Een taak is werk dat moet worden uitgevoerd: een podium ontwerpen, goedkeuring vragen van een klant, een vrachtwagen wegbrengen voor onderhoud of het opvolgen van een offerte. In tegenstelling tot een functie of een dienst heeft een taak geen vaste begin- en eindtijd. Er is wel een deadline. Degene aan wie de taak is toegewezen, bepaalt zelf wanneer deze wordt opgepakt.
Je kunt bijna overal in Rentman een taak toevoegen. Elke taak verschijnt in de Takenmodule, zodat er niets verloren gaat. Het notificatiesysteem van Rentman zorgt ervoor dat je deadlines niet vergeet.
In dit artikel lees je hoe je een taak toevoegt, wat de functie is van elk taakveld, hoe je ziet waar je team aan werkt en hoe je een taak voltooit.
Een taak toevoegen
Vanuit elk item in Rentman
- Open een item door er dubbel op te klikken. Dit werkt bij inhuur, inkooporders, materiaal, contacten, medewerkers, voertuigen, inspecties, kwijtgeraakt materiaal, voorraadtellingen en statistieken. Als je toegang tot Organize hebt, volg je dezelfde workflow om een taak voor projecten aan te maken.
- Scroll naar beneden en klik op Taak toevoegen.
- Voer alle taakopties in.
- Opslaan.
Vanuit de Takenmodule
- Ga naar de Takenmodule.
- Klik op Taak toevoegen.
- Voer alle taakopties in.
- Opslaan.
Vanuit het tabblad Taken in een project (Organize)
- Ga naar een project.
- Klik op het tabblad Taken.
- Klik op + Taak toevoegen.
- Voer alle taakopties in.
- Opslaan.
Vanuit de zijbalk met details
- Beweeg je muis over de naam van een item in het overzicht en open de Details zijbalk.
- Scroll naar beneden naar de sectie Taken.
- Klik op + om een taak toe te voegen, zonder het overzicht te verlaten.
Taakopties
Taaknaam
Voer een naam in voor de taak. Dit is het enige verplichte veld.
Deadline
Zie Deadlines hieronder.
Status (Organize)
Zie Taakstatussen hieronder.
Afronden
Klik hier om de taak als afgerond te markeren.
Prioriteit (Organize)
Geef de taak een prioriteit. Kies uit Hoog, Gemiddeld, Laag en Geen.
Kleur (Organize)
Geef de taak een kleur, zodat deze opvalt in een bord of lijst.
Details
Voeg meer informatie over de taak toe. Gebruik dit voor instructies voor de toegewezen persoon.
Toegewezen aan
Een taak kan aan niemand worden toegewezen, aan alle teamleden of aan één of meer medewerkers. Wanneer je een taak aanmaakt, word je standaard als verantwoordelijke ingesteld. Klik op de verantwoordelijke om dit te wijzigen.
Tijdbudget (Organize)
Zie Geplande tijden instellen hieronder.
Teams (Organize)
Zie Teams.
Subtasks (Organize)
Zie Subtaken hieronder.
Notities
Voeg een notitie voor de taak toe.
Bestanden
Voeg een bestand aan de taak toe, zoals een tekening of briefing.
Labels
Voeg labels toe om je taken later te filteren. Handige voorbeelden zijn In voorbereiding, Op locatie en In magazijn. Lees meer over labels.
Extra invoervelden
Voeg je eigen velden toe aan taken en gebruik ze om je takenborden te filteren, groeperen en sorteren. Lees meer over extra invoervelden.
Taakstatussen (Organize)
Een status geeft aan wat de voortgang van een taak is. In plaats van dat een taak 'klaar' of 'niet klaar' is, doorloopt deze de workflow binnen jouw bedrijf. Ontdek hoe je taakstatussen instelt.
Taakstatus wijzigen vanuit het Lijstoverzicht
-
Selecteer de taak die je wil verplaatsen.
Rentman tip: Selecteer meerdere taken met dezelfde status om de status van meerdere items te wijzigen. - Klik op Naar [status] in de balk boven de lijst. De knop toont de volgende status in je workflow, bijvoorbeeld Voltooid.
Taakstatus wijzigen vanuit het Bordoverzicht
- Sleep een taak naar de gewenste statuskolom.
Taakstatus wijzigen vanuit de taak zelf
- Dubbelklik op een taak om deze te openen.
- Klik op de status en selecteer uit het drop down menu.
- Opslaan.
Elke gebruiker kan de taakstatus aanpassen van zichtbare taken.
Een geplande tijd instellen (Organize)
Een geplande tijd is het aantal uren dat een taak naar verwachting in beslag zal nemen. Het is geen gepland tijdslot: het geeft niet aan wanneer het werk plaatsvindt, alleen hoe lang het zou moeten duren. Dat is het verschil tussen een taak en een functie.
Zodra jouw team uren op een taak registreert, kun jij de geplande tijd vergelijken met de werkelijk bestede tijd. Zo stel je vast of een schatting nauwkeurig was en de prijs voor volgende projecten baseren op werkelijke cijfers in plaats van op een gok. Lees meer over het bijhouden van tijd per taak.
Deadlines
Een taak kan geen deadline hebben, een vastgestelde datum of een deadline die meebeweegt met de projectplanning.
Geen deadline
Laat het veld voor de deadline leeg. De taak blijft actief zonder vervaldatum; dit is geschikt voor werk dat moet gebeuren, maar niet op een specifieke dag klaar hoeft te zijn.
Een vastgestelde datum
Kies een datum. Als de datum passeert en de taak is nog niet afgerond, kleurt de taak rood.
Gerelateerd aan de projectplanning (Organize)
Stel de deadline in op een aantal dagen vóór of na een bepaald moment in het project, bijvoorbeeld drie dagen vóór de opbouw. De deadline verschuift vervolgens automatisch als de projectdata wijzigen. Dit is vooral handig bij project templates, waarbij dezelfde taak bij elk project een andere datum vereist.
Subtaken (Organize)
Een subtaak is een checklist-item binnen een taak. Gebruik subtaken om een taak op te splitsen in stappen, zonder dat je meerdere aparte taken hoeft aan te maken.
Een subtaak heeft een titel en het een to do of afgerond. Meer niet. Een subtaak kan niet aan iemand toegewezen worden, een eigen deadline of geplande tijden hebben en er kunnen geen uren op geregistreerd worden.
Wie kan een taak ziek
Voor elke taak kun je de zichtbaarheid instellen:
- Toegewezen aan alle teamleden — de taak is toegewezen aan alle teamleden en is voor iedereen zichtbaar.
- Toegewezen aan specifieke teamleden — iedereen kan de taak zien, maar één teamlid is verantwoordelijk voor de taak.
- Privé (Organize) — alleen jij ziet de taak. Een privétaak is altijd toegewezen aan degene die het gemaakt heeft en verschijnt nooit op een gedeeld takenbord.
Welke taken toegewezen medewerkers zien in een project
Wanneer je binnen een project een taak toewijst, heeft de toegewezen persoon voldoende context nodig om het werk uit te voeren. Iemand aan wie een taak in een project is toegewezen, kan dezelfde basisinformatie en bestanden van het project inzien als een teamlid dat voor een functie is ingepland. Ze krijgen geen inzicht in de financiële gegevens van het project.
Goed om te weten voordat je een taak toewijst: wanneer je iemand een taak toewijst, krijgt diegene inzicht in het bijbehorende project. Welke informatie daarbij zichtbaar is, hangt af van de gebruikersrol. Lees meer over gebruikersrollen en rechten.
Het tabblad Taken in een project (Organize)
Met Organize beschikt elk project over een tabblad Taken, waarop het takenbord voor dat project wordt weergegeven. Van daaruit kun je taken toevoegen, de status ervan wijzigen en schakelen tussen een bord- en lijstweergave, zodat je het werk bekijkt op de manier die voor jou het prettigst is.
Je kan taken in een project toevoegen en bewerken als je toegang hebt tot het projecttakenbord. Volledige bewerkingsrechten voor het project zijn niet langer vereist. Ook teamleden zien het projecttakenbord in de Takenmodule.
Bij accounts zonder Organize blijft het takenoverzicht bij het project staan, in plaats van op een apart tabblad. Meer informatie over taakborden.
Een taak afronden
Een taak is klaar wanneer het de status Afgerond heeft. Dit doe je op verschillende manieren:
- In een open taak: stel de status Afgerond in of klik op ✔.
- Op een takenbord in bordoverzicht: sleep de kaart naar de kolom Afgerond.
Alle taken bekijken
De Takenmodule toont alle taken waar je toegang tot hebt. Van daaruit kun je de weergaven die je vaak gebruikt filteren, groeperen en opslaan, en de taakborden voor je projecten en teams openen.
Taken automatisch toevoegen aan nieuwe projecten
Als dezelfde taken bij elk project terugkomen, voeg die taken dan toe aan een project template. De taken worden vervolgens automatisch aangemaakt bij elk nieuw project dat op basis van het template wordt gemaakt, inclusief de bijbehorende geplande tijden, subtaken en deadlines. Lees meer over project templates.