In Rentman kun je facturen maken, ze markeren als betaald of ze exporteren naar boekhoudsoftware. In dit artikel leggen we uit hoe facturering opstelt.
Factuurmomenten
Het factuurmoment bepaald wanneer een project in het tabblad 'Te factureren' naar voren komt in de Financieel module.
Je kan een project in één keer factureren of splits de factuur op in meerdere of andere momenten. De verschillende momenten zijn:
- Na akkoord: de factuur moet gemaakt worden zodra een project wordt bevestigd.
- Voor de eerste dag: de factuur moet gemaakt worden voor de eerste dag van de planperiode van het project.
- Na afloop: de factuur moet gemaakt worden na de laatste dag van de planperiode.
Om factuurmomenten in te stellen:
- Ga naar Configuratie > Financieel > Factuurmomenten.
- Klik op + Factuurmoment toevoegen of dubbelklik op een bestaand factuurmoment om te wijzigen.
- Voeg een naam, naam op factuur en welk percentage van het project wanneer gefactureerd wordt toe.
Je kan nu een standaard factuurmoment toekennen voor elk projecttype.
Submodule 'Te factureren'
De submodule 'Te factureren' toont elk project of subproject met een openstaand factuurmoment, gebaseerd op de factuurmomenten die zijn ingesteld op het tabblad Financieel van het project. Bij projecten met subprojecten worden alle factuurmomenten normaal gesproken samengevoegd onder het project als geheel.
Als je een langlopend project periode voor periode factureert, bijvoorbeeld een verhuur die je elke maand aan een klant factureert, kun je nu de factuurmomenten van elk deelproject apart tonen in 'Te factureren'. Zo krijg je voor elke periode een herinnering, in plaats van dit zelf te moeten bijhouden.
Factuurmomenten per subproject apart tonen
Om de factuurmomenten van een subproject als eigen regel te tonen in 'Te factureren':
- Ga naar de settings Configuratiemodule > Financieel > Factuurmomenten.
- Selecteer een factuurmoment en klik op Bewerken.
- Zet 'Aparte momenten per subproject berekenen' aan.
Als dit is ingeschakeld, verschijnt dit factuurmoment als een aparte regel per subproject in 'Te factureren', met een nieuwe kolom 'Subproject'. Elke regel wordt berekend op basis van de eigen data van dat subproject, in plaats van die van het project.
Een subproject markeren als extern gefactureerd
Sommige AV-bedrijven moeten specifieke factuur templates gebruiken die Rentman niet kan nabootsen. Bepaalde overheidsinstanties accepteren bovendien alleen facturen van gecertificeerde factureringssoftware. Daarom factureren sommige klanten bepaalde projecten buiten Rentman om.
Voorheen verwijderde het markeren van een project als extern gefactureerd het hele project uit 'Te factureren'. Als je aparte momenten per subproject berekent, markeer je nu alleen dat subproject als extern gefactureerd, terwijl de rest van het project in 'Te factureren' blijft staan.
Zo markeer je een project of subproject als extern gefactureerd:
- Ga naar de submodule 'Te factureren'.
- Zoek het project of subproject dat je al extern hebt gefactureerd.
- Klik op 'Markeren als extern gefactureerd' en bevestig door op Ja te klikken.
Het project of subproject verplaatst naar de lijst Extern gefactureerd en je krijgt hiervoor in 'Te factureren' geen herinnering meer.
Betalingscondities
De betalingsconditie bepaalt hoeveel tijd je klant heeft om een factuur te betalen.
Om betalingscondities in te stellen, neem je de volgende stappen:
- Ga naar Configuratie > Financieel > Betalingscondities.
- Klik op + Betalingsconditie toevoegen of dubbelklik op een bestaande betalingsconditie om te bewerken.
- Vul alle informatie in.
Standaardinstellingen voor contacten
Je kan standaard factuurmomenten en betalingscondities instellen voor contacten. Om dit te doen, neem je de volgende stappen:
- Voeg een contact toe of bewerk een al bestaand contact.
- Ga naar het tabblad Betaling.
- Stel het standaard factuurmoment en de betalingsconditie in onder de sectie ´Betalingsgegevens´.
Als je een contact toevoegt als klant voor een project, zal er gevraagd worden of je deze instellingen wilt overnemen.