In Rentman kan je je eigen materiaal toevoegen door een materiaalbestand te importeren. In dit artikel nemen we de stappen met je door die nodig zijn om je eigen materiaal in Rentman te importeren.

Als je één (of een kleine hoeveelheid) items wil toevoegen, kan je dat doen in de settings Materialen module.

.

Voordat je begint

Dit heb je nodig voordat je je materiaalbestanden kan importeren:

• Een Excel of .csv bestand met je materiaalinformatie. Als je er nog geen hebt, hebben we een template aangemaakt zodat je er gemakkelijk eentje kan maken.
• Als je exemplaren gebruikt kan je een kolom maken in het materiaalbestand dat informatie over deze unieke items bevat, geïdentificeerd met het serienummer. Lees hier meer over het gebruik van serienummers. 
• Een logische structuur van de mappen in de category Materiaal module, zodat je georganiseerd blijft en je je materialen sneller kan vinden. Je kan de link volgen om je folders alvast te creëren, of je kunt Rentman automatisch de paden van de mapjes laten aanmaken. Je kiest het goede map-pad in de Mappen kolom van je bestand (zie volgende sectie).

Importeer je materiaalbestand

1. Ga naar de category Materialen module.
2. Klik op de Meer opties more_vert knop rechtsbovenin en klik Importeren.
3. Selecteer welk importeertype je wilt doen:
   
   
   
   Importeer alle rijen als nieuw item: Rentman maakt een nieuwe rij voor elk item.
   
   Bestaande items bijwerken met nieuwe gegevens: Als je materialen bij wilt werken in je database (met bijvoorbeeld verhuurprijs), moet je dit artikel lezen: Items in je database bijwerken.
   
   Nieuwe items toevoegen en bestaande overslaan: Rentman importeert geen items die al in je database staan.
4. Selecteer of je ook exemplaren wilt importeren, of alleen standaard items.
5. Sleep een bestand of klik om een bestand te uploaden .
   
   
   
   Als je nog geen bestand hebt met je materialen, kan je ons template downloaden boven de upload knop met de tekst 'Download hier een leeg voorbeeldbestand'.
6. Selecteer of je bestand een kopregel bevat of niet. Als je ja zegt, zal de eerste rij van je bestand niet geïmporteerd worden.
7. (Optioneel als je 'Ja' hebt geselecteerd bij stap 4: exemplaren importeren.) Voor elke kolom matcht het systeem de kolom met een exemplaren kolom of een normale materialen kolom. Controleer de kolommen om te kijken of alle koppelingen goed gemaakt zijn.
   
   
   
8. Voor elke kolom matcht het systeem kopregel namen met de kolomnamen in Rentman. Controleer of alle koppelingen goed gemaakt zijn en pas aan of voeg toe waar nodig. Zo moet je verhuurprijs van je importbestand gekoppeld zijn met de verhuurprijs in Rentman.
   
   
   
   
9. Klik 'Volgende stap'.
10. Kies een 'Hoofdmap'. De hoofdmap is de map bovenaan en deze bevat je mappenstructuur. Nieuwe items zullen hieronder geplaatst worden. Als je mappen hebt gedefiniëerd in je importbestand zullen deze items geplaatst worden onder de gekozen hoofdmap. 
    Let op: als je bestand geen mappenstructuur bevat, zullen alle items in dezelfde hoofdmap geplaatst worden. Dit betekent dat je items niet georganiseerd zijn en het lastiger is je materialen te vinden. We raden aan een eigen mappenstructuur toe te voegen en het juiste mappenpad voor je items in de Mappen kolom toe te voegen.
    
    
11. (Optioneel als je 'Nieuwe items toevoegen en bestaande overslaan' hebt geselecteerd.)  Als je deze optie kiest, moet je kiezen welke kolommen in jouw importbestand Rentman als match-kolommen kan gebruiken om je bestand mee te importeren.
    Let op: Deze kolommen mogen geen dubbele waardes bevatten in het importbestand omdat ze tijdens het importeren worden gebruikt om te bepalen welke items of exemplaren overgeslagen moeten worden.
12. Kies 'Volgende stap'.
13. Controleer je data in het voorbeeld.
    
    
    
    
14. Kies  Importeren
15. Kijk naar je 'import resultaten'. Als alles succesvol is gegaan hoef je niks meer te doen. Als de import gedeeltelijk of helemaal gefaald is, lees hieronder meer informatie over het Importeer resultaat.
    
    

Inzicht in het importeer resultaat

Soms gaat er iets mis met het importeren. Als jou dit overkomt, kan je de antwoorden meestal terugvinden in het importeer resultaat:

• Welke items/exemplaren hebben gefaald?
• Waarom hebben deze items/exemplaren gefaald?
• Welke items/exemplaren zijn succesvol geïmporteerd?

Onderaan het importeer resultaat kan je een bestand downloaden dat alle items bevat die gefaald zijn met hierbij de reden waarom ze gefaald zijn. Dit geeft je inzicht per item waarom het gefaald is.

Enkele reden waarom de import faalt:

• Dubbele serienummers of QR codes - In Rentman kan je niet hetzelfde serienummer of dezelfde QR-code gebruiken voor meer dan één item. Als je een item importeert met het serienummer of de QR-code X, en X zit al in je database, dan wordt het item niet geïmporteerd.
• QR codes maximaal 25 cijfers: Onthoud dat QR-codes in Rentman een maximum aantal tekens hebben van 25 (inclusief spaties). Als je QR-code de 25 tekens overschrijdt, zal deze worden afgekapt. Dit kan resulteren in identieke QR-codes.
• Te veel data - Grote bestanden verwerken kan lang duren, en sommige informatie loopt dan het risico niet geïmporteerd te worden. Als dit gebeurt, verwijder dan de laatste import, verdeel je lijst in kleinere bestanden en importeer ze apart. 
• Verkeerde opmaak - Alles wat in je bestand staat moet ingevuld zijn als tekst, en zonder opmaak (dikgedrukt, schuingedrukt, achtergrondkleuren etc.). 
• Meerdere sheets - Als je .xslx bestand meerdere sheets heeft, kan deze niet worden geïmporteerd in Rentman. 

Pro-tips voor het opstellen van je materiaalbestand

De lijst die je gaat importeren in Rentman moet een .xlsx (Microsoft Excel, Google Sheets) of .csv bestand zijn.

Je kunt onze template onderaan dit artikel downloaden. Je kunt deze gebruiken als vergelijkingsmateriaal, of om een materiaalbestand aan te maken. 

Hier vind je wat tips voor het importeren van je bestanden:

• Het is een goed plan om duidelijke headers (titels) in de eerste rij van je bestand te hebben.
• Importeer niet meer dan 64 kolommen tegelijk.
• Er is geen minimum aantal kolommen. We adviseren je wel op zijn minst de belangrijkste aspecten te importeren, zoals naam, hoeveelheid en verkoopprijs. 
• Het pad van het mapje van je item moet worden gespecificeerd in de Mappen kolom, zoals hier: audio/microfoon/draadloos. 
• Zorg er voor dat je bestand geen meerdere sheets heeft (een .xslx met meerdere sheets kan niet geïmporteerd worden in Rentman).
• Als je QR codes gebruikt, zorg er dan voor dat ze uniek zijn en korter dan 25 cijfers.
• Laat geen lege rijen in je .xlsx bestand.
• Voeg geen afbeeldingen toe aan je .xlsx bestand. Je kunt deze later toevoegen in de software.
• Zorg er voor dat alle informatie is ingevuld als tekst, en zonder opmaak (bold, italics, achtergrondkleuren etc).

Serienummerkolommen

Als je serienummers gebruikt, kan je kolommen aanmaken in je materiaalbestand die informatie bevatten over een uniek item, geïdentificeerd door een serienummer. Deze kolommen zijn nuttig, omdat elk onderdeel van hetzelfde item een andere aankoopdatum of interne verwijzing kan hebben. 

Onthoud dat meerdere serienummers altijd verbonden zijn met hetzelfde item.

Opmerking: De waarden in de kolom 'Serienummer (Exemplaar)' (let op dit is hoofdletter gevoelig) worden in de hele software weergegeven om elk serienummer te identificeren. Voer in deze kolom de naam of code in die u gebruikt om naar uw serienummer te verwijzen. 

Verwijder een import

Wanneer een import (deels) misgaat, is het het beste om de informatie te verwijderen en opnieuw te beginnen. Elke keer als je materiaal importeert, creëert Rentman een label met het format import-datum-uur. Selecteer simpelweg het label van je laatste update en verwijder deze items. 

Update materiaal in je database

Als je je materiaal al geïmporteerd hebt maar wat veranderingen aan wil brengen, kan je de items in je database updaten.

Importeer extra input velden

1. Stel het extra input veld in in de settings Configuratie module.
2. Creëer een kolom met de extra input veld waarde in je .xlsx bestand.
3. Wanneer je het bestand importeert, zorg dan dat de nieuwe kolom en het extra input veld overeenkomen (je kunt dit vinden in de 'Extra' sectie van de kolommen).

Download ons import template