XML - UBL wordt gebruikt bij digitaal factureren (e-invoices). In sommige landen is e-invoicing verplicht in plaats van traditioneel factureren. In sommige andere landen is dit alleen verplicht wanneer er voor overheidsorganisaties wordt gewerkt.
Je kunt elk factuur in Rentman exporteren in het XML - UBL-formaat. In dit artikel leggen we de basics voor het instellen van e-invoicing uit.
Ongestructureerde factuurgegevens in een PDF- of Wordbestand is niet geldig als e-invoice.
.
Jouw BTW-schema instellen
- Ga naar settings Configuratie > Financieel > BTW-schema's.
- Dubbelklik op een schema om deze te openen.
- Voer de juiste belastingcategorie in voor elk schema.
- Klik op Opslaan
- Herhaal voor elk BTW-schema
Digitaal factureren instellen
Ga naar de settings Configuratiemodule > Financieel > Digitaal factureren en vul onderstaande velden in:
-
Identificatienummer: het unieke nummer dat een bedrijf identificeert, gebaseerd op het identificatieschema van het land. Voor veel Europese landen is dit schema de BTW. Bekijk hier de European Business Identifier om jouw ID-nummer te vinden (alleen Duitsland en Oostenrijk).
- Voor Duitse klanten: Opereert jouw bedrijf voornamelijk in de EU? Dan is UST-ID de beste optie (Code 9917). Via het DUNS-Nummer is ook een mogelijkheid (Code 0002). Zoek de optie die het beste bij je past.
- Identificatieschema: de code die jouw land en bedrijf identificeert. Vind het identificatieschema van jouw land in deze lijst. Controleer deze lijst als u het identificatieschema van uw land niet kent.
- Valutacode: Selecteer de valutacode wanneer deze nog niet standaard ingevuld is. In dit artikel vind je de voor jouw geldende valutacode.
Let op: Vanwege het unieke karakter biedt Rentman geen ondersteuning bij het lokaliseren of identificeren van jouw zakelijke ID-nummer, schema of valutacode. Raadpleeg je financieel adviseur en bekijk deze codelijst van Peppol.
Digitaal factureren instellen voor je contacten
Om e-invoices voor klanten te genereren, moet je per klant het identificatienummer en -schema invoeren.
- Ga naar de contact_phone Contactenmodule.
- Dubbelklik op een contact om deze te openen.
- Ga naar het tabblad Digitaal factureren.
- Vul het identificatienummer en -schema in.
Vraag je klant naar het identificatienummer of zoek deze op in de database van bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel.
Een digitaal factuur exporteren
Nadat je een factuur hebt gegenereerd kun je deze exporteren naar XML - UBL.
- Maak een factuur vanuit het tabblad Financieel in het projectoverzicht
- Klik op de
download knop wanneer je de factuur bewerkt.
- Kies voor UBL o.b.v. grootboek (voor intern gebruik of accounting software) of UBL om te versturen (voor je klanten).