Je kan een document template die je gemaakt of gedupliceerd hebt bewerken. Je kan dit doen door blokken, modules en variabelen toe te voegen. Zodra je deze in het template hebt gesleept kan je beginnen met bewerken hiervan om te bepalen wat wel en wat niet getoond moet worden. 

Om je document template aan te passen:

1. Ga naar settings Configuratie module > Klantcommunicatie > Document templates.
2. Selecteer een template.
3. Klik op file_copy Dupliceren bovenin het scherm. 

Ben je klaar met de basisinstellingen van je document template? Kijk dan verder naar ons artikel voor gevorderde bewerking.

.

Om te beginnen

In de document template bewerker zijn 7 'hoofd' knoppen waaronder je alle aanpassingen kunt maken, op document of op module niveau.

Document niveau

• select_all Voorbeeld menu
  Selecteer welke voorbeelddata je wilt gebruiken. Dit is niet onderdeel van het template, het is alleen ter voorbeeld. 
• ballot Template menu
  Selecteer algemene instellingen voor je template, zoals bestandsnaam, taal en automatische berichten na ondertekening.
• add_circle Invoeg menu
  Selecteer blokken en modules die je wilt toevoegen. Variabelen toevoegen en subproject informatie tonen is ook mogelijk.
• text_format Stijl menu
  Selecteer een stijl (zoals lettertype) om toe te passen op het template.

Module niveau

• create Bewerk module
  Selecteer specifieke instellingen voor de geselecteerde module zoals getoonde items of materiaaleigenschappen. 
• table_chart Bewerk kolommen
  Voeg toe, verwijder en bewerk kolommen die jij wilt laten zien in de geselecteerde module. 

• palette  Modulestijlen
  Selecteer specifieke stijlingsopties om toe te passen op de geselecteerde module. 

Voorbeeld menu 

In dit menu kan je selecteren welke informatie je gebruikt om een voorbeeld te maken van je template. Dit is handig om te zien hoe bepaalde informatie zal worden weergegeven in het document. 

Template menu  

In dit menu kan je algemene instellingen kiezen voor je template, zoals documenttype, taal en bestandsnaam. 

Het documenttype bepaalt welke blokken en modules je kan toevoegen.

Variabelen in Onderwerp of Bestandsnaam

Je kan variabelen toevoegen aan je Onderwerp en Bestandsnaam van het document. Je kan de juiste variabelen zoeken en toevoegen door gebruik te maken van de variabele knop <> naast het invoerveld.

Verander de taal

Als je de taal van één document template wilt veranderen:

1. In het Template menu ga je naar Taal veld en selecteer je taal. Alle blokken die je toevoegt vanaf nu zullen in de nieuwe taal zijn. 
   Let op: de blokken die al in het template staan zullen niet in de nieuwe taal staan. Je kan deze blokken verwijderen en nieuwe blokken toevoegen. 

Deze optie is handig om een document met meerdere talen te maken. Als je elk blok moet veranderen, is het sneller om een nieuw template toe te voegen uit de 'Template bibliotheek'. 

Voeg een kop- en voettekst toe

Om een kop- en/of voettekst toe te voegen: 

1. Klik op 'Koptekst' of op 'Voettekst' in het Template menu.
2. Bewerk de tekst.
3. Opslaan

Om de kop- en voettekst marges aan te passen, moet je het briefpapier wijzigen.

Automatische e-mail bevestiging voor ondertekende documenten

Je kan automatisch een bericht sturen nadat een document digitaal is ondertekend. De persoon die ondertekend heeft ontvangt een kopie van het document met handtekening. 

Om de inhoud en onderwerp van deze e-mail te bewerken:

1. Klik op on 'Digitaal tekenen opties' in het Template menu.
2. Selecteer 'Ja' in het veld 'Opdrachtgever e-mailen na digitaal ondertekenen'.
3. Voeg een onderwerp toe.
4. Bewerk de tekst.
5. Opslaan

Invoeg menu 

In dit menu kan je blokken en modules toevoegen. Je kan bijvoorbeeld een tekstblok, een sommatie of een digitaal ondertekenen knop toevoegen. 

Blokken en modules toevoegen

Elk template bestaat uit verschillende blokken en modules. Je kan deze toevoegen aan je template en elk onderdeel apart configureren. 

• Blokken
  Blokken zijn dingen als een 2, 3, 4 of 6 kolommen sectie, een tekstblok of een pagina-einde. Ook dingen als een standaard afbeelding of horizontale lijn zijn blokken. 
• Modules
  De beschikbare modules voor een template verschillen per documenttype. Voor een offerte kan je dingen toevoegen als: 'Materiaal', 'Personeelsfuncties' en 'Sommatie'. Voor een pakbon kan je bijvoorbeeld een 'Serienummer' module toevoegen en voor een medewerkersbon een 'Medewerkersplanning'. Lees module bewerken en kolommen bewerken voor aanpassingen in deze modules. 

Voeg een blok of module toe:

1. edit Bewerk een template.
2. Om een blok of module toe te voegen, sleep vanaf de rechter zijkant dit item in je template. 
   
   

Toon informatie per subproject

Dit wordt ook besproken in onze webinar (23:12).

1. Sleep een 'Subproject' module in je template. 
2. Sleep de gewenste modules (zoals 'Materiaal') in de subproject module. 
3. We raden aan een tekstblok bovenin de subproject module te plaatsen met hierin de variabele van de naam van het subproject. Dit maakt het duidelijker welke informatie bij welk subproject hoort. 

Voeg een variabele toe

Je kan snel op maat gemaakte informatie toevoegen aan je template met variabelen. Je kan een hoofdvariabele en daarna een subvariabele kiezen. Bijvoorbeeld: You can choose a main variable, and then a subvariable. Bijvoorbeeld: 'Offerte' > 'Projectprijs'.

1. Sleep een nieuw tekstblok in je template. 
2. Beweeg je muis over dit tekstblok en klik edit.
3. Selecteer 'Variabele' in de werkbalk.
   
   
4. Kies een hoofdvariabele (en subvariabele) om toe te voegen in het tekstvak.
   Tip:Voeg meerdere variabelen tegelijk toe door na stap 3 "Toon alle variabelen" te selecteren . Zo kan je meerdere variabelen uit de lijst selecteren om in één keer toe te voegen.
    

Voeg afbeeldingen toe aan het template

Lees ons artikel over afbeeldingen toevoegen voor instructies.

Voeg je bedrijfslogo aan het document toe

Je kan je bedrijfslogo en andere informatie toevoegen aan documenten via het briefpapier. 

Stijl menu 

In dit menu kan je een eigen stijl voor documenten maken die je vervolgens op al je documenten kunt toepassen.

In Rentman is het mogelijk een visuele identiteit te maken. Wij hebben al een aantal Rentman stijlen voor je gemaakt, die je kunt vinden in het Stijl menu onder 'Thema selecteren'. Bewerk kleuren voor koppen en inhoud van tabellen om het goed te laten matchen met je briefpapier. Je kan meerdere stijlen maken voor bijvoorbeeld verschillende documenten. 

Maak een nieuwe stijl aan

1. Open het Stijl menu door te klikken op text_format.
2. Optioneel; gebruik een bestaand thema als basis. 
3. Bewerk de styling opties voor tekst, koppen en/of tabellen voor modules.
   
4. Optioneel; Als je meer bewerkingen wilt hebben voor de styling van het document, dan kan je dit doen door gebruik te maken van CSS. 
   Let op: ons Support team biedt geen hulp als het aankomt op styling via CSS, omdat zij hierin niet getraind zijn. 
5. Sla op als thema.

Pas een bestaand thema toe op jouw template

1. Open het Stijl menu door te klikken op text_format.
2. Klik 'Thema selecteren' en selecteer het thema naar keuze.
3. Selecteren

Verander het lettertype

Wil je gebruik maken van een lettertype dat niet standaard door Rentman wordt aangeboden? Dit kan je doen door het toevoegen van een Google Font via CSS.  

1. In het Stijl menu, klik op de knop 'CSS bewerken'.
2. Plak de volgende code in de CSS pop-up:
   

   body, td, th, p {
    GOOGLE FONT CSS HIER
    }

3. Open een nieuw tabblad in de browser en ga naar Google Fonts.

4. Kies een van de vele lettertypes.

5. Klik op '+ Select this style' naast het lettertype om het toe te voegen aan je selectie. 
6. Klik op de balk om te openen en kopieer de code in het 'Specify in CSS' veld (bijvoorbeeld: font-family: 'Montserrat', sans-serif;)
7. Ga terug naar de Rentman template bewerker en vervang 'GOOGLE FONT CSS HIER' met de code in de CSS pop-up. 
   
8. Opslaan

Let op: Het nieuwe lettertype zal niet verschijnen in de template bewerker, maar alleen als je het document gegenereerd hebt.

Module-instellingen aanpassen

In dit menu verander je de standaard instellingen van de weergave van modules en kolommen in de modules die je hebt toegevoegd aan je template.

1. Klik op een module om direct naar het menu te gaan waar je de module kan bewerken.
2. In dit menu vind je een lijst met weergave opties.
3. (Optioneel) Klik op 'Geavanceerde instellingen tonen' als je ze nodig hebt. Dit kan nodig zijn om korting op een bepaalde manier weer te geven.
   Bijvoorbeeld, je kan de naam (kop) van een module aanpassen, kiezen welke materialen getoond worden, kiezen hoe sets weergegeven worden, hoe informatie gegroepeerd moet worden en kiezen of je de totaalsom van alle materialen wilt laten zien. 

Kolom-instellingen aanpassen

In dit menu kan je de instellingen bewerken van kolommen van modules die je aan je template hebt toegevoegd. Verander bijvoorbeeld de breedte, koptekst of uitlijning.

Toevoegen, bewerken, verwijderen en sorteren van kolommen

1. Klik op een module en selecteer table_chart.
2. In dit menu kan je het volgende doen:
   
   Kolom toevoegen: Klik op 'Kolom toevoegen' om toe te voegen. Selecteer de juiste variabele.
   
   Kolom bewerken: Klik op expand_more naast de kolomnaam en verander de instellingen (zoals breedte, koptekst en uitlijning)
   
   Kolom verwijderen: Klik op een kolom en klik delete Verwijderen.
   
   Kolom sorteren: Klik op de zes puntjes vóór de kolomnaam en sleep het naar een andere positie in de lijst.
   

Modulestijlen

In dit menu kan je de stijl per module aanpassen. Het type en hoeveelheid aanpassingen kan verschillen per module.

1. Klik op de module die je wilt bewerken
2. Klik op het pallet icoon palette
3. Wijzig de styling opties zoals rand, randkleur en rand radius.

Gevorderde bewerking

Lees ons artikel over gevorderde bewerking van document templates voor instructies.