Rentman gebruikt items en exemplaren. Een item is een specifiek type materiaal, welke uit meerdere exemplaren kan bestaan.
Voorbeeld: Eén van je items is een Martin Atomic 3000 DMX stroboscoop. Wanneer je vijf van deze stroboscopen hebt, heb je vijf unieke exemplaren.
Exemplaren zijn optioneel; je hoeft ze niet te gebruiken. Je kan ook items hebben zonder exemplaren, zoals goedkope items zoals kabels. Voor dit soort items is het minder belangrijk om de locatie en status ervan te volgen.
Met exemplaren kan je de locatie van status van een specifiek (en uniek) exemplaar volgen. Je kan ook QR codes en barcodes opzetten om daarmee je items en exemplaren te kunnen scannen.
In dit artikel leggen we uit hoe je een enkel exemplaar, of meerdere exemplaren tegelijkertijd toevoegt. Exemplaren kunnen worden toegevoegd aan een item of (flight)case, maar niet aan een set.
Voeg je exemplaren toe
Je kan exemplaren toevoegen aan een item of een case.
Je kan geen exemplaren toevoegen aan een set, omdat de inhoud van een set flexibel is en je daarom niet een specifiek exemplaar kan 'vastbinden' en volgen in een set.
- Ga naar de Materialen module.
- Voeg een nieuw item of case toe met de knop + Materiaal toevoegen, of dubbelklik een bestaande item/case om deze te bewerken.
- Ga naar het exemplaren tabblad , en kies + Voeg toe.
- Vul het serienummer van je exemplaar in, en eventueel de andere beschikbare opties.
Zie hieronder een overzicht van andere beschikbare opties.
- Ga naar de Materialen module.
- Voeg een nieuw item of case toe met de knop + Materiaal toevoegen, of dubbelklik een bestaande item/case om deze te bewerken.
- Klik
rechtsbovenin, en kies meerdere toevoegen. - Vul het eerste en laatste serienummer van je exemplaren in.
Nummers 1 t/m 5 zullen vijf unieke exemplaren (en serienummers) genereren, en nummers 331 t/m 340 zullen tien unieke exemplaren (en serienummers) genereren. - Je kan ook een prefix instellen. Dit is een combinatie van nummers en/of letters dat vóór de serienummers geplaatst wordt, waardoor je gemakkelijk kan zien aan welk item deze exemplaren toebehoren.
Zie hieronder een overzicht van andere beschikbare opties.
Overige opties
- Interne referentie
- Om intern naar dit exemplaar te kunnen verwijzen. Deze referentie is ook zichtbaar in Rentman wanneer je een exemplaar ter reparatie opgeeft in de Werkplaats module, bijvoorbeeld.
- Aanschafdatum
- Aanschafprijs
- Afschrijving per maand
- Opmerking
- Boekwaarde automatisch berekenen
- Als je hiervoor kiest, kan je de Afschrijving per maand invullen. Deze informatie is nodig om Rentman automatisch de boekwaarde te laten berekenen. De boekwaarde wordt als volgt berekend:
Boekwaarde = Aanschafprijs - (Afschrijving per maand * Maanden verstreken sinds aanschafdatum)
- Als je hiervoor kiest, kan je de Afschrijving per maand invullen. Deze informatie is nodig om Rentman automatisch de boekwaarde te laten berekenen. De boekwaarde wordt als volgt berekend:
- Actief
- Als je 'Nee' selecteert, zal het serienummer inactief worden. Het wordt onbeschikbaar en kan niet gepland worden op projecten. Dit gebeurt ook als je een serienummer als kwijtgeraakt markeert in de build Werkplaats module
Geschiedenis van exemplaren bekijken
Wanneer je materiaal boekt, houdt Rentman een overzicht bij van alle projecten waarop je exemplaren gepland zijn geweest. Dit is handig om na te gaan waar een item verloren is gegaan, of wanneer hij defect is geraakt.
Exemplaren voor cases
Niet alleen items kunnen een exemplaren hebben, maar je kan ook exemplaren aan een case toevoegen. Volg deze stappen om een exemplaar aan een case toe te kennen: Voeg je exemplaren toe.
Laten we zeggen dat je een "DJ Booth case" hebt. Na alle stappen te hebben doorlopen, heb je een exemplaar voor een specifieke case toegevoegd. Als je 5 cases in je voorraad hebt, kan je nog 4 extra exemplaren toevoegen (voor elke case één) om de verschillende "DJ Booth cases" te onderscheiden.
Inhoud toevoegen voor exemplaren in cases.
Doordat je bovenstaande stappen hebt gevolgd, kan je nu specifieke inhoud toe voegen voor elk specifiek exemplaar. Dit kan handig zijn om bijvoorbeeld een "primaire case" te maken. Laten we de "DJ Booth case" nogmaals als voorbeeld gebruiken. Je kan deze case vullen met de beste items, om ervoor te zorgen dat een belangrijke klant de beste ervaring heeft die hij kan krijgen.
- Ga naar het Exemplaren tabblad van de case.
- Selecteer een case, klik op de Meer opties more_vert knop en selecteer "Exemplaren toekennen".
- Selecteer voor ieder item het gewenste serienummer.
- Bevestigen