Een proefperiode van Rentman bevat een voorbeelddatabase met contacten. Je kan je eigen contacten snel toevoegen door het importeren van een bestand of je kan contacten één voor één toevoegen in de contactmodule.
Dit artikel leidt je door de stappen voor het importeren van je contactlijst in Rentman.
-
Dit heb je nodig voordat je jouw contacten kan importeren in Rentman:
Een .xlsx (Microsoft Excel, Google Sheets) of .csv-bestand met de gegevens van je contactpersonen. Download de template via het importvenster in Rentman om een bestand te maken als je die nog niet hebt.
- Gebruik duidelijke headers (titels) in de eerste rij van je bestand.
- Importeer maximaal 64 kolommen in één keer.
- Vermeld in ieder geval de meest belangrijke details zoals Naam, Achternaam, Map etc.
- De mappenstructuur in de Mapkolom dient gespecificeerd te worden op deze manier: Freelancers/geluidstechnicus.
- Het bestand mag niet uit meerdere tabbladen bestaan.
- Zorg dat je .xlsx-bestand geen lege rijen bevat.
- Voeg geen afbeeldingen toe aan je .xlsx-bestand. Dit doe je later in de software.
- Voer alle informatie in als tekst zonder opmaak (dikgedrukt, schuingedrukt, kleur etc.)
- Maak een logische mappenstructuur aan in de contact_phone Contactenmodule. Met een goede organisatie kun je jouw contacten sneller vinden.
Contactpersonen importeren
Bevat jouw contact meerdere contactpersonen, maak dan kolommen aan in je bestand met informatie over deze unieke contactpersonen. Dit is handig omdat unieke contactpersonen een eigen telefoonnummer, e-mailadres en andere informatie hebben. In jouw bestand kunnen de kolommen met contactgegevens er als volgt uit zien:
Meerdere contactpersonen voor hetzelfde contact aanmaken
Alle contactpersonen die bij jouw contact horen, kunnen allemaal tegelijk geïmporteerd worden. Hiervoor is het belangrijk dat iedere contactpersoon een rij in jouw importbestand heeft. Elke rij bevat dan informatie van zowel het contact als de contactpersoon, zoals in onderstaand voorbeeld in het geel te zien is.
Je contactenlijst importeren
- Ga naar de contact_phone Contactenmodule.
-
Klik op Meer opties more_vert en kies Importeren.
-
Selecteer het type import:
Importeer alle rijen als nieuw item Rentman maakt een nieuwe contact voor iedere rij. Nieuwe items toevoegen en bestaande items bijwerken met nieuwe gegevens Lees ons artikel over het updaten van gegevens als je de informatie van bestaande contacten bij wil werken. Nieuwe items toevoegen en bestaande overslaan Rentman importeert contacten die al in je database staan niet. - Geef aan of je contactpersonen verbonden aan het contact ook wil importeren.
-
Upload een contactenlijst volgens de gestelde "voorwaarden".
Heb je nog geen bestand met alle contactgegevens, download dan het template door te klikken op "Download hier een leeg voorbeeldbestand" te klikken. Je vindt deze boven de uploadknop. -
Geef aan of je bestand een header (kolomtitels) bevat. Selecteer je 'Ja' dan wordt de eerste rij van je bestand niet geïmporteerd.
-
Voor elke kolom matcht het systeem de headernamen met de kolomnamen in Rentman. Controleer of alle matches goed zijn gemaakt en pas waar nodig aan.
Heb je bij stap 4 'Ja' geselecteerd bij het importeren van contactpersonen dan probeert het systeem de kolommen in jouw bestand te matchen met de kolommen 'Contact' of 'Contactpersoon'. Controleer of alle kolommatches correct zijn gemaakt en pas waar nodig aan.
- Klik op "Volgende stap" als alle kolommen correct gematched zijn.
-
Selecteer de hoofdmap in je mappenstructuur. De hoofdmap is de bovenste map waarin aich de mappenstructuur zich bevindt. Als je in je importbestand mappen hebt gedefinieerd, worden deze items onder de gekozen hoofdmap geplaatst.
Let op: Heeft jouw contactenbestand geen 'Map'-kolom dan worden alle contacten in dezelfde hoofdmap geplaatst. Dit betekent dat je contacten niet georganiseerd zijn en dat het daardoor lastig kan zijn om contacten te vinden. We raden aan een eigen mappenstructuur aan te maken en het juiste pad aan te geven in de 'Map'-kolom van je bestand. -
Optioneel: Heb je gekozen voor "Nieuwe items toevoegen en bestaande overslaan" of "Nieuwe items toevoegen en bestaande items bijwerken met nieuwe gegevens" in stap 3, selecteer dan kolommen matchen zodat het systeem weet welke invoer geüpdatet moet worden. Bijvoorbeeld: je werkt de contactpersonen van alle contacten bij, selecteer dan 'Naam' als matchkolom. Deze is namelijk uniek voor elk contact dat wordt bijgewerkt, maar niet voor het contact zelf. De matchkolom mag nooit de kolom zijn die je wil bijwerken.
Let op: Deze kolommen mogen geen dubbele waarden bevatten in het importbestand, omdat ze tijdens het importeren worden gebruikt om aan te geven welk onderdeel moet worden overgeslagen. -
Klik op "Volgende stap" en controleer de preview van je gegevens nog een laatste keer.
Let op: Alleen de eerste 10 rijen worden getoond in de preview.
-
Klik op Importeren
-
Nadat het importeren is voltooid, verschijnt er een pop-up met de resultaten. Zijn je gegevens succesvol geïmporteerd, sluit dan het venster of kies voor 'Geïmporteerde contacten bekijken'. Mocht het importeren (gedeeltelijk) zijn mislukt, lees dan het onderdeel Inzicht in je importresultaat hieronder.
Inzicht in je importresultaat
Soms komt het voor dat de import (gedeeltelijk of geheel) mislukt. Als dit gebeurt, vind je al je antwoorden in het importresultaat, zoals:
- Welke rijen (contacten) mislukt zijn
- Waarom deze rijen (contacten) mislukt zijn
- Welke rijen (contacten) succesvol geïmporteerd zijn
Aan paar reden waardoor het importeren kan mislukken:
- Te veel data - Het kan te lang duren voordat grote bestanden zijn verwerkt en sommige gegevens worden daardoor mogelijk niet geïmporteerd. Als dit gebeurt, verwijder dan de laatste import, splits uw lijst op in kleinere bestanden en importeer ze afzonderlijk.
- Verkeerde opmaak - Alle informatie in het bestand moet als tekst worden ingevoerd, zonder markeringen (vet, cursief, achtergrondkleuren, enz.).
- Meerdere tabbladen - Wanneer jouw .xslx-bestand meerdere tabbladen bevat, kan het niet geïmporteerd worden in Rentman.
Import verwijderen
Wanneer een import gedeeltelijk mislukt, is de beste keuze om de informatie te verwijderen en helemaal opnieuw te beginnen. Elke keer dat je contacten importeert, maakt Rentman een tag aan met "import-datum-uur". Selecteer eenvoudig de tag van je laatste update en verwijder deze items.
Contacten updaten
Heb je jouw contactenlijst al geïmporteerd, maar wil je enkele bulkwijzigingen aanbrengen, werk dan de items in je database bij.
Extra invoervelden importeren
- Stel extra invoervelden in de settings Configuratiemodule in.
- Voeg een kolom aan je .xlsx bestand toe met deze extra invoervelden.
- Wanneer u het bestand importeert, Koppel de nieuwe kolom aan het extra invoerveld wanneer je het bestand importeert (dit vind je in het gedeelte 'Extra' van de kolommen).