Bestanden uploaden & downloaden

Upload bestanden naar Rentman, zodat je medewerkers ze op een later moment of zelfs op locatie kunnen downloaden. Gebruik het bestandsbeheersysteem voor het opslaan van kaarten (van locaties), riders en scenario's (van je projecten).

Voeg bestanden toe in onderstaande (sub)modules:

• table_chart Projecten
• swap_horizontal_circle Tekorten
• monetization_on Inkooporders
• category Materialen en Exemplaren
• contact_phone Contacten en Contactpersonen
• assignment_turned_in Taken 
• group Medewerkers
• local_shipping Voertuigen
• build Reparaties, Keuringen en Kwijtgeraakte materialen

In dit artikel lees je hoe je bestanden toevoegt en download, maar ook hoe je bestanden organiseert door het gebruik van mappen.-

Een bestand toevoegen

Voor het toevoegen of downloaden van bestanden zijn aanvullende rechten vereist. Lees hier meer over in ons artikel over Power users.

1. Ga naar een module. Bijvoorbeeld de table_chart Projectenmodule.
2. Dubbelklik op een item (een project, materiaalitem, contact, etc.) om deze te openen.
3. Scroll naar beneden en selecteer Bestanden.
4. Sleep het bestand naar de sectie Bestanden of klik op de pijl omlaag naast de blauwe knop om de primaire actie van de knop te wijzigen en kies vervolgens voor + Bestand toevoegen
5. Opslaan

Je kan bestanden ook aan mappen toevoegen:

1. Ga naar een module. Bijvoorbeeld de table_chart Projectenmodule.
2. Dubbelklik op een item (een project, materiaalitem, contact, etc.) om deze te openen.
3. Scroll naar beneden en selecteer Bestanden.
4. Selecteer de hoofdmap en klik op  upload Bestand toevoegen.
5. Selecteer het bestand. Deze wordt toegevoegd aan de geselecteerde map.

Rentman Tip: Gebruik sneltoetsen om bestanden snel toe te voegen. In dit artikel vind je meer informatie over sneltoetsen.

Bestanden downloaden

1. Ga naar een module. Bijvoorbeeld de table_chart Projectenmodule.
2. Dubbelklik op een item (een project, materiaalitem, contact, etc.) om deze te openen.
3. Scroll naar beneden en selecteer Bestanden.
4. Zoek het bestand en klik op more_vert meer opties.
5. Selecteer cloud_download Downloaden

Bestanden organiseren

Om je bestanden te structureren, maak je mappen aan in Rentman waarin je jouw bestanden ordent. Hiermee creëer je overzicht, vooral bij grotere projecten waar veel bestanden worden geüpload.

Mappen zijn vooral handig bij projecten met meerdere subprojecten. Subprojectmappen worden automatisch aangemaakt wanneer je een subproject toevoegt. Hierdoor blijft je bestandslijst overzichtelijk en heeft iedereen snel en eenvoudig toegang tot de juiste informatie binnen elk subproject.

Let op: Projectdocumenten zoals offertes, facturen, pakbonnen, etc., kunnen niet naar een andere map verplaatst worden.

Een map toevoegen

1. Ga naar een module. Bijvoorbeeld de table_chart Projectenmodule.
2. Dubbelklik op een item (een project, materiaalitem, contact, etc.) om deze te openen.
3. Scroll naar beneden en selecteer Bestanden.
4. klik op de pijl omlaag naast de blauwe knop om de primaire actie van de knop te wijzigen en kies vervolgens voor  folder Map toevoegen
5. Geef de map een naam.
6. Bepaal of de map Vertrouwelijk is.
   Let op: De gehele inhoud van een map gemarkeerd als Vertrouwelijk wordt gezien als vertrouwelijk. Niet-vertrouwelijke mappen kunnen zowel vertrouwelijke als niet-vertrouwelijke bestanden en mappen bevatten. Alleen gebruikers met de juiste gebruikersrechten om Alle bestanden te downloaden kunnen alle vertrouwelijke mappen inzien.
7. (Optioneel) Selecteer de hoofdmap als je een nieuwe map in een bestaande map wil aanmaken.
8. Opslaan

Zo voeg je een map binnen een bestaande map toe:

1. Ga naar een module. Bijvoorbeeld de table_chart Projectenmodule.
2. Dubbelklik op een item (een project, materiaalitem, contact, etc.) om deze te openen.
3. Scroll naar beneden en selecteer Bestanden.
4. Selecteer de hoofdmap en klik op upload Map toevoegen.
5. Geef de map een naam.
6. Bepaal of de map Vertrouwelijk is.
   Let op: De gehele inhoud van een map gemarkeerd als Vertrouwelijk wordt gezien als vertrouwelijk. Niet-vertrouwelijke mappen kunnen zowel vertrouwelijke als niet-vertrouwelijke bestanden en mappen bevatten. Alleen gebruikers met de juiste gebruikersrechten om Alle bestanden te downloaden kunnen alle vertrouwelijke mappen inzien.
7. Opslaan

Een bestand aan een map toevoegen / een bestand naar een andere map verplaatsen

1. Selecteer een bestand in de sectie Bestanden en klik op more_vert meer opties.
2. Klik op edit Bewerken
3. Selecteer een map in de pop-up.
4. Opslaan

Een bestand verwijderen

1. Selecteer een bestand in de sectie Bestanden en klik op more_vert meer opties.
2. Klik op delete Verwijderen.
3. Lees de tekst in de pop-up en klik op Ok
4. Opslaan

Een map verwijderen

1. Selecteer een map in de sectie Bestanden en klik op more_vert meer opties.
2. Klik op delete Verwijderen.
3. Lees de tekst in de pop-up en klik op Ok
4. Opslaan

Let op: Wanneer je een map verwijdert, verwijder je ook alle bestanden in die map.

Extra schijfruimte

Bestanden die je naar Rentman uploadt, nemen schijfruimte in beslag. De hoeveelheid schijfruimte die voor jouw account beschikbaar is, is afhankelijk van je Rentman-licentie.

Schijfruimte wordt alleen in beslag genomen door geüploade bestanden en documenten die je zelf hebt gegenereerd (offertes, facturen, enz.). Wanneer je de limiet voor je schijfruimte nadert, ontvang je hiervan een melding. Je kan vervolgens bestanden verwijderen of extra schijfruimte aanschaffen.

Gebruikte schijfruimte bekijken

1. Ga naar de settings Configuratiemodule > Account > Licentie.

Extra schijfruimte verkrijgen

1. Volg de stappen om je pakket te upgraden. Tijdens het proces geef je aan hoeveel extra schijfruimte je nodig hebt.