Het plannen van personeel- of transportfuncties vindt in Rentman in twee fasen plaats:
- Personeel- of transportfuncties toevoegen: in de eerste fase voeg je toe welke activiteiten, door hoeveel mensen, gedurende een bepaalde periode worden toegevoegd. Deze informatie wordt gebruikt voor het genereren van de offerte.
Bijvoorbeeld: Je hebt op 10-03-2019 van 14:00 tot 17:00 twee personeelsleden nodig voor de functie 'opbouw'. - Het plannen van personeel- en transportfuncties: in deze tweede fase kies je welke personeelsleden de personeel- of transportfunctie gaan uitvoeren.
Bijvoorbeeld: Henk van Vliet en Gijsje Veldkamp staan voor 10-03-2019 gepland op de personeelsfunctie 'opbouw'.
In dit artikel leggen we uit hoe de eerste fase werkt; hoe je functiegroepen kan toevoegen en functies en ritten in kunt plannen bij je projecten.
.
Algemeen
Een functie is een taak die uitgevoerd moet worden. Je kunt deze functie koppelen aan tijden van het tijdschema, eigen tijden geven of een tijdsduur invullen.
Je kan eenmalige functies toevoegen aan een enkel project, of standaardfuncties toevoegen die je voor elk toekomstig project kunt inzetten.
Functies kunnen in functiegroepen gepland worden. Net als losse functies kun je deze functiegroepen koppelen aan de tijden van het tijdschema, eigen tijden geven, of een tijdsduur invullen.
Je kan tijd besparen door functies aan functiegroepen toe te voegen. Alle functies in functiegroepen nemen de tijden van de groep over: zo hoef je niet voor elke functie een tijd te kiezen. En als je je tijdschema wijzigt worden de tijden van alle functies in deze functiegroep automatisch aangepast.
Een functiegroep toevoegen
- Klik op + Funtiegroep
- Voeg een naam en gebruiks/plannings periode toe.
- Opslaan
Een functie toevoegen
Klik om een functie aan een functiegroep toe te voegen eerst op de functiegroep. Om een functie zonder functiegroep toe te voegen, selecteer 'ongegroepeerde functies'
Een eenmalige functie aan je project toevoegen:
- Klik op het meer acties more_vert icoon, rechtbovenin het scherm.
- Kies tussen transport of personeelsfuncties.
- Vul de functieopties in.
- Sla de functie op.
Een standaardfunctie aan je project toevoegen:
- Selecteer de rij door op het vinkje te klikken
- Dubbelklik in de linkerkolom op de gewenste standaardfunctie.
Dubbelklik op de zojuist toegevoegde functie om tijden toe te voegen.
Function options
Functies hebben allerlei verschillende instellingen die je kan bewerken. Hieronder lees je wat je allemaal kan doen.
- Aantal - Hoeveel medewerkers je nodig hebt voor deze functie.
- Weergeven in planning - Selecteer deze optie om de functie in de personeelsplanning te tonen.
- Naam Extern - Vul de naam in die op de offerte zal komen.
- Naam Intern - Deze naam komt terug in de personeelsplanning en wordt gecommuniceerd naar de medewerkers.
- Gebruiksperiode - De periode die belangrijk is voor de klant. Als je de offertes & facturen add-on hebt, is dit de periode die je aan jouw klant factureert.
- Planperiode- De periode die belangrijk is voor de planner en medewerker. Het is de periode dat de medewerker bezet is.
- Pauze - Lengte van de pauze (alleen medewerkersfunctie).
- Prijs
Quoting and Invoicing- Dit is de uurprijs/km-prijs of vaste prijs die doorberekend wordt naar de klant.
- Kosten
Crew Scheduling Pro-Dit is een inschatting van de uurprijs/km-prijs of vaste prijs die je kwijt bent aan medewerkers.
- BTW-klasse
Quoting and Invoicing-Selecteer welke BTW-code van toepassing is op de functie.
- Grootboek
Quoting and Invoicing-Het standaard factuur grootboek toegekend aan deze functie.
- Meenemen in prijsberekening
Quoting and Invoicing- Selecteer deze optie om de functie mee te laten rekenen in de prijsberekening.
- Vul het aantal kilometers naar locatie in. Dit wordt automatisch ingevuld op basis van de afstand van de ingevulde locatie in configuratie naar de locatie die geselecteerd is in het project.
- Reistijd voor- en achteraf
Crew Scheduling Pro- Vul een aantal in en selecteer een eenheid om de reistijd op te geven. Dit zal zichtbaar zijn voor de planner en kan gebruikt worden om aan te geven of medewerkers met een voertuig meerijden of niet.
- Selecteer klant, planner of medewerker en vul een opmerking in die terug zal komen in de communicatie voor deze personen.
Standaardfuncties toevoegen
Functies plan je snel door functies toe te voegen vanuit de standaardfuncties in de linkerlijst. Ze versnellen het planproces, omdat je ze voor meerdere projecten kunt gebruiken.
Je kunt de gebruikersrol van andere power-users aanpassen om hen zo het recht te ontnemen om standaardfuncties te maken, wijzigen of verwijderen.
Nieuwe standaardfuncties toevoegen
- In de zijbalk aan de linkerkant, klik op het + icoon.
- Kies tussen Standaardfunctie voor personeel toevoegen en Standaardfunctie voor transport toevoegen.
- Vul de functieopties van deze standaardfunctie in.
- Klik Opslaan.
Standaardfuncties
Dubbelklik op het icoontje naast een standaardfunctie en klik op edit bewerken om aanpassingen te maken of op verwijderen om de standaardfunctie te verwijderen.
Uurprijs en dagprijs
Het kan voorkomen dat je voor dezelfde standaardfunctie in sommige gevallen een uurprijs en in andere gevallen een dagprijs wil berekenen.
In dit geval kun je twee verschillende functies toevoegen, één met een uurprijs, en één met een dagprijs. Je kunt deze groepen dezelfde naam op de offerte geven, maar een andere interne naam geven. Op die manier zien je klanten het verschil niet, maar is het wel duidelijk welke prijs berekend wordt.