Een variabele in onze document template-editor is een container die wordt gebruikt om specifieke informatie te labelen en op te slaan binnen je workspace. Je kan het zo instellen dat de inhoud van de variabele automatisch wordt ingevuld wanneer je het document genereert.
Wanneer je een document genereert met een variabele dan wordt de bijbehorende inhoud opgehaald en ingevoegd op de plek van de variabele.
Waar kan ik Variabelen vinden?
De document templates bewerk je in de Configuratiemodule. Via deze weg heb je toegang tot de variabelen:
- Ga naar settings Configuratie > Document templates
- Selecteer het gewenste template
- Sleep een nieuwe tekstbox naar de editor of selecteer een bestaande tekstbox in je document
- Klik op de edit knop
- Selecteer variabele aan de rechterkant van het menu
- Zoek de gewenste variabele
- Toevoegen
Hoe worden variabelen opgemaakt?
Rentman gebruikt een specifieke structuur voor variabelen waarin zowel het type informatie als de bron weergegeven wordt. Elke variabele begint met een voorvoegsel dat de categorie aangeeft (bijvoorbeeld p voor project), gevolgd door een punt (.) en vervolgens het specifieke gegevensveld dat je wil weergeven.
Onderstaand voorbeeld toont de startdatum van de gebruiksperiode van een project:
{$p.usageperiod_start}
Alle variabelen worden tussen accolades {} geschreven en beginnen met een dollarteken ($). Hierdoor weet Rentman dat de variabele automatisch moet worden vervangen door de juiste informatie bij het genereren van een document.
Hoe zoek je naar Variabelen?
Voorbeeld: Je wil het projectnummer opnemen in de factuur.
In dit voorbeeld is er een tekstbox geplaatst in de factuurtemplate, nog zonder variabele. Klik op de plek waar je de variabele wil tonen en selecteer vervolgens "variabele". Er verschijnt een prompt met drie opties: Bedrijfsgegevens, Factuur en Ingelogde gebruiker.
Bij elk van deze drie opties zie je een >> symbool. Klik op het >> symbool voor de onderliggende variabelen die verband houden met de initiële variabele. Voor ons scenario zijn we op zoek naar het projectnummer voor de factuur. Kies daarom voor de variabele Factuur.
De variabele Factuur geeft toegang tot elke variabele die verband houdt met de factuur. Zoek vanuit hier naar de variabele Project en klik hierop. Selecteer vervolgens Nummer.
Vink de checkbox aan en voeg het Nummer toe. En voilà! Je hebt het projectnummer opgenomen in de factuur.
Tip: Boven de zoekbalk vind je de zoekgeschiedenis.
Belangrijk: gebruik je de zoekbalk om te zoeken naar variabelen? Rentman zoekt in maximaal twee niveaus diep vanaf de huidige variabele. Wanneer een variabele meer dan twee niveaus diep ligt vanaf het huidige zoekniveau wordt deze niet als zoekresultaat weergegeven.
Gebruik je de zoekbalk in bovenstaand voorbeeld vanaf de start om op "projectnummer" te zoeken, dan verschijnen er geen zoekresultaten. Maar gebruik je de zoekbalk in de laag Factuur dan verschijnt het projectnummer wel.
Waar kan ik Variabelen nog meer gebruiken?
Variabelen worden voornamelijk gebruikt in een tekstvak, maar kunnen ook worden gebruikt in andere delen van de editor om het document te personaliseren:
Voeg hier een variabele toe, zodat elk gegenereerde template automatisch aangepast wordt.
- Onderwerp: De onderwerpregel van de e-mail.
- Bestandsnaam: Bestandsnaam van het document.
- Koptekst: Tekst die helemaal bovenaan het document verschijnt.
- Voettekst: Tekst die helemaal onderaan het document verschijnt.
Variabelen kunnen ook worden gebruikt in combinatie met de extra invoerveldfunctie. Op deze manier voeg je de informatie van een extra invoerveld toe aan een document. Zo doe je dat:
- Maak een extra invoerveld aan in settings Configuratie > Extra Invoervelden
- Ga nu naar de Document template-editor in settings Configuratie
- Selecteer het document template
- Sleep een nieuw tekstvak naar de editor of selecteer een bestaand tekstvak in je document
- Klik op de edit knop
- Selecteer variabelen aan de uiterst rechterkant van het menu
- Zoek de naam van het extra invoerveld of scroll omlaag en selecteer handmatig
- Toevoegen
Een extra invoerveld kan ook worden opgehaald als variabele en toegevoegd worden als kolom in de documenteditor.
- Ga naar de document template-editor in settingsConfiguratie > Document sjabloon
- Selecteer het gewenste document
- Selecteer een module met kolommen in de editor
- Selecteer de table_chart kolom in het rechtermenu onder Module
- Kolom toevoegen
- Zoek het extra invoerveld
- Toevoegen
Veelgestelde vragen
Let op het type document dat je bewerkt (pakbon, contract, factuur, enz.) wanneer je zoekt naar variabelen in de editor. Niet alle documenten bevatten dezelfde variabelen, sommige zijn exclusief voor specifieke documenttypes.
Nee, we hebben geen lijst met alle variabelen. We adviseren om de zoekbalk te gebruiken om de variabele te vinden waar je naar op zoek bent.
- P: Project
- F: Financieel
- SP: Subproject