Je kan een document template die je gemaakt of gedupliceerd hebt bewerken. Je kan dit doen door blokken, modules en variabelen toe te voegen. Zodra je deze in het template hebt gesleept kan je beginnen met bewerken hiervan om te bepalen wat wel en wat niet getoond moet worden. 

Om je document template aan te passen:

  1. Ga naar settings Configuratie moduleKlantcommunicatie > Document templates.
  2. Selecteer een template.
  3. Klik op the file_copy Dupliceren bovenin het scherm. 

Ben je klaar met de basisinstellingen van je document template? Kijk dan verder naar ons artikel voor gevorderde bewerking.

Available for: Lite Classic Pro

Om te beginnen

In de document template bewerker zijn 6 'hoofd' knoppen waaronder je alle aanpassingen kunt maken. 

Voorbeeld menu  mceclip0.png

In dit menu kan je selecteren welke informatie je gebruikt om een voorbeeld te maken van je template. Dit is handig om te zien hoe bepaalde informatie zal worden weergegeven in het document. 

Template menu  mceclip1.png

In dit menu kan je algemene instellingen kiezen voor je template, zoals documenttype, taal en bestandsnaam. 

Het documenttype bepaalt welke blokken en modules je kan toevoegen.

Variabelen in Onderwerp of Bestandsnaam

Je kan variabelen toevoegen aan je Onderwerp en Bestandsnaam van het document. Kopieer en plak de variabele uit het document template in deze velden om het te gebruiken. 

Verander de taal

Als je de taal van één document template wilt veranderen:

  1. In het Template menu ga je naar Taal veld en selecteer je taal. Alle blokken die je toevoegt vanaf nu zullen in de nieuwe taal zijn. 
    Let op: de blokken die al in het template staan zullen niet in de nieuwe taal staan. Je kan deze blokken verwijderen en nieuwe blokken toevoegen. 

Deze optie is handig om een document met meerdere talen te maken. Als je elk blok moet veranderen, is het sneller om een nieuw template toe te voegen uit de 'Template bibliotheek'. 

Voeg een kop- en voettekst toe

Om een kop- en/of voettekst toe te voegen: 

  1. Klik op 'Koptekst' of op 'Voettekst' in het Template menu.
  2. Bewerk de tekst.
  3. Opslaan

Om de kop- en voettekst marges aan te passen, moet je het briefpapier wijzigen.

Automatische e-mail bevestiging voor ondertekende documenten

Je kan automatisch een bericht sturen nadat een document digitaal is ondertekend. De persoon die ondertekend heeft ontvangt een kopie van het document met handtekening. 

Om de inhoud en onderwerp van deze e-mail te bewerken:

  1. Klik op on 'Digitaal tekenen opties' in het Template menu.
  2. Selecteer 'Ja' in het veld 'Opdrachtgever e-mailen na digitaal ondertekenen'.
  3. Voeg een onderwerp toe.
  4. Bewerk de tekst.
  5. Opslaan

Invoeg menu mceclip2.png

In dit menu kan je blokken en modules toevoegen. Je kan bijvoorbeeld een tekstblok, een sommatie of een digitaal ondertekenen knop toevoegen. 

Blokken en modules toevoegen

Elk template bestaat uit verschillende blokken en modules. Je kan deze toevoegen aan je template en elk onderdeel apart configureren. 

  • Blokken
    Blokken zijn dingen als een 2, 3, 4 of 6 kolommen sectie, een tekstblok of een pagina-einde. Ook dingen als een standaard afbeelding of horizontale lijn zijn blokken. 
  • Modules
    De beschikbare modules voor een template verschillen per documenttype. Voor een offerte kan je dingen toevoegen als: 'Materiaal', 'Personeelsfuncties' en 'Sommatie'. Voor een pakbon kan je bijvoorbeeld een 'Serienummer' module toevoegen en voor een medewerkersbon een 'Medewerkersplanning'. Lees module bewerken en kolommen bewerken voor aanpassingen in deze modules. 

Voeg een blok of module toe:

  1. edit Bewerk een template.
  2. Om een blok of module toe te voegen, sleep vanaf de rechter zijkant dit item in je template. 

Toon informatie per subproject

Dit wordt ook besproken in onze webinar (39:08).

  1. Sleep een 'Subproject' module in je template. 
  2. Sleep de gewenste modules (zoals 'Materiaal') in de subproject module. 
  3. We raden aan een tekstblok bovenin de subproject module te plaatsen met hierin de variabele van de naam van het subproject. Dit maakt het duidelijker welke informatie bij welk subproject hoort. 

Voeg een variabele toe

Je kan snel op maat gemaakte informatie toevoegen aan je template met variabelen. Je kan een hoofdvariabele en daarna een subvariabele kiezen. Bijvoorbeeld: You can choose a main variable, and then a subvariable. Bijvoorbeeld: 'Offerte' > 'Projectprijs'.

  1. Sleep een nieuw tekstblok in je template. 
  2. Beweeg je muis over dit tekstblok en klik edit.
  3. Selecteer 'Variabele' in de werkbalk.
  4. Kies een hoofdvariabele (en subvariabele) om toe te voegen in het tekstvak. 

Voeg afbeeldingen toe aan het template

Lees ons artikel over afbeeldingen toevoegen voor instructies.

Voeg je bedrijfslogo aan het document toe

Je kan je bedrijfslogo en andere informatie toevoegen aan documenten via het briefpapier

Stijl menu mceclip0.png

In dit menu kan je een eigen stijl voor documenten maken die je vervolgens op al je documenten kunt toepassen.

Maak je eigen stijl

In Rentman is het mogelijk een visuele identiteit te maken. Wij hebben al een Rentman stijl voor je gemaakt, die je kunt vinden in het Stijl menu. Bewerk kleuren voor koppen en inhoud van tabellen om het goed te laten matchen met je briefpapier. Je kan meerdere stijlen maken voor bijvoorbeeld verschillende documenten. 

  1. Open het Stijl menu door te klikken op text_format.
  2. Selecteer de Rentman stijl.
  3. Speel met de kleuren die naar voren komen.
  4. Voor verdere bewerking, klik 'Stijl bewerken' om de CSS pop-up te openen.
  5. Bewerk je stijl en klik  Opslaan
  6. Klik 'Stijl opslaan' om je stijl een naam je geven en op te slaan. 

 Verander het lettertype

Het lettertype van je documenten kan worden aangepast door via CSS een Google Font toe te voegen.

  1. In het Stijl menu, klik op de knop 'Stijl bewerken'.
  2. Plak de volgende code in de CSS pop-up:
    body, td, th, p {
    GOOGLE FONT CSS HIER
    }
  3. Open een nieuw tabblad in de browser en ga naar Google Fonts.

  4. Kies een van de vele lettertypes.

  5. Klik op '+ Select this style' naast het lettertype om het toe te voegen aan je selectie. 
  6. Klik op de balk om te openen en kopieer de code in het 'Specify in CSS' veld (bijvoorbeeld: font-family: 'Montserrat', sans-serif;)
  7. Ga terug naar de Rentman template bewerker en vervang 'GOOGLE FONT CSS HIER' met de code in de CSS pop-up. 
  8. Opslaan

Let op: Het nieuwe lettertype zal niet verschijnen in de template bewerker, maar alleen als je het document gegenereerd hebt.

Module-instellingen aanpassen mceclip1.png

In dit menu verander je de standaard instellingen van de weergave van modules en kolommen in de modules die je hebt toegevoegd aan je template.

  1. Klik op een module om direct naar het menu te gaan waar je de module kan bewerken.
  2. In dit menu vind je een lijst met weergave opties.
  3. (Optioneel) Klik op 'Geavanceerde instellingen tonen' als je ze nodig hebt. Dit kan nodig zijn om korting op een bepaalde manier weer te geven.
    Bijvoorbeeld, je kan de naam (kop) van een module aanpassen, kiezen welke materialen getoond worden, kiezen hoe sets weergegeven worden, hoe informatie gegroepeerd moet worden en kiezen of je de totaalsom van alle materialen wilt laten zien. 

Kolom-instellingen aanpassen mceclip2.png

In dit menu kan je de instellingen bewerken van kolommen van modules die je aan je template hebt toegevoegd. Verander bijvoorbeeld de breedte, koptekst of uitlijning.

Toevoegen, bewerken, verwijderen en sorteren van kolommen

  1. Klik op een module en selecteer table_chart.
  2. In dit menu kan je het volgende doen:

    Kolom toevoegen: Klik op 'Kolom toevoegen' om toe te voegen. Selecteer de juiste variabele.

    Kolom bewerken: Klik op een kolom en verander de instellingen (zoals breedte, koptekst en uitlijning)

    Kolom verwijderen: Klik op een kolom en klik delete Verwijderen.

    Kolom sorteren: Klik op de zes puntjes vóór de kolomnaam en sleep het naar een andere positie in de lijst.
    Screenshot_2021-02-26_at_16.43.47.png

Gevorderde bewerking

Lees ons artikel over gevorderde bewerking van document templates voor instructies.

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Opmerkingen

0 opmerkingen

U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.