Voeg je materiaal toe aan Rentman door middel van het importeren van een materiaalbestand. Dit artikel begeleidt je daarbij.

Je kan ook handmatig items toevoegen. Dit is handig wanneer je een klein aantal items toe wil voegen, of zelfs maar één.

Video tutorial

In onderstaande video tutorial laten we zien hoe je materiaal in Rentman importeert.

Dit heb je nodig om materiaal te importeren

Een Excel- of .csv-bestand

Een Excel- of .csv-bestand met alle gegevens over je materiaal. Heb je zo'n bestand nog niet? Gebruik dan onze template als voorbeeld om een materiaallijst te maken.

Een logische mappenstructuue

Een logische mappenstructuur in de Materialenmodule zorgt dat je georganiseerd bent en je materiaal makkelijker kan vinden. Je kan een mappenstructuur aanmaken voordat je het bestand importeert of door middel van de kolom 'Map' in je bestand in te vullen. Verderop in het artikel vind je hier meer informatie over.

Wanneer je gebruik maakt van exemplaren

Maak je gebruik van exemplaren, maak in je materiaallijst dan een kolom om informatie over deze unieke items weer te geven, geïdentificeerd door een serienummer.

Zo importeer je materiaal

Ga naar de category Materialenmodule.
Klik op de Meer acties more_vert knop rechtsboven in de hoek en selecteer Importeren.

Selecteer het type import:

Soorten imports

Importeer alle rijen als nieuw item	Rentman maakt voor iedere rij een nieuw item aan.
Nieuwe items toevoegen en bestaande overslaan	Items die al in je database staan worden niet geïmporteerd door Rentman .
Nieuwe items toevoegen en bestaande items bijwerken met nieuwe gegevens	Wil je bestaande items bijwerken (bijv.: een prijslijst)? In dit artikel lees je alles over gegevens bijwerken.
Wil je exemplaren importeren?	Je kan aangeven of je exemplaren importeert of alleen standaard items.
Wil je QR-codes toevoegen of overschrijven?	Wanneer je kiest voor "Nieuwe items toevoegen en bestaande items bijwerken met nieuwe gegevens", heb je de mogelijkheid om: - bestaande QR-codes te vervangen door die uit het importbestand. Of; - QR-codes uit het importbestand toe te voegen aan exemplaren, zodat bestaande QR-codes codes behouden blijven.

Sleep een bestand of klik op om je bestand te uploaden.
Wanneer je nog geen bestand met alle materialen heeft, kun je onze template downloaden door boven de uploadknop in Rentman "Download hier een voorbeeldbestand"
Geef aan of je bestand een briefhoofd bevat of niet. Selecteer je "ja", dan wordt de eerste rij uit je bestand niet geïmporteerd.
Voor elke kolom koppelt het systeem de headernamen met de kolomnamen in Rentman. Controleer of alle koppelingen goed zijn gemaakt en pas waar nodig aan.
Als je in stap 4 "Ja" hebt geselecteerd bij het importeren van exemplaren, zal het systeem de kolommen in je bestand matchen met de exemplaarkolommen of met de normale materiaalkolommen in Rentman. Dus wanneer je exemplaren importeert, zorg er dan voor dat je de eerste rij wijzigt in 'Exemplaar' in plaats van 'Materiaal'. Bekijk de onderstaande video.
Klik op "Volgende" zodra je dit voor alle kolommen gedaan hebt.
Selecteer een hoofdmap voor je import. De hoofdmap is de bovenste map en bevat je mappenstructuur. Nieuwe items worden in deze map geplaatst. Heb je mappen in je bestand gedefinieerd, dan worden de items in de betreffende map geplaatst. Let op: Wanneer jouw bestand geen kolom "Map" bevat, worden alle items in dezelfde hoofdmap geplaatst. Dit betekent dat je materialen niet geordend zijn en dat maakt het moeilijker om items te vinden. We adviseren om een goede mappenstructuur te maken en deze door te voeren in de kolom "Map".
Optioneel: Wanneer je in stap 3 'Nieuwe items toevoegen en bestaande overslaan' of 'Bestaande items bijwerken met nieuwe gegevens' hebt geselecteerd, moet je de overeenkomende kolommen selecteren. Normaal gesproken zijn 'Code', 'Naam (in database)' of 'Exemplaar' de beste kolommen om te selecteren. Werk je bijvoorbeeld de prijs van alle items bij, selecteer dan 'Code' als de matchende kolom, omdat deze uniek is voor elk item dat wordt bijgewerkt en niet zelf wordt bijgewerkt. De matchende kolom mag nooit de kolom zijn die je bij wil werken.
Let op: Deze kolommen mogen geen dubbele waarden bevatten in het importbestand, aangezien ze tijdens het importeren worden gebruikt om aan te geven welk item of exemplaar moet worden overgeslagen.
Klik op "Volgende".
Controleer de gegevens in de preview.
Let op: Alleen de eerste 10 rijen worden weergegeven in de preview.
Klik op Importeren
Nadat het importeren is voltooid, verschijnt er een venster met de resultaten. Zijn je gegevens succesvol geïmporteerd, dan kun je het venster Sluiten of kiezen voor "Geïmporteerd materiaal bekijken". Is het importeren mislukt? In dit artikel krijg je Inzicht in je importresultaat.

Materiaal importeren: tips and probleemoplossing

Het kan voorkomen dat een import geheel of gedeeltelijk mislukt. Wanneer jou dit overkomt, vind je op deze pagina oplossingen met behulp van het importresultaat.

Zo verwijder je een import

Wanneer een import gedeeltelijk mislukt, kun je deze het beste archiveren en opnieuw proberen.

Telkens wanneer je materiaal importeert, maakt Rentman een label aan met de gegevens "import-datum-tijdstip". Je hoeft alleen het juiste label te selecteren en de gegevens te archiveren.