Sommige projecten in je workspace hebben een langere planperiode. Zo moet er bijvoorbeeld materiaal op locatie opgesteld worden, maar omdat het evenement zelf maar op een bepaald aantal dagen plaatsvindt, wil je alleen die dagen aan de klant in rekening brengen en niet de volledige planperiode.
Een evenement voor dezelfde klant, met hetzelfde materiaal dat meerdere dagen per maand op dezelfde locatie wordt gehouden. Het project is gepland voor de hele maand augustus, maar de dagen waarop het evenement daadwerkelijk plaatsvindt zijn 2, 8, 11, 20 en 25 augustus. Je wil alleen deze specifieke dagen in rekening brengen.
Het materiaal wordt aan het begin van de maand naar de locatie gebracht en opgebouwd. Aan het einde van de maand wordt het materiaal weer afgebroken. De materialen blijven op locatie, ook op dagen dat er geen evenement plaatsvindt.
Maak een Project met Subprojecten
De eerste stap in dit scenario is het aanmaken van een project met meerdere subprojecten. Je maakt een subproject aan voor gehele planningsperiode van het project. We noemen dit subproject 'Projectplanning'. Dit subproject 'Projectplanning' zorgt ervoor dat je materiaal gedurende de gehele planningsperiode op locatie gereserveerd blijft.
Daarnaast maak je net zoveel subprojecten aan als er evenementendagen zijn. In ons voorbeeld zijn dat er 5, dus maak je 5 subprojecten aan.
TIn dit artikel vind je meer informatie over subprojecten.
Vervolgens vink je het financiële gedeelte van je subproject projectplanning uit, net zoals in bovenstaand voorbeeld. Dit doe je omdat je de geen kosten voor het gehele planningsproject wil berekenen. Je wil alleen de individuele dagen factureren.
Subproject Projectplanning
Het subproject Projectplanning wordt primair gebruikt voor de planning van de betreffende periode en dat de beschikbaarheid van alle materialen die op locatie blijven nauwkeurig wordt weergegeven. In het dagrooster plan je ook alle dagen waarop er geen evenement plaatsvindt.
De volgende stap voor dit subproject is het opnemen van alle materialen die gedurende het project aanwezig blijven.
Doordat je de materialen in het subproject Projectplanning plant, reserveer je feitelijk de beschikbaarheid van het materiaal voor de gehele planningsperiode. Het materiaal in dit project wordt geboekt en is niet beschikbaar tot het einde van de planningsperiode.
Datums Subprojecten tonen
Om per evenementendag een aparte factuur te kunnen aanmaken, maak je per datum een subproject aan. Zo maak je bijvoorbeeld voor 5 dagen, 5 aparte subprojecten aan.
Dupliceer subprojecten voor een sneller planningsproces!
Wat elk subproject moet bevatten:
Schakel de planopties voor de subprojecten voor de evenementendagen. Hiermee voorkom je dat de beschikbaarheid van je materiaal dubbel of driedubbel wordt gepland.
In dit artikel vind je meer informatie over de Planner- en Financiële opties.
Factuur per dag aanmaken
Selecteer het subproject dat je wil factureren.
Controleer de financiële gegevens van het specifieke subproject en maak een factuur aan in het tabblad Financiën zoals je dat normaal zou doen!