento sono persone associate al tuo contatto, e puoi associare loro informazioni specifiche.

Esempio: Le persona specifica (oltre al tuo contatto principale) a cui inviare le fatture, o altri individui nella stessa azienda con cui hai bisogno di comunicare.

Quando aggiungi o modifichi un contatto, vai nella scheda Contatti di riferimento.
Scegli + Aggiungi contatto di riferimento.
Compila le informazioni relative al tuo contatto di riferimento, e Conferma le modifiche.
(facoltativo) Fai click su bookmarkRendi predefinito per rendere questo contatto il tuo contatto predefinito e/o contatto amministrativo. Il contatto di riferimento predefinito è il contatto che viene aggiunto automaticamente quando selezioni questo contatto nel tuo progetto/subaffitto.

Contatti di riferimento amministrativi

Preventivi e fatture

Assegnando un contatto amminstrativo, questa persona/indirizzo verrà aggiunta automaticamente come destinatario quando invii una fattura (esempio: amministrazione@aziendaesempio.com). Se non assegni un contatto amministrativo, verrà aggiunto il contatto di riferimento predefinito.

Scheda Dati

Tipo - Scegli "Privato" o "Azienda".
Cartella - Scegli la cartella in cui inserire questo contatto.
Per scoprire come creare una nuova cartella, leggi il nostro articolo su come creare e modificare la struttura delle cartelle.
Codice cliente - Il codice cliente è univoco e viene utilizzato come riferimento interno e per la contabilità. Il codice viene inserito sui tuoi documenti. Se lasci questo campo vuoto, Rentman lo genererà automaticamente.

Sede operativa, indirizzo postale e legale

Se il contatto è una grande azienda, potrebbe avere indirizzi diversi per location principale, uffici e reparto contabilità. Puoi aggiungere tre diversi indirizzi al tuo contatto: sede operativa, indirizzo postale e legale.

La sede operativa viene utilizzata in Rentman per calcolare la distanza e il tempo di percorrenza dalla tua location. In questa sezione, trovi i campi Distanza / Tempo di percorrenza.

Ricordati di cliccare su refresh per calcolare Distanza e Tempo di percorrenza. Se non lo fai, questi non verranno prese in consideraizone quando aggiungi il contatto al progetto.
L'indirizzo postale viene mostrato di default nei tuoi preventivi e contratti. Puoi cambiare questa impostazione personalizzando i tuoi modelli di documento.
La sede legale viene mostrata di default sulle tue fatture Puoi cambiare questa impostazione personalizzando i tuoi modelli di documento.

Commenti

Avvertimento - Questo messaggio di avviso viene visualizzato quando questo contatto viene aggiunto in un progetto.
Oggetto nota automatica - L'oggetto della nota automatica (maggiori informazioni qui sotto).
Nota automatica - Questo commento viene aggiunto automaticamente a ogni progetto in cui viene selezionato questo contatto come cliente o location.

Scheda Pagamento

Preventivi e fatture

Informazioni di pagamento

Data di fatturazione - Seleziona la data di fatturazione predefinita per questo contatto. Puoi creare le tue date di fatturazione in settings modulo di Configurazione > Contabilità > Date di fatturazione.

Attenzione: La data di fatturazione del contatto sovrascriverà la data di fatturazione del progetto, se il contatto viene aggiunto come cliente.
Condizioni di pagamento - Seleziona le condizioni di pagamento per questo contatto. Puoi creare le tue condizioni di pagamento in settings modulo di Configurazione > Contabilità > Condizioni di pagamento.

Note: Le condizioni di pagamento del contatto sovrascriveranno le condizioni di pagamento del progetto, se il contatto viene aggiunto come cliente.
Regime IVA - Seleziona il regime IVA per questo contatto. Per maggiori informazioni, leggi il nostro articolo sulla tassazione (IVA).

Note: Il regime IVA del contatto sovrascriverà il regime IVA nel progetto, se il contatto viene aggiunto come cliente.
Percentuale di assicurazione specifica per il contatto - Selezionando "Si", puoi inserire la percentuale di assicurazione per questo contatto.

Gruppi di sconto

Inserisci una percentuale di sconto predefinita per questo contatto sul materiale a noleggio e in vendita. Puoi creare altri gruppi di sconto nel settings modulo di Configurazione.

Scheda Fatturazione Elettronica

In questa scheda puoi inserire le informazioni del tuo cliente per la fatturazione elettronica, come l'indirizzo PEC o il codice destinatario.

Queste informazioni verranno inserite automaticamente nel file XML quando si crea una fattura per questo cliente.

Raggruppa i tuoi contatti

Puoi usare i tag per etichettare i tuoi contatti. Assegna lo stesso tag a un certo numero di contatti per raggrupparli. Non è possibile raggruppare i tuoi contatti utilizzando la struttura delle cartelle, perché questa è progettata solo per organizzare i tuoi contatti nel database di Rentman.

Se un contatto è sia cliente che fornitore, dagli un tag chiamato cliente e un tag chiamato fornitore.

Modifica più contatti contemporaneamente

Selezionando tutti i contatti desiderati nel contact_phone modulo Contatti, puoi modificare una o più proprietà. Questo può farti risparmiare molto tempo se vuoi modificare gli stessi campi per un gruppo di contatti.

Un altro modo per aggiornare i tuoi contatti contemporaneamente è quello di esportare un file Excel dei tuoi contatti, applicare le modifiche necessare, e reimportare il file Excel in Rentman.

Vai al contact_phone modulo Contatti.
Seleziona i contatti desiderati.
Fai clic su edit Modifica.
Seleziona i campi che desideri modificare nelle varie sezioni, e cambia i valori.

Domande frequenti

Posso spostare un contatto di riferimento in un altro contatto? (ad esempio, qualcuno che lavora per due società diverse)

No, non è possibile. Però puoi aggiungere lo stesso contatto di riferimento a entrambi i contatti.

Come posso aggiungere un contatto (location) con più palchi, aree o stanze e i relativi contatti di riferimento?

Attualmente, non è possibile creare un contatto con sottocategorie per più palchi, aree o stanze. Puoi semplicemente creare un nuovo contatto e aggiungere le informazioni e contatti di riferimento per quel contatto. Per esempio, un contatto per Sala concerti (Palco A) e un altro contatto per Sala concerti (Palco B).

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