In de contact_phone Contacten module kun je contacten toevoegen en bewerken. Er zijn twee soorten contacten die toegevoegd kunnen worden: een particulier of een bedrijf. Aan ieder contact kan een contactpersoon toegevoegd worden. Dit zijn mensen die verbonden zijn aan je contact. Bijvoorbeeld een specifieke persoon die de factuur moet ontvangen. Je voegt ze toe op het tabblad Contactpersonen van het contact.

In dit artikel lees je hoe je contacten en contactpersonen toevoegt of bewerkt. Daarnaast vind je informatie over alle tabbladen in de contact_phone Contacten module.

Wil je snel al je contacten in één keer toevoegen? Dan is het importeren van je contactenlijst een goede optie.

.

Een contact toevoegen

1. Ga naar de contact_phone Contacten module en kies voor + Contact toevoegen.
2. Type de naam van het bedrijf in dit veld    of in dit veld .
3. Selecteer het bedrijf en klik op .
4. Opslaan.

Bekijk de video:

Of voeg de gegevens handmatig toe: 

• Ga naar de contact_phone Contacten module en kies + Contact toevoegen.
• Kies "Bedrijf" of "Particulier" in het veld Type.
• Vul de informatie in op de tabbladen Gegevens, Contactpersonen en Betaling. Meer informatie over deze tabbladen vind je verderop in dit artikel.

Een contact bewerken

1. Dubbelklik in de contact_phone Contacten module op een bestaand contact om deze te bewerken.

Een contactpersoon toevoegen

Contactpersonen zijn personen die bij je contact zijn betrokken en die hun eigen unieke contactgegevens kunnen hebben.

Bijvoorbeeld: Een specifieke persoon (anders dan je belangrijkste contactpersoon) waar je de factuur naar verstuurd.

1. Ga naar het tabblad Contactpersonen om een contactpersoon toe te voegen of bewerken.
2. Kies + Contactpersoon toevoegen.
3. Vul de gegevens van je contactpersoon in en  Bevestig  .
4. (optioneel) Klik op bookmark Maak standaard om dit je 'Standaard contactpersoon' en/of 'Administratief contactpersoon' te maken. Een standaard contactpersoon is een contactpersoon die automatisch toegevoegd wordt aan een project of inhuur als je dit bedrijf kiest.

Administratief contactpersoon

Wijs je iemand als administratief contactpersoon aan, dan wordt deze persoon/adres automatisch geselecteerd als ontvanger bij het versturen van een factuur (bijvoorbeeld finance@voorbeeldbedrijf.nl). Als dit niet geselecteerd is, wordt de standaard contactpersoon gebruikt.

Tabblad Gegevens

• Type - Kies uit "Particulier" of "Bedrijf".
• Map - Kies de map waarin dit contact moet worden opgeslagen.
  Als je een nieuwe map wilt maken, lees dan ons artikel over het maken van een mappenstructuur. 
• Database nummer - Het unieke database nummer van je contactpersoon is voor jouw interne referentie en eigen boekhouding. Dit nummer is gekoppeld aan je documenten. Laat je dit veld leeg dan genereert Rentman automatisch een databasenummer.

Bezoek-, post- en factuuradres

Als het contact een groot bedrijf is, kan deze verschillende adressen bevatten voor bijvoorbeeld locatie, kantoren en boekhoudafdeling. Je kan drie verschillende soorten adressen aan het contact toevoegen: het bezoek-, post- en factuuradres 

• Het bezoekadres wordt door Rentman gebruikt om de afstand en reistijd te berekenen vanaf je locatie. In deze sectie vind je de Afstand en reistijd velden.
  Klik op refresh om de afstand en reistijd te berekenen. Doe je dit niet dan wordt er geen rekening mee gehouden wanneer je een contactpersoon toevoegt aan een project.
  
• Het postadres wordt standaard weergegeven in je offertes en contracten. Je kunt dit altijd wijzigen door je document template te bewerken.
• Het factuuradres wordt standaard weergegeven op je facturen. Je kunt dit altijd wijzigen door je document template te bewerken.

Details

• Waarschuwing - Een waarschuwingsbericht wordt weergegeven wanneer dit contact is geselecteerd in een project.
• Onderwerp automatische projectnotitie - Het onderwerp van de automatische project notitie (zie hieronder).
• Automatische projectnotitie  - Deze opmerking wordt automatisch toegevoegd aan projecten wanneer dit contact wordt geselecteerd als klant of locatie.

Betalingsinformatie

• Factuurmoment - Kies het factuurmoment voor dit specifieke contact. Je kan factuurmomenten aanmaken in de settings Configuratie module> Financieel > Factuurmomenten.
  Let op: Het factuurmoment ingesteld bij de contactpersoon heeft voorrang op het factuurmoment van het project wanneer het contact geselecteerd is als klant.
• Betalingstermijn - Kies de betalingstermijn voor dit contact. Je kan betalingsvoorwaarden aanmaken in de settings Configuratie module> Financieel > Betalingsvoorwaarden.
  Let op: De betalingstermijn ingesteld bij het contact heeft voorrang op de betalingstermijn van het project wanneer het contact geselecteerd is als klant.
• BTW-regeling - Kies de gewenste BTW-regeling voor dit contact. Lees ons artikel over belasting (BTW) voor meer informatie.
  Let op: De btw-regeling ingesteld bij het contact heeft voorrang op de btw-regeling van het project wanneer het contact geselecteerd is als klant.
• Specifiek verzekeringspercentage - Als je "Ja" selecteert, kan je het verzekeringspercentage voor dit contact invullen.

Kortingsgroepen

Kies het kortingspercentage voor je verhuur- en verkoopmateriaal. Je kan je eigen kortingsgroepen aanmaken in de settings Configuratie module.

Contacten groeperen

Gebruik tags om een specifiek label aan een contact te geven. Om een aantal contacten te groeperen, wijs je ze gewoon dezelfde tag toe. Het is niet mogelijk om je contacten te groeperen door gebruik te maken van de mappenstructuur, omdat dit alleen is ontworpen om je contacten op te slaan in de Rentman database.

Als een contact zowel klant als leverancier is, geef hem dan een tag genaamd klant en een tag genaamd leverancier.

Bulkbewerking

Door alle gewenste contacten te selecteren in de contact_phone Contacten module kan je de eigenschappen in één keer bewerken. Dit kan veel tijd besparen als je dezelfde waarde(n) voor een groep contacten wilt wijzigen.

Je kan contacten ook in bulk bewerken door de contacten te exporteren, te bewerken en weer te importeren.

1. Ga naar de contact_phone Contacten module
2. Selecteer  de gewenste contacten.
3. Klik op edit Bewerken. 
4. Selecteer de velden die je wilt bewerken van de verschillende secties en wijzig de waarden.

Veelgestelde vragen