Elke Rentman proefversie begint met voorbeeldmedewerkers in de database. Je kan je eigen medewerkers toevoegen aan de database door het importeren van een medewerkersbestand. In dit artikel leggen we de stappen uit om je medewerkersbestand in Rentman te krijgen.

Je kan ook één (of een klein aantal) medewerkers toevoegen in de Medewerkers module, in plaats van een bestand te importeren.

Available for: Lite Classic Pro

-

Voordat je begint

Dit is wat je moet hebben voordat je je medewerkersbestand importeert:

  • Een Excel of .csv bestand met informatie van je medewerkers. Als je deze nog niet hebt, kan je onze template gebruiken om er één te maken. Hier wordt momenteel aan gewerkt, en is binnenkort beschikbaar op deze pagina.
  • Een logische mappenstructuur in de Medewerkersmodule, zodat je geordend kan werken en je medewerkers sneller kan vinden. Klik op de link om je mappen van tevoren aan te maken, of laat Rentman automatisch de mappen aanmaken die je in je medewerkersbestand kiest. Deze moeten in de Map kolom worden gekozen (lees de volgende sectie).

Bereid je medewerkersbestand voor

Veel Rentman gebruikers houden al een bestand met hun medewerkers bij. Het bestand dat je importeert in Rentman moet een .xlsx (Microsoft Excel, Google Sheets) of .csv bestand zijn.

  • We raden aan om duidelijke kolomtitels in de eerste rij van je bestand te zetten.
  • Sommige kolommen in je bestand zijn noodzakelijk, en andere zijn optioneel.
  • Het mappenpad van een medewerker moet worden geschreven in de Map kolom, zoals:
    freelancers/lighttechnicus of kantoor/planners

Importeer je medewerkersbestand

  1. Ga naar de group Medewerkersmodule. 
  2. Klik op de "Meer acties" knop more_vert in de rechter hoek, en klik op importeren.
  3. Kies welke soort import je wilt gaan doen: 
    Importeer alle rijen als nieuw item: 
    Rentman maakt van elke regel een nieuwe medewerker. 
    Bestaande items bijwerken met nieuwe gegevens:
     Rentman update regels.
    Nieuwe items toevoegen en bestaande overslaan: 
    Rentman importeert geen medewerkers die al terug komen in je database.
  4. Sleep je bestand, of klik op mceclip2.png om je bestand te uploaden. 
  5. Geef aan of je bestand een koptekst heeft. Wanneer je "Ja" selecteert, dan wordt de eerste regel van je bestand niet geïmporteerd.
  6. Per kolom probeert Rentman de koppen met elkaar te matchen. Controleer of dit goed is gebeurt en pas aan waar dit nodig is.
  7. Klik op "Volgende stap" wanneer alle kolommen overeen komen met hun kop.
  8. Selecteer een hoof map voor het importeren. De hoofdmap is de bovenste map en bevat de mappenstructuur die je gemaakt hebt. Nieuwe medewerkers worden in deze map geplaatst. Wanneer je de mappen in je importbestand gedefinieerd hebt, dan zullen de medewerkers in deze mappen geplaatst worden.
  9. Optioneel wanneer je hebt gekozen voor: Nieuwe items toevoegen en bestaande overslaan. Wanneer je deze optie gekozen hebt, dan moet je aangeven welke kolommen uit je importbestand, ge-matched kunnen worden met de medewerkers in je database. Let op: deze kolommen mogen geen dubbele waardes bevatten in het importbestand. Deze kolommen worden namelijk gebruikt om de medewerkers welke overgeslagen moeten worden, te identificeren.
  10. Kies "Volgende stap".
  11. Controleer de gegevens in de "Preview". 
  12. Kies Importeren. 

Inzicht in je import resultaten

Het kan voorkomen dat het importeren mislukt (gedeeltelijk of in zijn geheel). Wanneer dit gebeurt kun je in de import resultaten een aantal zaken terug vinden, zoals:

  • Welke items/serienummers zijn mislukt.
  • Waarom is het item/serienummer mislukt. 
  • Welke items/serienummers zijn succesvol geïmporteerd.

Onder in de import resultaten, kun je een bestand downloaden welke de mislukte items bevat samen met de reden waarom deze mislukt is. Hiermee krijg je direct inzicht waar het per item mis gaat.

Welke informatie kan ik importeren?

Algemeen
Omschrijving, Email, Voornaam, Map, Achternaam, Tussenvoegsel, telefoon

Details
Inzetbaarheid, Weergeven in planner, Rijbewijs, Contact in noodgevallen, ontvang emails

Login informatie
Gebruikersnaam
Je kunt geen wachtwoorden en tarieven importeren.

Administratief
Rekeningnummer, Geboortedatum, KvK-nummer, Bedrijfsnaam, Contractdatum, Uren in contract, Paspoortnummer, Btw-nummer

Adresgegevens
Adres, Woonplaats, Land, Extra adresregel, Huisnummer, Postcode, Staat/Provincie

Veelgestelde vragen

Kan ik medewerkerstarieven en wachtwoorden importeren?
Nee, dat is helaas niet mogelijk.

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Opmerkingen

0 opmerkingen

U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.