In sommige landen is het verplicht om bij elke transactie gebruik te maken van e-facturatie in plaats van traditionele facturatie. In andere landen is e-facturatie alleen verplicht bij transacties met overheidsinstanties.

Rentman ondersteunt zowel handmatig exporteren als automatisch genereren van e-factuurbestanden in diverse formaten.

E-facturen moeten gebruikmaken van een gestructureerd gegevensformaat — doorgaans XML, gebaseerd op standaarden zoals UBL — om te voldoen aan wettelijke vereisten en standaarden voor interoperabiliteit. Ongestructureerde formaten, zoals pdf- of Word-documenten, worden niet beschouwd als geldige e-facturen, tenzij ze gestructureerde gegevens bevatten (zoals bij formaten als ZUGFeRD of Factur-X).

Dit artikel beschrijft de basisinstellingen die nodig zijn om e-facturatie in te stellen en legt uit hoe je een referentie van de afnemer (buyer reference) en een inkooporderreferentie (purchase order reference) aan je factuur toevoegt.

Ondersteunde formaten

In Rentman exporteer je elke factuur in een e-factuurformaat.

Naast het bestaande UBL 2.3-formaat hebben we ook de ondersteuning voor UBL 2.1 weer ingeschakeld. Hierdoor kies je, afhankelijk van regionale vereisten, het geschikte formaat voor grootboeken en exportdoeleinden.

We hebben ondersteuning toegevoegd voor het ZUGFeRD-formaat als alternatief voor XRechnung, om te voldoen aan de Duitse regelgeving voor e-facturatie. Omdat ZUGFeRD volledig compatibel is met de Factur-X-standaard, kan het ook worden gebruikt voor e-facturatie in Frankrijk. Het geëxporteerde pdf-bestand voldoet nu aan de PDF/A-3b-norm, die vereist is door e-facturatieplatforms zoals Chorus Pro.

XRechnung: de Duitse standaard voor e-facturatie, die wordt gebruikt voor facturen aan Duitse overheidsinstanties en andere afnemers die een gestructureerde e-factuur vereisen. Zorg dat je identificatienummer en het bijbehorende schema correct zijn ingesteld, zodat je elektronische adres op de factuur wordt vermeld. Daarnaast vereist XRechnung een Buyer reference (inkopersreferentie) en de contactgegevens van de verkoper op de factuur.

We hebben ook ondersteuning toegevoegd voor het Isacompta-exportformaat voor de Franse boekhouding. Dit formaat ordent factuurgegevens per grootboekrekening, waarbij de factuurtotalen overeenkomen met de waarden in Rentman.

Belangrijk bij gebruik van Isacompta

Om de export correct te laten werken, moet je het veld ‘Numéro de comptabilité’ in de contactgegevens (eerste tabblad) invullen. Voer de volledige code precies zo in als vereist is voor dit veld. Als dit veld leeg is, wordt de waarde in plaats daarvan overgenomen uit het veld ‘Database number’.

Let op: Zonder deze codes zal de export niet naar behoren werken, aangezien het systeem deze nodig heeft om het aantal inkomende en uitgaande transacties per rekeningnummer correct te kunnen tellen.

Dit hybride formaat integreert de gestructureerde XML-gegevens rechtstreeks in het PDF-bestand, waardoor het niet nodig is om een apart XML-bestand aan te maken of te versturen. Wanneer dit formaat is ingeschakeld voor automatische aflevering, is de XML altijd in de PDF opgenomen. Hierdoor is het eenvoudig om één enkel, conform bestand naar je klanten te e-mailen of te laten downloaden.

Voor Italiaanse klanten is de factuur (Fattura) ook beschikbaar in XML-formaat.

Stel je btw-schema in

Ga naar de settings Configuratiemodule > Financieel > Btw-schema's.
Dubbelklik op een Btw-schema om het te openen.
Voer voor elk tarief de juiste belastingcategorie in. Kijk hier voor de verschillende tarieven: EDIFACT-code (norm 5305).
Klik op Bevestigen.
Herhaal voor elk Btw-schemaR.

Voorbeeld (gebaseerd op het Nederlandse Btw-schema en belastingcategorie)

E-factuur instellingen

Ga naar de settings Configuratiemodule > Financieel > Digitaal factureren en vul de velden uit de tabel hieronder in.

Beschikbare XML-formaten	Bekijk de ondersteunde formaten hier.
XML automatische meesturen	Je kunt in Rentman nu automatisch UBL-e-facturen genereren en versturen door de optie voor het automatisch genereren van XML in te schakelen. Wanneer deze optie is geactiveerd, wordt het gestructureerde e-factuurbestand automatisch toegevoegd aan uitgaande facturen. Bij ZUGFeRD / Factur-X worden de XML-gegevens rechtstreeks in de pdf ingesloten, waardoor het niet nodig is om een apart XML-bestand te versturen. Het juiste XML-formaat wordt automatisch geselecteerd op basis van je land. FatturaPA (Italië) wordt momenteel niet ondersteund.
Identificatienummer	Het unieke nummer waarmee een onderneming wordt geïdentificeerd, gebaseerd op het identificatiesysteem van het betreffende land. In veel Europese landen is dit het btw-nummer. Raadpleeg de European Business Identifier om jouw identificatienummer te vinden (uitsluitend voor Duitsland en Oostenrijk). Voor Duitse klanten: als jouw bedrijf grotendeels binnen de EU opereert, is het btw-identificatienummer (UST-ID) de beste optie. Een alternatief is het gebruik van een DUNS-nummer. Kies de optie die het meest geschikt is.
Identificatieschema	De code die jouw land en onderneming identificeert. Raadpleeg deze lijst als je niet weet welk identificatiesysteem in jouw land wordt gebruikt.
Valuta code	Selecteer je valuta code als deze nog niet standaard is ingesteld. Bekijk dit artikel voor meer informatie over je valuta code.
Rekeningnummer	De unieke rekeningidentificatie waarnaar betalingen moeten worden verstuurd – bijvoorbeeld een IBAN of een ander bankrekeningnummer.
Naam, telefoonnummer en e-mail contactpersoon	De persoon met wie klanten contact kunnen opnemen over facturen. Rentman voegt deze gegevens toe aan het gedeelte met contactinformatie van de verkoper op elke e-factuur. Wanneer je deze update voor het eerst ontvangt, vult Rentman deze velden eenmalig in met de contactpersoon uit Configuratie > Bedrijfsgegevens. Je kunt dit op elk gewenst moment wijzigen. Deze velden zijn verplicht voor XRechnung. Voor andere formaten zijn ze optioneel.

Let op: Vanwege het unieke karakter ervan biedt Rentman geen ondersteuning bij het achterhalen of identificeren van jouw bedrijfs-ID-nummer, schema of valuta-code. Raadpleeg hiervoor je financieel adviseur en bekijk deze codelijst van Peppol..

Houd er rekening mee dat het identificatienummer en het identificatieschema verplicht zijn voor PEPPOL-exports. Voor XRechnung gebruikt Rentman deze velden om het elektronische adres van de verkoper en de koper (BT-34/BT-49) te genereren; als een van beide ontbreekt, wordt in plaats daarvan je e-mailadres gebruikt, zodat het veld altijd is opgenomen. Het validatieoverzicht voor e-facturen in het factuurvoorbeeld geeft alleen een melding bij een XRechnung-factuur als zowel de identificatiegegevens als een e-mailadres ontbreken.

De instellingen van jouw contacten voor e-facturatie

Voer de gegevens van je contacten in om e-facturen te genereren.

Ga naar contact_phone Contacten.
Dubbelklik op een contact om deze te openen.
Ga naar het tabblad Digitaal factureren.
Vul het identificatienummer en identificatieschema in.
Optioneel: Vul het referentienummer van de klant (Buyer reference) in, indien de klant er een aan je heeft doorgegeven. Rentman neemt dit nummer over op elke nieuwe factuur voor deze klant.

Voor PEPPOL is deze informatie verplicht. Voor XRechnung valt Rentman terug op het e-mailadres van de contactpersoon als de informatie ontbreekt. Het validatieoverzicht geeft pas een melding wanneer er ook geen e-mailadres beschikbaar is.

Weet je het identificatienummer van een contactpersoon niet? Vraag er dan naar bij de betreffende persoon of raadpleeg de database van het identificatiestelsel in jouw land.

Voeg een kopersreferentie en een inkooporderreferentie toe

Het boekhoudsysteem van je klant leest e-facturen automatisch in. Om jouw factuur snel te kunnen verwerken, zoekt het systeem vaak naar een of beide van de volgende verwijzingen:

Veld	Wat is het
Kopersreferentie	Een code die de klant aan je verstrekt, zodat diens systeem weet waar de factuur naartoe moet worden gestuurd (bijvoorbeeld een afdeling, kostenplaats of leveranciersnummer). Voor facturen aan Duitse overheidsinstanties is dit de Leitweg-ID. In de e-factuurstandaard komt dit overeen met veld BT-10.
Inkooporderreferentie	Het inkoopordernummer van de klant. Hiermee kan de klant jouw factuur koppelen aan zijn bestelling. In de e-factuurstandaard is dit veld BT-13.

In de schermafbeelding toont (1) het veld voor de kopersreferentie en toont (2) het veld voor de inkooporderreferentie.

In de module Financieel ga je naar de submodule Facturen.
Maak een factuur of open een bestaande.
Vul in het gedeelte Details de kopersreferentie en de inkoopreferentie in, indien je klant deze aan je heeft verstrekt.
Sla de factuur op.

Als je bij een contactpersoon een kopersreferentie hebt ingevoerd, vult Rentman deze automatisch in wanneer je deze contactpersoon selecteert als klant op een nieuwe factuur. Je kunt deze per factuur wijzigen of verwijderen. Rentman hanteert altijd de waarde die op de factuur staat, niet de waarde die bij de contactpersoon is opgeslagen.

Rentman voegt beide verwijzingen toe aan elk e-factuurformaat: XRechnung, ZUGFeRD, UBL en Peppol. Als een veld leeg is, laat Rentman dit weg uit de e-factuur.

Welke referenties je nodig hebt, hangt af van het e-factuurformaat:

Formaat	Wat je nodig hebt
Peppol (inclusief verzending met Billit)	Vul de inkooporderreferentie of kopersreferentie in. Eén van beide is voldoende.
XRechnung	Vul de kopersreferentie in. Voer voor Duitse overheidsinstanties het Leitweg-ID in.
Alle andere formaten	Beide velden zijn optioneel.

Niet zeker wat je moet invullen? Voer iets in dat herkenbaar is voor je klant, zoals het inkoopordernummer. Als je geen referentie hebt en het formaat vereist er ook geen, laat het veld dan leeg. Een leeg veld is beter dan een onjuiste waarde, omdat het systeem van de klant een factuur met een foutieve referentie mogelijk zal afwijzen.

Om de inkooporderreferentie ook op je pdf-factuur te tonen, voeg je deze toe aan je factuurtemplate.

Wat is een Leitweg-ID?

Een Leitweg-ID is een routerings-ID die Duitse overheidsinstanties gebruiken om e-facturen te ontvangen. De instantie verstrekt dit ID aan jou, meestal in de bestelling of het contract. Zonder dit ID zal hun portaal voor e-facturatie je factuur afwijzen. Je hebt het alleen nodig voor facturen aan Duitse overheidsinstanties; voor facturen aan bedrijven is het niet vereist.

Moet ik deze velden voor elke factuur invullen?

Alleen wanneer je klant erom vraagt of het formaat van de e-factuur er een vereist. Voor Peppol is ten minste één van beide verplicht voor elke factuur. Voor XRechnung is een kopersreferntie (buyer reference) op elke factuur vereist. Als je een veld leeg laat, neemt Rentman dit niet op in de e-factuur.

Waarom krijg ik nu een foutmelding wanneer ik een factuur via Peppol verstuur?

Vóór deze update vulde Rentman automatisch een referentie in, gebaseerd op de projectreferentie, het projectnummer of het factuurnummer. Omdat deze waarde niet altijd correct was voor de klant, gebruikt Rentman nu uitsluitend de referenties die je zelf invoert. Vul de inkooporderreferentie of de kopersreferentie in op de factuur en verstuur deze opnieuw. Eén van beide is voldoende.

Worden referenties gekopieerd naar creditfacturen?

Ja. Wanneer je vanuit een project een creditnota of een factuur aanmaakt, neemt Rentman de referentie van de koper en de inkooporderreferentie over.

Een e-factuur exporteren

Nadat je een e-factuur hebt aangemaakt, kun je e-facturen rechtstreeks downloaden vanuit de module Facturen.

Zowel de pdf- als de xml-bestanden zijn op één plek te downloaden.
De bestandsnamen van XML- en PDF-bestanden zijn nu op elkaar afgestemd voor meer duidelijkheid en consistentie.

In de module monetization_on Financieel ga je naar de submodule Facturen.
Maak een factuur of selecteer een bestaande uit de lijst.
Klik op de download knop voor 'Download als PDF' tijdens het bewerken.
Of kies 'Exporteer voor boekhoudsoftware en e-facturen'.

Rentman exporteert geen XRechnung-bestand als de factuur geen kopersreferntie bevat. Voeg de kopersreferentie toe in het gedeelte Details van de factuur en voer de export opnieuw uit.

Was dit artikel nuttig?

Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 13 van 23

Facturen exporteren in e-factuurformaten