A volte possono verificarsi errori nell'importazione del materiale, sia parzialmente che completamente. In questi casi, puoi trovare tutte le risposte nel risultato dell'importazione, come:
- Quali articoli/numeri seriali non sono stati importati.
- Perché questi articoli/numeri seriali hanno fallito l'importazione.
- Quali articoli/numeri seriali sono stati importati con successo.
In fondo al risultato dell'importazione, puoi scaricare un file che contiene tutti gli articoli non importati, insieme al motivo del fallimento. Questo ti permette di individuare direttamente la causa del problema.
- Doppioni di numeri seriali o codici QR: su Rentman non è possibile avere lo stesso numero di serie o codice QR per più di un articolo. Se provi a importare un articolo con un numero seriale o un codice QR già presente nel database, l'importazione non andrà a buon fine.
- Codici QR con più di 25 caratteri: i codici QR su Rentman possono avere al massimo 25 caratteri (spazi inclusi). Se superano questo limite, verranno tagliati, con il rischio di creare codici QR duplicati.
- Eccesso di dati: file troppo grandi potrebbero richiedere troppo tempo per essere elaborati, causando l'esclusione di alcune informazioni dall'importazione. Se ciò accade, elimina l'ultima importazione, suddividi il file in più parti più piccole e importa i dati separatamente.
- Formato errato: tutte le informazioni nel file devono essere inserite come testo e senza formattazioni (grassetto, corsivo, colori di sfondo, ecc.).
- Più fogli di lavoro: se il tuo file .xlsx contiene più fogli, non potrà essere importato su Rentman.
Gestione dei numeri seriali e delle informazioni sul materiale
Se utilizzi numeri seriali, puoi creare colonne nel tuo file del materiale contenenti informazioni su un singolo articolo, identificato da un numero seriale. Queste colonne sono utili perché ogni pezzo dello stesso materiale può avere una data di acquisto diversa o un riferimento interno specifico.
È importante sapere che più numeri seriali sono sempre associati allo stesso articolo.
Nota: i valori inseriti nella colonna "Numero seriale" vengono visualizzati in tutto il software per identificare ogni numero seriale. In questa colonna, inserisci il nome o il codice che utilizzi per riferirti ai tuoi numeri seriali.
Importazione di campi aggiuntivi
- Configura il campo aggiuntivo nel modulo Configurazione;
- crea una colonna nel tuo file .xlsx contenente il valore del campo aggiuntivo;
- durante l'importazione del file, abbina la nuova colonna al campo aggiuntivo (lo troverai nella sezione "Extra" delle colonne).
Aggiornare il materiale nel database
Se hai già importato l'elenco del materiale ma hai bisogno di apportare modifiche in blocco, puoi aggiornare gli articoli direttamente nel database.
Consigli per impostare correttamente il file del materiale
Il file deve essere in formato .xlsx (Microsoft Excel, Google Sheets) o .csv.
Suggerimenti per preparare il file:
- Usa intestazioni riconoscibili (titoli) nella prima riga del file.
- Non è possibile aggiungere articoli a una combinazione virtuale o fisica direttamente nel file. Ogni articolo deve essere inserito in una riga separata e poi aggiunto alla combinazione virtuale/fisica su Rentman.
- Non importare più di 64 colonne in un’unica operazione.
- Includi almeno le informazioni essenziali, come nome, quantità, prezzo di noleggio, cartella.
- Il percorso della cartella di un articolo deve essere specificato nella colonna Cartella, ad esempio:
audio/microfoni/wireless. - Assicurati che il file non contenga più fogli di lavoro.
- Se utilizzi codici QR, devono essere univoci e inferiori a 25 caratteri.
- Non inserire immagini nel file .xlsx. Puoi aggiungerle successivamente nel software.
- Tutte le informazioni devono essere inserite come testo, senza formattazioni (grassetto, corsivo, colori, ecc.).