L'aggiornamento degli elementi del database è utile per apportare modifiche in blocco agli articoli in Rentman, ad esempio aumentando il prezzo di tutti gli elementi del materiale o aggiornando i numeri di telefono di tutti i contatti.

L'aggiornamento del database può anche essere utilizzato per rendere il database più completo aggiungendo misurazioni per tutti gli articoli di materiale o aggiungendo, ad esempio, numeri seriali.

Nota: Se il tuo database è vuoto (o stai importando per la prima volta), leggi i nostri articoli sull'importazione di materiale, contatti, personale o veicoli.

Dopo aver caricato il file .XLSX aggiornato, Rentman aggiornerà gli elementi esistenti nel database con nuovi valori.

Rentman ha anche bisogno di colonne da abbinare durante l'aggiornamento dei tuoi articoli. Le colonne corrispondenti scelte sono univoche e determinano quali elementi devono essere aggiornati se vengono trovati valori duplicati nel file.

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Passaggio 1: esportare il database attuale

L'esportazione del database attuale come file .XLSX (Excel, Fogli Google) semplifica notevolmente l'aggiornamento delle informazioni dei tuoi articoli. Inoltre, ti consente di scegliere le colonne corrette da abbinare, in seguito.

• Assicurati di sapere in anticipo quali dettagli dei tuoi articoli aggiornerai. Se stai aggiornando il prezzo, assicurati di includere la colonna di prezzo nel tuo file di esportazione.
• Pensa alle colonne di corrispondenza cui Rentman avrà bisogno in seguito. Assicurati di includere anche queste colonne nel tuo file di esportazione.

Quando esporti il tuo database, esporta la colonna dell'ID per il materiale sfuso e/o serializzato. Quando reimporti gli articoli con l'Excel aggiornato, Rentman utilizzerà la colonna ID per abbinare automaticamente le righe, in modo da non avere più problemi di corrispondenza.

Passaggio 2: aggiorna le informazioni dei tuoi articoli

1. apri il file esportato utilizzando un editor di fogli di calcolo, ad esempio Excel o Fogli Google;
2. apporta le tue modifiche;
3. salva il tuo file come .XLSX.

Passaggio 3: importare il file aggiornato

1. nel modulo pertinente di Rentman, clicca in alto a destra sul pulsante Altre azionimore_verte scegli "Importa";
2. scegli il tipo di importazione "Aggiorna elementi esistenti con nuovi dati";
3. clicca su "Passaggio successivo";
4. carica il file aggiornato e clicca su "Passaggio successivo";
5. abbina i titoli delle tue colonne ai titoli in Rentman. Questo passaggio è necessario in quanto le tue colonne potrebbero avere un nome (leggermente) diverso;
6. clicca su "Passaggio successivo";
7. scegli le colonne Match(vedi il paragrafo successivo);
8. scegli "Passaggio successivo";
9. controlla i tuoi dati e fai clic su Importa.

Nota: se modifichi il prezzo di un articolo che è già stato pianificato all'interno di un progetto, questo non verrà modificato all'interno del progetto. Se vuoi che il prezzo venga aggiornato, apri il progetto e reinserisci l'articolo o modificalo manualmente. 

Scegli le colonne da abbinare

Per identificare quali elementi sono già presenti nel tuo database e richiedono un aggiornamento, utilizziamo il campo Abbina colonna. Quando Rentman trova un elemento nel database e una riga nel file .XLSX con gli stessi valori nelle colonne corrispondenti selezionate (come Nome o Codice), l'elemento viene identificato come duplicato. I valori che differiscono e non si trovano nelle colonne corrispondenti, vengono quindi aggiornati.

Possibili problemi e soluzioni

Se si verificano problemi con l'aggiornamento del database, potrebbe esserci qualcosa di sbagliato nel modo in cui si configura il file o il database. L'errore più comune, in questo caso, è avere elementi doppi nelle colonne abbinate univoche: se le colonne selezionate in Abbina colonna contengono elementi doppi (ad esempio, due elementi con lo stesso nome o lo stesso codice) questo potrebbe creare un errore in un elemento duplicato.

Per verificare se sono presenti elementi doppi nel database, raggruppa le colonne che verranno utilizzate come riferimento. Quindi, cerca gli elementi raggruppati in (2) e correggili. Se sono univoci, il numero per ciascun gruppo dovrebbe essere sempre (1).

Se la causa non è questa, controlla questo elenco di possibili errori.