Gebruik extra invoervelden om aanvullende informatie toe te voegen (bijvoorbeeld aan een contactpersoon of materialen). Je aangemaakte extra invoervelden worden toegevoegd aan de hoofdmodules en deze informatie maakt deel uit van je kerngegevens. Dat houdt in dat de informatie in deze extra invoervelden kan worden gebruikt voor filters of kan worden weergegeven op callsheets, facturen, pakbonnen etc.

Voorbeeld: Je wil in een project aangeven of de lunch op locatie wordt verzorgd of niet. In dit geval kan je een nieuw invoerveld toevoegen met de naam "Lunch op locatie" en toewijzen aan 'subproject' met een 'Ja / Nee'-invoerveld.

Dit extra invoerveld wordt weergegeven onder 'Extra invoervelden' op het tabblad Algemeen bij het maken van een nieuw project. Voeg een variabele toe aan je call sheet template, zodat de informatie ook zichtbaar is voor de geplande crew.

-

Modules

In Rentman kan je extra invoervelden toevoegen aan de volgende modules of categorieën:

• Projecten en subprojecten
• Materialen (en geplande materialen op een project)
• Serienummers
• Contacten en contactpersonen
• Medewerkers (en geplande crew op een project)
• Voertuigen (en gepland transport op een project)
• (Standaard) functies
• Tijdsregistratie
• Reparatie
• Inhuur
• Overige kosten
• Container
• Inspectie
• Diensten

Let op: Extra invoervelden worden in de Rentman Mobiele app weergegeven, maar je kunt ze niet bewerken vanuit de app. 

Een extra invoerveld toevoegen

1. Ga naar de settings Configuratie module > Instellingen > Extra invoervelden.
2. Klik op + Extra invoerveld toevoegen en vul de volgende informatie in:
   
   Naam - De naam van het invoerveld.
   
   Hoort bij - Kies een module waar dit veld bij hoort. In die module wordt het extra invoerveld weergegeven in de sectie "Extra invoervelden".
   
   Type invoerveld - Kies wat het invoertype van het veld zal zijn.
   
   (Optioneel) Standaardwaarde - Voer de waarde in die standaard zal worden ingevoerd.
   
   Extra invoervelden groeperen - Selecteer of maak een nieuwe groep aan om een aantal extra invoervelden te organiseren. Lees meer hierover in de sectie extra invoervelden groeperen.
   
   Gebruiken in zoekopdrachten - Schakel deze optie in om dit veld zichtbaar te maken in de overzichten.

Let op: Als je een extra invoerveld hebt aangemaakt, kun je deze niet meer bewerken (m.u.v. een drop-down menu, deze kan wel bewerkt worden). Dit om problemen in bestaande projecten (en relevante documenten) waar dit veld al in gebruik is te voorkomen.

Vertrouwelijke extra invoervelden

Extra invoervelden kunnen gevoelige informatie bevatten die niet voor alle medewerkers toegankelijk moet zijn. Het is mogelijk om de zichtbaarheid van deze velden te beheren en zo te bepalen welke gebruikers ze mogen bekijken.

De sectie 'Vertrouwelijk veld' biedt je de mogelijkheid om dit aan te geven door 'Ja' of 'Nee' te selecteren. Markeer je een veld als vertrouwelijk dan is dit veld alleen zichtbaar voor personen aan wie toestemming is verleend. Dat stel je zo in:

1. Ga naar de settings Configuratiemodule.
2. Kies voor 'Extra Invoervelden' in het menu aan de linkerkant.
3. Selecteer een extra invoerveld en klik op 'Bewerken'.
4. Kies voor Ja of Nee in de sectie 'Vertrouwelijk veld'. 

Klik hier om de video te bekijken. 

Nadat je de vertrouwelijkheid van het veld hebt ingesteld, kun je aangeven welke gebruikersrollen het veld mogen bekijken. Volg onderstaande stappen om deze instellingen aan te passen:

1. Ga naar de settings Configuratiemodule.
2. Selecteer 'Gebruikersrollen' in het menu aan de linkerkant.
3. Zoek de gebruikersrol die je aan wil passen en klik op 'Bewerken'. 
4. Vink het vakje "Mag vertrouwelijke extra invoervelden zien" aan of uit. 

Klik hier om de video te bekijken. 

Extra invoervelden groeperen

Je kan de extra invoervelden eenvoudig categoriseren door ze toe te wijzen aan gepersonaliseerde groepen. Dit komt van pas wanneer je gebruik maakt van meerdere extra invoervelden onder één categorie en deze wilt ordenen.

Volg deze stappen om een groep voor extra invoervelden toe te voegen: 

1. Voeg een extra invoerveld toe of selecteer het extra invoerveld dat je aan een groep wilt toevoegen. 
2.  Geef de groep een naam bij het onderdeel invoerveldengroep.
     a. Als de groep al bestaat, selecteer deze vanuit de lijst.
     b. Druk anders op enter om een nieuwe groep aan te maken.
3.  Bevestigen  en ververs de pagina.

Gekoppelde items

Jouw medewerkers en contacten kunnen aan allerlei onderwerpen gekoppeld worden in de software. Dit kan een project zijn (zoals 'projectmanager'), materiaal (zoals 'behoort tot'), voertuigen (zoals 'bestuurt door'), etc.

Om een 'gekoppeld' extra invoerveld te maken:

1. Selecteer je 'Gekoppeld item' in 'Type invoerveld' bij het maken van een extra invoerveld.
2. Bij 'Type gekoppeld item' kies je het item dat je wilt koppelen.

De bovenstaande stappen zullen een extra invoerveld maken waarin gezocht kan worden naar elke medewerker of contact.

Voorbeeld: je wilt een 'Projectmanager' veld aanmaken. In dit veld geef je aan welke projectmanager verantwoordelijk is voor een (sub)project. Het veld 'Hoort bij' zet je op Subproject en het 'Type gekoppeld item' zet je op Medewerker.

Het extra invoerveld kan nu gebruikt worden om te zoeken naar medewerkers in jouw database die je wilt toekennen als projectmanager voor een subproject. 

Invoervelden op documenten weergeven

In jouw template kun je extra invoervelden die je in Rentman hebt toegevoegd, weergeven in kolommen.

1. Klik bij het bewerken van een template op een reeds aanwezige module om deze te bewerken.
2. Klik op table_chart en voeg de nieuwe kolom toe met het extra invoerveld.
   In dit voorbeeld behoort ons extra invoerveld Artikelkleur tot de module "Apparatuur" van onze template. Het bevindt zich onder Apparatuur >> Extra.
3. Het wordt nu weergegeven in het overzicht aan de rechterkant. Je kunt je kolomeigenschappen bewerken door op deze kolom in het overzicht te klikken.
4. Opslaan

Kolom toevoegen aan overzichten

Je kunt je extra invoervelden als een nieuwe kolom aan de overzichten in Rentman toevoegen. Hierdoor kan je snel de waarde voor elk item zien.

Veelgestelde vragen

Hoe importeer ik mijn extra invoervelden?
Maak in je importbestand een nieuwe kolom aan met de naam van je extra invoerveld. Controleer de instellingen in Rentman voor de waarden die je in die kolom moet gebruiken.

Hoe exporteer ik mijn extra invoervelden?
Lees ons artikel over gegevens exporteren voor instructies.