Het updaten van de items in je database is handig om in één keer grootschalige veranderingen te doen aan je items in Rentman, zoals de prijs van alle materialen verhogen, afmetingen toevoegen aan alle materialen, serienummers toevoegen en telefoonnummers van alle contacten bijwerken.

Let op: Als je database leeg is (of als je voor de eerste keer importeert), lees dan eerst onze artikelen over het importeren van materiaalcontacten, medewerkers or voertuigen.

Nadat je het bijgewerkte .XLSX bestand hebt geüpload, zal Rentman de items in je database bijwerken met de nieuwe waarden.

Rentman heeft 'Match-kolommen' nodig wanneer je items gaat updaten. De match-kolommen die je kiest zijn uniek en bepalen welke items moeten worden bijgewerkt, wanneer er duplicaatwaarden in je bestand blijken te zitten.

Beschikbaar voor: Lite Classic Pro

Stap 1: Exporteer je huidige database

Door je huidige database te exporteren als een .XLSX bestand (Excel, Google Sheets), kan je gemakkelijk de informatie van je items bewerken. Het zorgt er ook voor dat je later de juiste match-kolommen kan kiezen.

  • Bedenk welke details van je items je gaat bijwerken. Als je de prijzen gaat bijwerken, neem de prijs kolom dan mee in je export.
  • Bedenk welke match-kolommen Rentman later nodig gaat hebben. Zorg ervoor dat je deze kolommen ook meeneemt in je export.

Stap 2: Informatie van je items bijwerken

    1. Open het bestand dat je geëxporteerd hebt, in een spreadsheetprogramma zoals Excel of Google Sheets.
    2. Werk de informatie bij.
    3. Sla het op als .XLSX bestand.

Stap 3: Importeer je nieuwe bestand 

  1. In de juiste module van Rentman, klik op de Meer acties more_vert knop en kies 'Importeren'.
  2. Kies het type import dat je wilt doen: 'Bestaande items bijwerken met nieuwe gegevens'.
  3. Klik 'Volgende stap'.
  4. Upload het bestand dat je zojuist hebt geüpdatet en klik 'Volgende stap'.
  5. Match de titels van je kolommen met de titels in Rentman. Dit is nodig omdat je eigen kolommen net een andere naam kunnen hebben.
  6. Klik op 'Volgende stap'.
  7. Kies jouw match-kolom(men). Zie volgende paragraaf.
  8. Klik 'Volgende stap'.
  9. Controleer je data en klik  Importeren

Let op: De prijs van een materiaalitem dat al gepland staat op een project zal niet veranderen na een prijswijziging via een importbestand. De prijs verandert alleen als je het materiaal op een nieuw project plant, of als je de gegevens van het materiaal bijwerkt

Kies je match-kolommen

Om te bepalen welke items al in jouw database staan en een update nodig hebben, gebruiken we Match-kolommen. Als Rentman een item in jouw database en een item in jouw .XLSX bestand met dezelfde waarde in de match-kolom vindt (zoals Naam of Code), dan wordt het item gezien als duplicaat. De waardes die verschillen en geen match-kolommen zijn, worden vervolgens geüpdatet.

Mogelijke problemen en oplossingen

Als je problemen ervaart met het updaten ban je database, is er misschien iets mis met de opzet van je bestand of je database. De meest voorkomende fout (in dit geval) is het aanwezig zijn van dubbele elementen in de unieke match-kolommen: wanneer de kolommen die je hebt geselecteerd als Match-kolom dubbele elementen bevatten (bijvoorbeeld twee items met dezelfde naam of dezelfde code), kan dit een foutmelding veroorzaken in een gedupliceerd item. 

Om te controleren of je dubbele elementen in je database hebt, kan je de kolommen groeperen die je als uniek gaat gebruiken. Kijk dan welke items gegroepeerd zijn in (2) en verbeter dit - als ze uniek zijn, zal het nummer voor de groep altijd (1) zijn.

mceclip1.png

Als dit niet de oorzaak is van de foutmelding, bekijk dan de lijst met mogelijke fouten.

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Opmerkingen

0 opmerkingen

U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.