Invitare una persona esterna all’azienda è diverso dall’aggiungere un collega. La persona non dispone ancora di un account Rentman: inviandole un invito, ne verrà creato uno. Prima di procedere, è quindi importante sapere che cosa comporta questa operazione.
In questo articolo scoprirai che cosa succede quando inviti un utente esterno, come invitarlo, quali informazioni potrà visualizzare e come revocarne successivamente l’accesso.
Che cosa succede quando inviti un utente esterno
Quando aggiungi una persona alla scheda attività di un progetto utilizzando il suo indirizzo e-mail, avvengono tre cose:
- La persona viene invitata nel tuo spazio di lavoro Rentman. Riceverà un invito e, dopo averlo accettato, diventerà un membro del personale nel tuo spazio di lavoro.
- Potrà visualizzare la scheda attività del progetto nel modulo Incarichi. La scheda comparirà nel suo elenco insieme alle altre schede a cui ha accesso.
- Potrà visualizzare tutti gli incarichi collegati al progetto. Non soltanto una selezione di incarichi o quelli che le sono stati assegnati, ma l’intera scheda.
Non potrà aprire il progetto. Questo aspetto può non essere immediatamente evidente. Avere accesso alla scheda attività di un progetto non significa avere accesso al progetto stesso. L’utente esterno aggiunto alla scheda potrà visualizzarla nel proprio modulo Incarichi, ma non avrà accesso alle altre informazioni del progetto, come il materiale, la pianificazione del personale o i dati finanziari.
Invitare un utente esterno nella scheda attività di un progetto
- Apri la scheda attività di un progetto dalla scheda Incarichi del progetto oppure dal modulo Incarichi;
- clicca su Condividi;
- inserisci l’indirizzo e-mail della persona che vuoi invitare;
- clicca su + Aggiungi [indirizzo e-mail];
- inserisci il nome della persona e seleziona il relativo ruolo utente;
- clicca su + Invita membri del personale;
- clicca su Salva.
La persona riceverà un invito tramite e-mail e potrà accedere alla scheda dopo averlo accettato. Fino a quel momento, non verrà condivisa alcuna informazione.
Che cosa può e non può visualizzare
| Può visualizzare | Non può visualizzare |
|---|---|
| La scheda attività del progetto nel proprio modulo Incarichi | Il progetto, compresi il materiale, la pianificazione del personale e i dati finanziari |
| Tutti gli incarichi collegati al progetto | Gli altri progetti e le relative schede |
| I dettagli, le scadenze, gli assegnatari e i file allegati agli incarichi | Le schede alle quali non è stato aggiunto |
| Gli incarichi privati, che sono visibili esclusivamente alla persona che li ha creati | |
| Le altre informazioni presenti nello spazio di lavoro, a seconda del ruolo utente assegnato |
Per gli incarichi appartenenti a una scheda attività alla quale sono stati invitati, gli utenti possono modificare lo stato, creare nuovi incarichi e modificare quelli creati da altri utenti.
Per gli incarichi che non appartengono a una scheda attività alla quale sono stati invitati, gli utenti possono modificare lo stato, creare nuovi incarichi e modificare quelli creati da altri utenti soltanto se il loro ruolo utente dispone delle autorizzazioni necessarie.
Prima dell’invito: controllare che cosa verrà condiviso
Una scheda attività contiene molto più dei nomi degli incarichi. Tutto ciò che si trova nella scheda diventa visibile alla persona invitata. Prima di condividerla, controlla quindi attentamente:
- Dettagli degli incarichi: le note scritte per i colleghi potrebbero non essere adatte alla lettura da parte di un cliente.
- File allegati: i disegni, i briefing e i preventivi allegati a un incarico sono visibili nella scheda.
- Budget di tempo: se hai impostato un budget di tempo per un incarico, la persona invitata potrebbe vedere quante ore sono state previste per il lavoro.
- Assegnatari e scadenze: la persona invitata potrà vedere chi è responsabile delle diverse attività e quali incarichi sono in ritardo.
Revocare l’accesso di un utente
Puoi rimuovere un utente da una scheda attività. Una volta rimosso, non potrà più accedervi.
- Apri la scheda attività di un progetto dalla scheda Incarichi del progetto oppure dal modulo Incarichi;
- clicca su Condividi;
- individua l’utente che vuoi rimuovere e clicca su Elimina;
- clicca su Salva.