Quando inizi ad implementare Rentman, puoi importare rapidamente tutti i tuoi veicoli. In questo articolo spieghiamo passo per passo come.
Puoi anche aggiungere un veicolo alla volta dal modulo Veicoli, invece di importare un file per intero.
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Prima di iniziare
Ecco di cosa hai bisogno per importare i tuoi veicoli:
- Un file Excel o .csv con le informazioni dei veicoli. Se non hai già un file, puoi scaricare un file di esempio durante il processo di importazione. Per più informazioni leggi il passo 4 qui sotto.
- Una struttura delle cartelle nel modulo Veicoli che sia chiara e logica per te. Questo ti permette di essere organizzato/a, e trovare più facilmente quello che cerchi. Se non crei una struttura delle cartelle, Rentman ne creerà una automaticamente.
Importa il file
- Vai al modulo local_shipping Veicoli.
- Clicca sul tasto Più azioni more_vert in alto a destra e seleziona Importa.
- Scegli ora che tipo di importazione vuoi effettuare:
Importa tutte le righe come nuovo elemento: Rentman crea un nuovo veicolo per ogni riga del file.
Aggiorna gli elementi esistenti con nuovi dati: Se vuoi aggiornare i dati dei veicoli già nel tuo database, leggi come farlo nel nostro articolo a riguardo.
Aggiungi nuovi elementi e salta quelli esistenti: Rentman non importerà i veicoli già presenti nel database. - Trascina e rilascia un file o clicca
per caricarlo.
Se non hai un file già disponibile, puoi scaricare il nostro modello cliccando il link "Scarica un file di esempio" subito sopra il tasto - Seleziona se il tuo file contiene titoli (intestazioni) nella prima riga o meno. Se selezioni si, la prima riga del tuo file non verrà importata.
- Per ogni colonna, il sistema abbina le intestazioni delle tue colonne alle intestazioni di Rentman. Controlla che tutti gli abbinamenti siano stati fatti, e seleziona l'abbinamento corretto se necessario.
Questo passaggio è necessario perchè le tue colonne nel tuo file potrebbero avere un nome (leggermente) diverso da quelle in Rentman. Per esempio, potresti avere una colonna che si chiama Targa, ma in Rentman questa colonna si chiama Matricola. - Una volta che hai abbinato tutte le colonne, seleziona "Passo successivo".
- Seleziona una Cartella principale per la tua importazione. La cartella principale è la cartella posizionata in cima, e conterrà la struttura di cartelle da te scelta. I nuovi articoli verranno inseriti sotto questa cartella. Se hai specificato cartelle nel tuo file di importazione, gli articoli verranno inseriti nella cartella principale da te indicata. Attenzione: Se il tuo file non contiene la colonna Cartella, tutti i veicoli verranno posizionati automaticamente nella stessa cartella principale. Questo vuol dire che i tuoi veicoli non verranno strutturati, e potrebbe risultare difficile trovarli nella lista. Consigliamo di creare una struttura di cartelle, e di specificarlo per ognuno dei tuoi elementi nella colonna Cartella.
- Facoltativo se hai selezionato: Salta i duplicati. Quando scegli questa opzione, devi scegliere quali colonne possono essere usate da Rentman per abbinare le righe del tuo file a veicoli già esistenti sul tuo database. Attenzione: Nel tuo file di importazione queste colonne non possono contenere valori duplicati, poichè verranno usate durante il processo di importazione per identificare quale articolo o numero seriale debba essere saltato.
- Seleziona "Passo successivo".
- Controlla i tuoi dati nell'anteprima.
- Seleziona Importa
- Una volta terminata l'importazione, un pop-up ti mostrerà i risultati. Se i dati sono stati importati correttamente fai clic su Chiudi. Se l'importazione è invece fallita parzialmente o totalmente, leggi la prossima sezione.
Dettagli sui risultati della tua Importazione
Può succedere che la tua importazione fallisca (parzialmente o totalmente). Se ciò dovesse accadere, puoi trovare il motivo nei risultati dell'importazione, ad esempio:
- Quale veicolo non è stato importato.
- Perchè questoveicolo non è stato importato.
- Quali veicoli sono stati importati correttamente.
In fondo ai risultati dell'importazione puoi scaricare un file che contiene tutti i veicoli che non sono stati importati, insieme al motivo della mancata importazione. Ciò ti permette di capire riga per riga cosa possa aver causato problemi.
Come preparare il tuo file di importazione
Molti utenti Rentman hanno già una lista dei loro veicoli. La lista che importi in Rentman deve avere formato .xlsx (Microsoft Excel, Google Sheets) o .csv.
- Aggiungi delle intestazioni (o titoli) chiare per ogni colonna nella prima riga del tuo file.
- Alcune colonne nel tuo file devono essere presenti, mentre altre sono facoltative.
- La struttura delle cartelle degli articoli deve essere mostrata nella colonna Cartella, in questo modo:
trasporto materiale/furgone/18m3 o trasporto personale/6 posti