In sommige landen wordt e-facturering gebruikt bij elke transactie in plaats van traditionele facturering. In andere landen is het alleen verplicht om e-facturering te gebruiken voor transacties met overheidsinstanties.
Rentman ondersteunt zowel handmatige export als het automatisch genereren van e-factuurbestanden in meerdere formaten.
Dit artikel beschrijft de standaardinstellingen om E-facturatie op te zetten.
Ondersteunde formaten
In Rentman exporteer je elke factuur in een e-factuur formaat.
Naast het bestaande UBL 2.3-formaat hebben we de ondersteuning voor UBL 2.1 opnieuw ingeschakeld. Hiermee selecteer je het juiste formaat voor grootboeken en exportdoeleinden, afhankelijk van de regionale vereisten.
Als alternatief voor XRechnung hebben we ondersteuning voor het ZUGFeRD-formaat toegevoegd, om te voldoen aan de Duitse regelgeving voor e-facturering. Omdat ZUGFeRD volledig compatibel is met de Factur-X-standaard, kan het ook worden gebruikt voor e-facturering in Frankrijk.
We hebben ook ondersteuning toegevoegd voor het Isacompta-exportformaat voor Franse rekeningen. Dit formaat organiseert factuurgegevens per grootboek en de factuurtotalen komen overeen met de waarden in Rentman.
Dit hybride formaat integreert de gestructureerde XML-gegevens rechtstreeks in het PDF-bestand, waardoor het niet nodig is om een apart XML-bestand te genereren of te verzenden. Wanneer dit formaat is ingeschakeld voor automatische verzending, wordt de XML altijd in de PDF opgenomen, waardoor je eenvoudig één enkel, conform bestand voor je klanten kunt e-mailen of downloaden.
Voor Italiaanse klanten is Fattura ook beschikbaar in XML-formaat.
Jouw BTW-schema instellen
- Ga naar de settings Configuratiemodule > Financieel > BTW-schema's.
- Dubbelklik op een BTW-schema op het te openen..
- Voer de juiste BTW-categorie in voor elk tarief. Hier vind je de verschillende tarieven: EDIFACT code (5305 Norm)
- Klik op Bevestigen.
- Herhaal voor elk BTW-schema.
Je e-factuur instellen
Ga naar d settings Configuratiemodule > Financieel > Digitaal factureren en vul de velden uit onderstaande tabel in.
| Beschikbare XML-formaten | Hier vind je de ondersteunde formaten. |
| XML automatisch toevoegen |
Schakel de optie Automatische XML-generatie in om automatisch UBL e-facturen te genereren en verzenden in Rentman. Wanneer deze optie is geactiveerd, wordt het gestructureerde e-factuurbestand automatisch aan uitgaande facturen toegevoegd. Voor ZUGFeRD/Factur-X worden de XML-gegevens rechtstreeks in de PDF ingesloten. Het is dus niet nodig om een apart XML-bestand te versturen. Het juiste XML-formaat wordt automatisch geselecteerd gebaseerd op jouw land. FatturaPA (Italy) wordt momenteel niet ondersteund. |
| Identificatienummer |
Het unieke nummer dat een bedrijf identificeert, gebaseerd op het identificatiesysteem van het land. Voor veel Europese landen is dit het btw-systeem. Bekijk hier de European Business Identifier om je identificatienummer te vinden (alleen voor Duitsland en Oostenrijk). Voor Duitse klanten: Wanneer je voornamelijk werkzaam bent in de EU is UST-ID de beste optie. Het DUNS-Nummer is ook mogelijk. Zoek hetgeen het best werkt voor jou. |
| Identificatieschema | De code die je land en bedrijf identificeert. Raadpleeg deze lijst als je het identificatieschema van je land niet kent. |
| Valutacode | Selecteer jouw valutacode als deze nog niet standaard ingesteld is. Bekijk dit artikel over valutacodes. |
| Bankrekeningnummer | De unieke rekeningnummer waar betalingen naartoe worden verzonden, bijvoorbeeld een IBAN of een ander bankrekeningnummer. |
Digitaal factureren voor je klanten instellen
Voer de gegevens van je contacten in om e-facturen te genereren.
- Ga naar de contact_phone Contactenmodule.
- Dubbeklik op een contact op deze te openen.
- Ga naar het tabblad Digitaal factureren.
- Voer het ID-nummer en ID-schema in.
Een e-factuur exporteren
Nadat je een digitale factuur hebt aangemaakt, download je deze direcht in de Facturenmodule.
- Zowel het PDF- als XML-bestand zijn te downloaden.
- XML- en PDF-bestandsnamen zijn nu op elkaar afgestemd voor meer duidelijkheid en consistentie.
- In de module monetization_on Financieel, ga je naar de submodule Facturen.
- Maak een factuur of selecteer een bestaande uit de lijst.
- Klik tijden het bewerken van de factuur op de download
knop om de PDF te downloaden.
- Of kies
'Exporteer voor boekhoudsoftware en digitaal factureren'.