Puoi importare una lista di materiale nel tuo database usando un file di materiale in Excel. In questo articolo spieghiamo passo dopo passo come fare.
Oltre a importare una lista del tuo materiale, puoi anche aggiungere un articolo per volta. Questo è il processo più indicato quando si hanno pochi articoli (o uno solo) da aggiungere.
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Prima di cominciare
Per importare una lista del tuo materiale in Rentman, comincia seguendo questi passaggi:
- Prepara un file Excel or .csv con le informazioni sul tuo materiale. Se non possiedi un file già pronto, puoi iniziare con il modello di file Excel allegato a questo articolo (in fondo) o scaricare un file di esempio durante il processo di importazione: leggi il passo numero 4 qui sotto. Puoi anche avere più informazioni su come preparare il tuo file in questa sezione.
- Se usi i numeri seriali, puoi creare colonne nel tuo file di materiale contenenti le informazioni di questi articoli identificati dai numeri seriali. Leggi di più su come aggiungere i numeri seriali al tuo file in questa sezione.
- Crea una struttura logica delle cartelle nel modulo del Materiale. Questo ti servirà per organizzare il tuo materiale efficientemente e trovarlo più facilmente nella lista. Puoi anche lasciare che Rentman crei le cartelle automaticamente a seconda della struttura da te specificata nel file. Per specificare la struttura delle cartelle desiderata, aggiungi la colonna Cartella al tuo file (leggi la prossima sezione).
Importa il tuo materiale
- Vai al modulo category Materiale.
- Clicca sul tasto Più azioni more_vert in alto a destra e seleziona Importa.
- Scegli ora che tipo di importazione vuoi effettuare:
Importa tutte le righe come nuovo elemento: Rentman crea un nuovo articolo per ogni riga del file.
Aggiorna gli elementi esistenti con nuovi dati: Se vuoi aggiornare i dati degli articoli già nel tuo database (per esempio, il prezzo di acquisto), leggi come farlo nel nostro articolo al riguardo.
Aggiungi nuovi elementi e salta quelli esistenti: Rentman non importerà gli articoli già presenti nel database. - Seleziona se vuoi anche importare numeri seriali, o solo articoli.
- Trascina e rilascia un file o clicca
per caricarlo.
Se non hai un file di materiale già disponibile, puoi scaricare il nostro modello cliccando il link "Scarica un file di esempio" subito sopra il tasto - Seleziona se il tuo file contiene titoli (intestazioni) nella prima riga o meno. Se selezioni si, la prima riga del tuo file non verrà importata.
- Per ogni colonna, il sistema abbina le intestazioni delle tue colonne alle intestazioni di Rentman. Controlla che tutti gli abbinamenti siano stati fatti, e seleziona l'abbinamento corretto se necessario.
Se hai selezionato "Si" per l'importazione dei numeri seriali nel punto 4, il sistema abbinerà le colonne nel tuo file o con una colonna dei numeri seriali o con una normale colonna del Materiale. Controlla che sia selezionata l'opzione corretta. - Una volta che hai abbinato tutte le colonne, seleziona "Passo successivo".
- Seleziona una Cartella principale per la tua importazione. La cartella principale è la cartella posizionata in cima, e conterrà la struttura di cartelle da te scelta. I nuovi articoli verranno inseriti sotto questa cartella. Se hai specificato cartelle nel tuo file di importazione, gli articoli verranno inseriti nella cartella principale da te indicata.
Attenzione: Se il tuo file di materiale non contiene la colonna Cartella, tutti gli articoli verranno posizionati automaticamente nella stessa cartella principale. Questo vuol dire che il tuo materiale non verrà strutturato, e potrebbe risultare difficile trovarlo nella lista. Consigliamo di creare una struttura di cartelle, e di specificarlo per ognuno dei tuoi elementi nella colonna Cartella. - Facoltativo: Se hai selezionato "Aggiorna gli elementi esistenti con nuovi dati" o "Aggiungi nuovi elementi e salta quelli esistenti" nel punto 3, devi scegliere quali colonne possono essere usate da Rentman per abbinare le righe del tuo file ad articoli già esistenti sul tuo database in Abbina colonna. In genere le colonne "Codice", "Nome (in database)" o "Numero di serie" sono le migliori colonne tra cui scegliere. Ad esempio, se stai aggiornando il prezzo di tutti gli articoli, devi selezionare "Codice" come colonna di riferimento perché è unica per ogni articolo che viene aggiornato e rimane invariata. La colonna di riferimento non dovrebbe mai essere la colonna che desideri aggiornare.
Attenzione: Nel tuo file di importazione queste colonne non possono contenere valori duplicati, poichè verranno usate durante il processo di importazione per identificare quale articolo o numero seriale debba essere saltato. - Seleziona "Passo successivo".
- Controlla i tuoi dati nell'anteprima.
N.B.: l'anteprima mostra solo le prime 10 righe del file. - Seleziona Importa
- Controlla i risultati della tua importazione. Se i dati sono stati importati correttamente non sono necessarie altre azioni. Se l'importazione è invece fallita parzialmente o totalmente, leggi la prossima sezione.
Dettagli sui risultati della tua importazione
Può succedere che la tua importazione fallisca (parzialmente o totalmente). Se ciò dovesse accadere, puoi trovare il motivo nei risultati dell'importazione, ad esempio:
- Quale articolo/numero seriale non è stato importato.
- Perchè questo articolo/numero seriale non è stato importato.
- Quali articoli/numeri seriali sono stati importati correttamente.
In fondo ai risultati dell'importazione puoi scaricare un file che contiene tutti gli articoli che non sono stati importati, insieme al motivo della mancata importazione. Ciò ti permette di capire articolo per articolo cosa possa aver causato problemi.
Alcune ragioni per cui l'importazione potrebbe fallire:
- Numeri seriali o codici QR doppi - In Rentman non è possibile usare lo stesso numero seriale o codice QR per più di un articolo. Se provi ad importare un articolo con un numero seriale o codice QR già presente in database, l'articolo non verrà importato.
- Codice QR con più di 25 caratteri - La lunghezza massima di un codice QR in Rentman è di 25 caratteri (spazi inclusi). Se i codici QR che provi ad importare sono più lunghi di questo limite, verranno tagliati; questo potrebbe portare ad avere dei codici identici.
- Troppi dati - I file più grandi potrebbero richiedere troppo tempo per essere processati, e alcune informazioni potrebbero andare perse nel processo. Se questo dovesse verificarsi, elimina il materiale importato, dividi il file in più file più piccoli e importali separatamente.
- Formato incorretto - Tutte le informazioni nel file devono essere importate senza formattazione (niente grassetto, corsivo, sfondo della casella, etc).
- Fogli multipli - Un file .xslx con più di un foglio non può essere importato in Rentman.
Consigli su come preparare il tuo file di materiale
Il file da importare deve avere formato .xlsx (Microsoft Excel, Google Sheets) o .csv.
Puoi scaricare il nostro modello di importazione in fondo a questo articolo. Puoi utilizzarlo come riferimento oppure inserire direttamente il tuo materiale al suo interno.
Alcuni consigli su come preparare il tuo file:
- Aggiungi delle intestazioni (o titoli) chiare per ogni colonna nella prima riga del tuo file.
- Non importare più di 64 colonne per volta.
- Non c'è un numero minimo di colonne, ma consigliamo di includere almeno quelle più importanti (e.g. Nome, Quantità, Prezzo, Cartella).
- La struttura delle cartelle degli articoli deve essere mostrata nella colonna Cartella, in questo modo:
audio/microfoni/wireless - Assicurati che il file abbia un solo foglio (un file .xslx con più di un foglio non può essere importato).
- Se vuoi importare codici QR, assicurati che siano unici e più corti di 25 caratteri.
- Non lasciare righe vuote nel file.
- Non inserire immagini nel file. Le immagini possono essere aggiunte in un secondo momento.
- Assicurati che tutte le informazioni siano inserite come testo semplice (no grassetto, corsivo, colori di fondo, etc.).
Colonne dei numeri seriali
Se vuoi importare numeri seriali, puoi aggiungere al tuo file di materiale delle colonne contenenti informazioni su un numero seriale unico. Queste colonne sono utili perchè ogni numero seriale associato allo stesso articolo potrebbe avere una data di acquisto o codice differenti.
Nota che vari numeri seriali dello stesso articolo sono sempre connessi a quello stesso articolo.
N.B.: i valori della colonna "Numero seriale (Numero seriale)" vengono visualizzati in tutto il software per identificare ogni numero seriale. In questa colonna, inserirci il nome o il codice che usi per fare riferimento ad ogni numero seriale.
Elimina un'importazione
Quando un'importazione non va a buon fine, la scelta migliore è eliminare tutte le informazioni e importare tutto di nuovo (dopo aver corretto gli errori).
Ogni volta che importi del materiale, Rentman assegna a quegli articoli un tag con la data dell'importazione: "import-data-ora". Seleziona il tag dell'ultima importazione per cancellare tutto quel materiale.
Aggiorna i dati del materiale
Se hai già importato il materiale ma devi fare dei cambiamenti in massa, puoi aggiornare i dati del database.
Importa i campi aggiuntivi
- Imposta i campi aggiuntivi nel modulo Configurazione.
- Nel tuo file di importazione, crea una nuova colonna con i valori del campo aggiuntivo.
- Quando importi il file, abbina la colonna al campo aggiuntivo che hai creato (nella sezione Extra delle colonne).