Contacten instellen en bewerken

Je kunt je contacten toevoegen of bewerken in de contact_phone Contacten module. Er zijn twee soorten contacten die je kan toevoegen: een privé- persoon of een bedrijf. Je kunt ook een contactpersoon aan een contact toevoegen. Dit zijn mensen die verbonden zijn met je contactpersoon. Bijvoorbeeld een specifieke persoon die de factuur moet ontvangen of andere mensen in hetzelfde bedrijf waarmee je ook moet communiceren. Je kunt ze toevoegen op het tabblad Contactpersonen van het contactpersoon.

In dit artikel leggen we uit hoe je contacten en contactpersonen toevoegt of bewerkt. Bovendien leggen we alle tabbladen uit in de contact_phone Contacten module.

Als je snel al je contacten in één keer wilt toevoegen, is het importeren van je contactenlijst een betere optie.

Beschikbaar voor: Lite Klassiek Pro

Voeg een contact toe

  1. Ga naar de contact_phone Contacten module en kies + Contact toevoegen.
  2. Kies "Bedrijf" of "Particulier" in het veld Type.
  3. Vul de informatie in op het tabblad Gegevens , Contactpersonen tabblad en Betaling tabblad. Alle opties worden verderop in dit artikel behandeld.

Bewerk een contact

  1. Dubbelklik in de contact_phone Contacten module op een bestaand contact om deze te bewerken.

Voeg een contactpersoon toe

Contactpersonen zijn andere mensen die bij je contact zijn aangesloten en die hun eigen unieke contactgegevens kunnen hebben.

Bijvoorbeeld: Een specifieke persoon (anders dan je belangrijkste contactpersoon) die de factuur moet ontvangen, of andere mensen in hetzelfde bedrijf waarmee je ook moet communiceren.

  1. Ga bij het toevoegen of bewerken van een contact naar het tabblad Contactpersonen.
  2. Kies + Contactpersoon toevoegen.
  3. Vul de gegevens van je contactpersoon in en  Bevestig  je wijzigingen.
  4. (optioneel) Klik op bookmark Maak standaard om dit je 'Standaard contactpersoon' en/of 'Administratief contactpersoon' te maken.

Standaard en Administratief contactpersoon

Een standaard contactpersoon is een contactpersoon die automatisch toegevoegd wordt aan een project of inhuur als je dit bedrijf kiest.

Als een administratief contactpersoon is toegekend, zal dit persoon/adres automatisch geselecteerd worden als ontvanger bij het versturen van een factuur (bijvoorbeeld finance@voorbeeldbedrijf.nl). Als dit niet geselecteerd is, zal het standaard contactpersoon gebruikt worden.

Tabblad Gegevens

  • Type - Kies "Particulier" of "Bedrijf".
  • Map - Kies de map waarin dit contact moet worden opgeslagen.
    Als je een nieuwe map wilt maken, lees dan ons artikel over je mappenstructuur maken.
  • Database nummer - Het unieke database nummer van je contactpersoon is voor jouw interne referentie en eigen boekhouding. Het nummer is gekoppeld aan je documenten. Als je dit veld leeg laat, genereert Rentman automatisch een databasenummer.

Bezoek-, post- en factuuradres

Als het contactpersoon een groot bedrijf is, kan deze verschillende adressen hebben voor hun locatie, kantoren en boekhoudafdeling. Je kunt drie verschillende adressen aan het contact toevoegen: het bezoek-, post- en factuuradres 

  • Het bezoekadres wordt door Rentman gebruikt om de afstand en reistijd te berekenen vanaf je locatie. In deze sectie heb je de Afstand en reistijd velden.
    Vegeet niet te klikken op refresh om de afstand en reistijd te berekenen. Als je dit niet doet, wordt hiermee geen rekening gehouden wanneer je een contactpersoon toevoegt aan een project.
  • Het postadres wordt standaard weergegeven in je offertes en contracten. Je kunt dit altijd wijzigen door je document template te bewerken.
  • Het factuuradres wordt standaard weergegeven op je facturen. Je kunt dit altijd wijzigen door je document template te bewerken.

Details

  • Waarschuwing - Dit waarschuwingsbericht wordt weergegeven wanneer dit contact is geselecteerd in een project.
  • - Het onderwerp van de automatische project notitie (zie hieronder).
  • Automatische projectnotitie  -Deze opmerking wordt automatisch toegevoegd aan projecten wanneer dit contact wordt geselecteerd als klant of locatie.

Betalingsinformatie

  • Factuurmoment - Kies het factuurmoment voor deze contactpersoon. Je kunt je eigen factuurmomenten aanmaken in de settings Configuratie module> Financieel > Factuurmomenten.
    Opmerking: Het kiezen van een factuurmoment voor een contactpersoon heeft voorrang op het factuurmoment van het project, als het contactpersoon is geselecteerd als klant.
  • Betalingstermijn - Kies het betalingstermijn voor dit contact. Je kunt je eigen betalingsvoorwaarden aanmaken in de settings Configuratie module> Financieel > Betalingsvoorwaarden.
    Opmerking: Het kiezen van een betalingstermijn voor een contactpersoon heeft voorrang op de betalingstermijn van het project, als het contactpersoon is geselecteerd als klant.
  • BTW-regeling - Kies de BTW-regeling voor dit contactpersoon. Lees ons artikel over belasting (BTW) voor meer informatie.
    Opmerking: Het kiezen van een btw-regeling voor een contactpersoon heeft voorrang op de btw-regeling van het project, als het contactpersoon is geselecteerd als klant.
  • Contactspecifiek verzekeringspercentage - Als je "Ja" selecteert, kan je het verzekeringspercentage voor dit contact invullen.

Kortingsgroepen

Kies het kortingspercentage voor je huur- en verkoopmateriaal. Je kan je eigen kortingsgroepen aanmaken in de settings Configuratie module.

Groepeer je contacten

Je kunt tags gebruiken om een specifiek label aan een contactpersoon te geven. Om een aantal contacten te groeperen, wijs je ze gewoon dezelfde tag toe. Het is niet mogelijk om je contacten te groeperen door gebruik te maken van de mappenstructuur, omdat het alleen is ontworpen om je contacten op te slaan in de Rentman database.

Als een contact zowel klant als leverancier is, geef hem dan een tag genaamd klant en een tag genaamd leverancier.

Bulkbewerking

Door alle gewenste contacten te selecteren in de contact_phone Contacten module kan je hun eigenschappen in één keer bewerken. Dit kan veel tijd besparen als je dezelfde waarde(n) voor een groep contacten wilt wijzigen.

Je kunt je contacten ook in bulk bewerken door de contacten opnieuw te exporteren, bij te werken en te importeren.

  1. Ga naar de contact_phone Contacten module
  2. Selecteer blauw_vinkje.png de gewenste contacten.
  3. Klik op edit Bewerken. 
  4. Selecteer de velden die je wilt bewerken van de verschillende secties en wijzig de waarden.

Veel Gestelde Vragen

Kan ik een contactpersoon naar een ander contact verplaatsen? (bijvoorbeeld iemand die voor twee verschillende bedrijven werkt)
Nee, dit is niet mogelijk. In plaats daarvan kan je aan beide contacten dezelfde contactpersoon toevoegen.
Hoe voeg ik een contactpersoon (locatie) toe met meerdere podia, ruimtes of kamers en hun eigen unieke contactpersonen?
Momenteel is het niet mogelijk om een contact te maken met subcategorieën voor meerdere podia, ruimtes of kamers. Je kan eenvoudig een nieuwe contactpersoon maken en daar de informatie en contactpersonen toevoegen. Bijvoorbeeld een contactpersoon met de naam Tivoli Utrecht (Stage A) en een contactpersoon met de naam Tivoli Utrecht (Stage B).
Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Opmerkingen

0 opmerkingen

U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.