Aangemaakte of gedupliceerde document templates kunnen aangepast worden. Dit doe je door blokken, modules en variabelen toe te voegen. Sleep deze elementen naar je template, waarna je de instellingen kan bewerken en je bepaalt welke informatie wel of niet moet worden opgenomen.

Zo bewerk je jouw document template:

  1. Ga naar de settings Configuratiemodule > Klantcommunicatie > Document templates.
  2. Selecteer een template.
  3. Klik op het file_copy Dupliceren icoon bovenaan het scherm.

Heb je de basis gelegd voor je document templates? Kijk dan eens naar ons artikel over geavanceerde instellingen

.

Zo begin je

In de document template editor vind je 7 hoofdknoppen, waarmee je wijzigingen op document- of modulair niveau kan aanbrengen.

Documentniveau

Moduleniveau

  • create Bewerk module
    Selecteer specifieke instellingen voor de geselecteerde module zoals getoonde items of materiaaleigenschappen. 
  • table_chart Bewerk kolommen
    Voeg toe, verwijder en bewerk kolommen die jij wilt laten zien in de geselecteerde module. 
  • palette  Modulestijlen
    Selecteer specifieke stijlingsopties om toe te passen op de geselecteerde module. 

Voorbeeldmenu  mceclip0.png

In dit menu selecteer je welke informatie je gebruikt in het voorbeeldtemplate. Dit is handig om te zien hoe bepaalde informatie weergegeven wordt in het document. 

Template menu  mceclip1.png

In dit menu stel je de algemene instellingen in voor je template, zoals documenttype, taal en bestandsnaam. 

Afhankelijk van het documenttype zijn er bepaalde blokken en modules beschikbaar om toe te voegen.

Variabelen in Onderwerp of Bestandsnaam

Je kan variabelen toevoegen aan je Onderwerp en Bestandsnaam van het document. Zoek de juiste variabelen en voeg ze toe door gebruik te maken van de variabele knop <> naast het invoerveld

Taal wijzigen

Als je de taal van één document template wilt veranderen:

  1. Ga naar het Taal veld in het Template menu en selecteer je taal. Alle blokken die je vanaf nu toevoegt zullen in de nieuw ingestelde taal zijn. 
    Let op: de taal van eerder toegevoegde blokken wijzigt niet mee. Verwijder deze blokken en voeg ze opnieuw toe om de taal aan te passen.

Deze optie komt van pas wanneer je een document in meerdere talen wil maken. Als elk blok aangepast moet worden, is het waarschijnlijk sneller en eenvoudiger om een nieuwe template uit de "Template bibliotheek" toe te voegen.
 

Kop- en voettekst toevoegen

Zo voeg je een kop- en voettekst toe aan je document:

  1. Klik op "Koptekst" of "Voettekst" onderaan het Template menu.
  2. Pas de tekst aan.
  3. Oplsaan

Om de marges aan te passen, bewerk je het briefpapier.

 

 

Paginanummers toevoegen aan kop- of voettekst

Zo voeg je paginanummers toe aan de kop- of voettekst van je template:

  1. Klik op "Koptekst" of "Voettekst" onderaan het Template menu.
  2. Voeg de variable {$page.current} toe
  3. Om het totaal aantal pagina's toe te voegen, voeg je variabele {$page.total} toe
  4. Opslaan

 

Automatische e-mail bevestiging voor ondertekende documenten

Je kan automatisch een e-mailbevestiging laten sturen wanneer een document is ondertekend. De ondertekenaar ontvangt een e-mail met daarin het ondertekende exemplaar van het document.

Zo bewerk je de inhoud en onderwerp van deze mail:

  1. Klik op "Digitaal tekenen opties" in het Template menu.
  2. Selecteer "Ja" in het Opdrachtgever e-mailen na digitaal ondertekenen veld.
  3. Voeg een onderwerp toe.
  4. Bewerk de tekst.
  5. Opslaan

Invoeg menu mceclip2.png

In dit menu selecteer je blokken en modules die je aan het template toe wil voegen. Dat kan bijvoorbeeld een tekstblok, een optelling of een digitale ondertekenknop zijn.

Blokken en modules toevoegen

Elk template bestaat uit verschillende blokken en modules. Je kan deze toevoegen aan je template en elk onderdeel apart configureren. 

  • Blokken
    Voorbeelden van blokken zijn een 2, 3, 4 of 6 kolommen sectie, een tekstblok of een pagina-einde. Maar ook een standaard afbeelding of horizontale lijn zijn blokken. 
  • Modules
    De beschikbare modules voor een template verschillen per documenttype. Voor een offerte kan je dingen toevoegen als: 'Materiaal', 'Personeelsfuncties' en 'Sommatie'. Voor een pakbon kan je bijvoorbeeld een 'Serienummer' module toevoegen en voor een medewerkersbon een 'Medewerkersplanning'. Lees module bewerken en kolommen bewerken voor aanpassingen in deze modules. 

Een blok of module toevoegen:

  1. edit Bewerk een template.
  2. Om een blok of module toe te voegen, sleep vanaf de rechter zijkant dit item in je template. 

Toon informatie per subproject

Equipment Scheduling Pro
Crew Scheduling Standard

Dit wordt ook besproken in onze webinar (23:12).

  1. Sleep een 'Subproject' module in je template. 
  2. Sleep de gewenste modules (zoals 'Materiaal') in de subproject module. 
  3. We raden aan een tekstblok bovenin de subproject module te plaatsen met hierin de variabele van de naam van het subproject. Dit maakt het duidelijker welke informatie bij welk subproject hoort. 

Variabelen toevoegen

Door het gebruiken in variabelen aan je template  voeg je snel op maat gemaakte informatie toe. Er zijn hoofdvariabelen en daaronder ook subvariabelen. Bijvoorbeeld: 'Offerte' > 'Projectprijs excl. BTW".

  1. Sleep een nieuw "Tekstblok" naar je template.
  2. Beweeg je muis over dit tekstblok en klik op edit.
  3. Selecteer 'Variabele' in de werkbalk.
    mceclip1.png
  4. Kies een hoofdvariabele (en subvariabele) om toe te voegen in het tekstvak.
    Tip: Voeg meerdere variabelen tegelijk toe door na stap 3 "Toon alle variabelen" te selecteren blauw_vinkje.png. Zo kan je meerdere variabelen uit de lijst selecteren om in één keer toe te voegen.

 

Zoek naar een specifieke variable door minimaal drie tekens in het zoekveld in te voeren.

search bar.gif

Afbeeldingen toevoegen

Lees ons artikel over afbeeldingen toevoegen voor instructies.

Bedrijfslogo toevoegen

Je kan je bedrijfslogo en andere informatie toevoegen aan documenten via het briefpapier

Stijlmenu mceclip0.png

In dit menu ontwerp je een eigen stijl voor documenten die je vervolgens op allle documenten kunt toepassen.

Het is mogelijk een visuele identiteit te maken in Rentman. Wij hebben al een aantal Rentman stijlen voor je gemaakt, die je kunt vinden in het Stijl menu onder 'Thema selecteren'. Bewerk kleuren voor koppen en inhoud van tabellen om het goed te laten matchen met je briefpapier. Je kan meerdere stijlen maken voor bijvoorbeeld verschillende documenten.

Nieuw thema instellen 

  1. Open het Stijl menu door op text_format te klikken.
  2. Optioneel; gebruik een bestaand thema als basis. 
  3. Pas de stijl van de tekst, kopteksten en/of tabellen aan. 
    mceclip0.png

  4. Optioneel; Als je meer bewerkingen wilt hebben voor de styling van het document, dan kan je dit doen door gebruik te maken van CSS. 
    Let op: ons Support team biedt geen hulp als het aankomt op styling via CSS, omdat zij hierin niet getraind zijn.
  5. Opslaan als thema. 

Een bestaand thema toepassen op je template 

  1. Open het Stijl menu door op text_format te klikken.
  2. Klik op "Selecteer thema" and kies een thema uit. 
  3. Selecteer
     

 Lettertype wijzigen

Wil je gebruik maken van een lettertype dat niet standaard door Rentman wordt aangeboden? Dit kan je doen door het toevoegen van een Google Font via CSS. 

  1. Klik op de knop "CSS bewerken" in het Stijl menu.
  2. Kopieer en plak de volgende code in de CSS popup:
    body, td, th, p {
    GOOGLE FONT CSS HERE
    }
  3. Open een nieuw tabblad in je browser en ga naar Google Fonts.

  4. Kies uit de vele beschikbare fonts.
  5. Klik op '+ Select this style' naast het lettertype om het toe te voegen aan je selectie. 
    1. Klik op de balk om te openen en kopieer de code in het 'Specify in CSS' veld (bijvoorbeeld: font-family: 'Montserrat', sans-serif; )
  6. Ga terug naar de Rentman template bewerker en vervang 'GOOGLE FONT CSS HIER' met de code in de CSS pop-up. 
  7. Opslaan

Let op: Het nieuwe lettertype zal niet verschijnen in de Template editor, maar wel zodra je het document gegenereerd hebt.

Module-instellingen aanpassen mceclip1.png

In dit menu verander je de standaard instellingen van de weergave van modules en kolommen in de modules die je hebt toegevoegd aan je template.

  1. Klik op mceclip1.png in een module om direct naar de bewerkopties te gaan.
  2. In dit menu vind je een lijst met weergave opties.
  3. (Optioneel) Klik op 'Geavanceerde instellingen tonen' als je ze nodig hebt. Dit kan nodig zijn om korting op een bepaalde manier weer te geven.
    Voorbeelden; je kan de naam (header) van de module bewerken, kiezen welke materiaalgroepen worden weergegeven, kiezen hoe virtuele combinaties weergegeven worden, hoe informatie gegroepeerd wordt en ervoor kiezen om de totale som van alle items weer te geven.

    Kolominstellingen aanpassen mceclip2.png

In dit menu kan je de instellingen bewerken van kolommen van modules die je aan je template hebt toegevoegd. Verander bijvoorbeeld de breedte, koptekst of uitlijning.

Kolommen toevoegen, bewerken, verwijderen of sorteren:

  1. Klik op een kolom om direct naar het bewerkingsmenu te gaan. 

  2. Je kan kolommen toevoegen of verwijderen in dit menu.

    Kolom toevoegen: Klik op "Kolom toevoegen" om er één toe te voegen. Selecteer de juiste variabele.

    Kolom bewerken: Klik op expand_more naast de kolomnaam en wijzig de instellingen (zoals breedte, koptekst en uitlijning). 

    Kolom verwijderen: Klik op een kolom en kies delete Verwijderen.

    Kolom sorteren: Klik op de zes puntjes vóór de kolomnaam en sleep deze naar een andere plek op de lijst.


    mceclip4.png

Modulestijlen module_styles.png

In dit menu kan je de stijl per module aanpassen. Het type en hoeveelheid aanpassingen kan verschillen per module.

  1. Klik op de module die je wilt bewerken
  2. Klik op het palette pallet icoon 
  3. Wijzig de styling opties zoals rand, randkleur en rand radius.

Geavanceerde personalisatie

Lees ons artikel over gevorderde bewerking van document templates voor instructies.

Veelgestelde vragen

Mijn document ziet er anders uit dan het voorbeeld in de editor.

Het is goed om te weten dat er enkele zaken zijn waarmee je rekening moet houden bij het genereren van je eerste documenten. Het kan voorkomen dat het voorbeeld er om verschillende redenen anders uitziet dan het daadwerkelijke document.

  •  Modules: De subprojectmodule en de serienummermodule geven slechts één voorbeeld van één item tegelijkertijd weer. Zodra het document aangemaakt is, worden alle subprojecten of serienummers vermeld
  • Regelafstand: Als je een ENTER gebruikt, wordt er een nieuwe alinea aangemaakt. Gebruik SHIFT+ENTER om grote afstanden tussen regels te vermijden. 
Mijn virtuele combinaties/fysieke combinaties ontvouwen zich niet op mijn document

Op verschillende plekken in Rentman kun je de weergave van virtuele combinaties/fysieke combinaties instellen:

1. Bij materiaal stel je de mogelijkheid voor ingeklapte of uitgeklapte weergave in. 

Screenshot 2023-08-16 at 14.11.17.png

2. Bij het aanmaken van het document kies je hoe de virtuele combinatie/fysieke combinatie weergegeven wordt

Screenshot 2023-08-16 at 14.13.14.png

3. Op het document template zijn een aantal regels ingesteld die de weergave bepalen. Het zou niet de eerste keer zijn dat de kleur van fysieke combinatie-inhoud ingesteld is op wit of de px-grootte op 0:

Screenshot 2023-08-16 at 14.25.35.png

Mijn template werkt niet meer

In zeldzame gevallen kunnen er afwijkingen in een template voorkomen; iets dat eerder werkte, toont mogelijk geen informatie over het gegenereerde document of verschijnt zelfs niet in de editor.


Het volgen van de volgende stappen kan helpen:


  • Er is mogelijk een probleem met een of meerdere blokken in het document. Probeer dan gewoon een blok te verwijderen en opnieuw toe te voegen aan je template. Het kan helpen om een kapotte module te repareren.
  • Soms wordt een afbeelding niet weergegeven op het document, terwijl dit voorheen wel het geval was. Probeer de afbeelding te verwijderen en opnieuw toe te voegen.
  • Soms vinden er wijzigingen in de software plaats. Merk je dat een variabele of kolom kapot is, probeer deze dan opnieuw toe te voegen en blader door de variabelen/kolommen.

Gelukkig zijn dit slechts enkele gevallen die we hebben meegemaakt met de documenteditor. Het volgen van deze en andere handleidingen over templates en het doorlezen ervan ondersteunen je bij het maken van documenten. 


Tenslotte is er ook nog ons supportteam. We kunnen je helpen erachter te komen of het een instelling, bug of gewoon niet mogelijk is, omdat er toch enkele technische beperkingen zijn.


 

 

Kun je de gewenste instelling niet vinden?
Klap alle opties uit door op de knop Geavanceerde instellingen te klikken. Een overzicht van onze geavanceerde instellingen vind je in dit support artikel.

Ik wil de lettergrootte aanpassen

Met de volgende optie is het mogelijk om de lettergrootte van je tekst binnen het document template te wijzigen:




De lettergrootte kan ook gewijzigd worden via de CSS-editor. Kun je het perfecte lettertype voor je document niet vinden in de beschikbare lettertypen? Voeg dan via CSS een Google-lettertype toe. Hoe je dat doet, vind je hier.

Uitlijning in het document template

Wil je de uitlijning in het document aanpassen, gebruik daar dan de volgende instelling in het document template voor: 

 

Randen van de tabelkop verwijderen:

Je wil de randen rond de tabelkoppen verwijderen of zelfs wijzigen
kleur? Volg dan deze handleiding:

 

Gestreepte regels

Wil je een duidelijk overzicht geven van je materiaal? Zorg ervoor dat elke andere rij in een andere kleur wordt weergegeven, zoals hier:

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0