Het kan gebeuren dat er fouten optreden bij het importeren van materiaal (geheel of gedeeltelijk). Wanneer dit gebeurt, bekijk dan de importresultaten om te achterhalen wat er misgaat. Bijvoorbeeld:
- Welke items / exemplaren zijn mislukt
- Waarom zijn deze items / exemplaren mislukt?
- Welke items / exemplaren zijn succesvol geïmporteerd.
Onderaan het importresultaat vind je een bestand om te downloaden met daarin alle items die zijn mislukt en met welke reden. Hierdoor heb je direct inzicht in de oorzaak van de storing.
- Dubbele serienummers of QR-codes - Het is niet mogelijk om hetzelfde serienummer of QR-code voor meerdere items te gebruiken. Wanneer je een item importeert met serienummer of QR-code X, maar X staat al in je database, dan kan het item niet geïmporteerd worden.
- QR-codes met meer dan 25 tekens - QR-codes hebben in Rentman een maximum aantal van 25 tekens, inclusief spaties. Bevat jouw QR-code meer tekens, dan wordt deze afgekort tot 25. Wat kan resulteren in dubbele QR-codes.
- Te veel data - Het kan lang duren om grote bestanden te verwerken, waardoor sommige informatie niet geïmporteerd wordt. Wanneer dit gebeurt, verwijder dan het laatst geïmporteerde bestand, deel je materiaallijst op in meerdere kleine bestanden en importeer deze apart van elkaar.
- Foutieve opmaak - Alle informatie moet als tekst ingevoerd worden, zonder bewerkingen zoals dik- of schuingedrukt, achtergrondkleuren etc.)
- Meerdere tabbladen - Als jouw .xslx-bestand uit meerdere tabbladen bestaat, kan het niet geïmporteerd worden in Rentman.
Exemplaren en materiaalgegevens beheren
Maak je gebruik van exemplaren, maak dan kolommen aan in je materiaallijst met informatie over het unieke item met serienummer. Deze kolommen zijn waardevol, omdat ieder uniek item van hetzelfde type materiaal een andere aankoopdatum of interne referentie kan hebben.
Belangrijk: meerdere exemplaren worden altijd gekoppeld aan hetzelfde item.
Let op: De waarden in de kolom "Serienummer (exemplaar)" worden getoond in de software ter identificatie van ieder exemplaar. Voer in deze kolom de naam of code toe waarmee je verwijst naar het exemplaar.
Extra invoervelden importeren
- Voeg extra invoervelden toe in de Configuratiemodule.
- Maak een kolom aan in je .xlsx-bestand voor dit extra invoerveld.
- Wanneer je het bestand importeert, koppel de nieuwe kolom dan aan het extra invoerveld (je vindt deze in de sectie 'Extra' in de kolommen).
Materiaal in je database updaten
Heb je jouw materiaallijst al geïmporteerd en wil je in bulk wijzigingen aanbrengen? Dan kun je de items in je database updaten.
Expert-tips voor het opstellen van een materiaallijst
Het bestand dat je imporeert in Rentman moet een .xlsx-bestand (Microsoft Excel, Google Sheets) of .csv-bestand zijn.
Zo bereid je jouw bestand voor:
- Gebruik herkenbare titels in de eerste rij van je bestand.
- Je kan geen items toevoegen aan virtuele of fysieke combinaties in je bestand. Je voert een item apart in (als rij) en voegt ze toe aan een virtuele/fysieke combinatie in Rentman.
- Importeer maximaal 64 kolommen in een keer.
- Neem belangrijke informatie op, zoals Naam, Aantal, Verhuurprijs, Map.
- De mappenstructuur van een item wordt gespecificeerd in de kolom "Map". Dat ziet er zo uit: audio/microfoons/draadloos
- Zorg dat het bestand 1 tabblad heeft.
- Zorg dat QR-codes uniek zijn en uit maximaal 25 tekens bestaan.
- Zorg ervoor dat er geen lege rijen staan in je .xlsx-bestand.
- Plaats geen afbeeldingen in je .xlsx-bestand. Afbeeldingen voeg je later toe in de software.
- Voer alle informatie in als tekst zonder opmaak (dik-/schuingedrukt, kleur, etc).