Het bijwerken van je database is handig om wijzigingen door te voeren in Rentman, zoals het verhogen van materiaalprijzen of het bijwerken van telefoonnummers van alle contacten.

Maak je database completer door bijvoorbeeld materiaalafmetingen toe te voegen of serienummers aan items toe te voegen.

Nadat je jouw bijgewerkte .XLSX-bestand hebt geüpload, zal Rentman de bestaande items in je database bijwerken met de nieuwe waarden.

Rentman heeft overeenkomende kolommen nodig bij het bijwerken van items. De overeenkomende kolommen die je kiest, zijn uniek en bepalen welke items moeten worden bijgewerkt als er dubbele waarden in je bestand worden gevonden.

Stap 1: Exporteer je huidige database

Door je huidige database te exporteren als een .XLSX-bestand (Excel, Google Sheets) werk je de informatie van je items veel gemakkelijker bij. Het zorgt er ook voor dat je later de juiste kolommen kunt selecteren.

• Zorg dat je van tevoren weet welke details van je items je wilt bijwerken. Als je de prijs bijwerkt, zorg er dan voor dat je de prijskolom in je exportbestand opneemt.
• Denk na over de match kolommen die Rentman later nodig heeft. Zorg dat je deze kolommen ook in je exportbestand opneemt.

Stap 2: Werk de informatie van je items bij

1. Open het geëxporteerde bestand met een spreadsheetprogramma, zoals Excel of Google Sheets.
2. Voer de wijzigingen door.
3. Bewaar je bestand als .XLSX.

Stap 3: Importeer je bijgewerkte bestand

1. Klik in de betreffende module van Rentman rechtsboven op de Meer acties more_vert knop en kies 'Importeren'.
2. Kies het importtype "Bestaande items bijwerken met nieuwe gegevens".
3. Klik op "Volgende stap".
4. Upload je bijgewerkte bestand en klik op "Volgende stap".
5. Zorg dat de titels van je kolommen overeenkomen met de titels in Rentman. Dit is nodig omdat jouw eigen kolommen mogelijk een (iets) andere naam hebben.
6. Klik op "Volgende stap".
7. Kies jouw Match kolommen (zie volgende paragraaf).
8. Klik op "Volgende stap".
9. Controleer de gegevens en klik op Importeren.

Kies jouw match kolommen

Om te bepalen welke items al in jouw database staan ​​en moeten worden bijgewerkt, gebruiken we Match kolommen. Wanneer Rentman een item in je database vindt en een rij in je .XLSX-bestand met dezelfde waarden in de geselecteerde overeenkomende kolommen, wordt het item als duplicaat aangemerkt. De waarden die verschillen en niet in de overeenkomende kolommen voorkomen, worden vervolgens bijgewerkt. We raden aan om de ID-kolom als overeenkomende kolom te gebruiken, omdat deze van nature uniek is. 

Mogelijke problemen en oplossingen

Als je problemen ondervindt bij het bijwerken van je database, is er mogelijk iets mis met de manier waarop je jouw bestand of database hebt ingesteld. De meest voorkomende fout in dit geval is het hebben van dubbele elementen in de uniek overeenkomende kolommen: als de kolommen die je selecteert als Match kolom dubbele elementen bevatten (bijvoorbeeld twee items met dezelfde naam of dezelfde code), kan dit een foutmelding opleveren en een dubbel item detecteren.

Om te controleren of er dubbele elementen in je database voorkomen, kun je de kolommen die je als match wilt gebruiken groeperen. Zoek vervolgens welke items in (2) zijn gegroepeerd en corrigeer dit. Als ze uniek zijn, moet het getal voor elke groep altijd (1) zijn.

Als dit niet de oorzaak van de fout is, controleer dan deze lijst met mogelijke fouten.