In Rentman worden nummerreeksen gebruikt om verschillende onderdelen bij te houden.  In dit artikel leggen we uit hoe je nummerreeksen kunt opzetten, en bewerken.

Nummerreeksen bewerken 

Je kan een nummerreeks aanpassen in opzetten voor verschillende onderdelen binnen de software. Zo kun je ze gebruiken voor: materiaal items, project nummering, (financiele) documenten. Zie hieronder een overzicht: 

Je kunt je nummerreeksen bewerken door te navigeren naar settings Configuratie module > Instellingen > Nummerreeksen. Het huidige nummer van elke serie, is het laatste element dat voor deze serie is gecreëerd. 

Door de nummerreeks van documenten aan te passen, maak je onderscheid tussen verschillende bestanden. 

Start een nieuw jaar in je factuurnummering

Veel bedrijven verwerken het jaartal in hun factuurnummers, bijvoorbeeld 2026-0001, 2026-0002, enzovoort. Rentman schakelt niet automatisch over naar een nieuw jaar. Je wijzigt de nummerreeks zelf, idealiter direct nadat je de laatste factuur van het oude jaar hebt verzonden en voordat je de eerste factuur van het nieuwe jaar aanmaakt.

1. Ga naar Configuratiemodule > Instellingen > Nummerreeksen.
2. Vind je factuurserie onder Financiële documenten.
3. Update het huidige nummer. Het huidige nummer is het laatst gebruikte nummer.
4. Klik op Opslaan.

Praktijkvoorbeelden

• Plan het in voor je laatste werkdag van het jaar of je eerste werkdag van het nieuwe jaar, voordat er een factuur wordt opgesteld.
• Werk elke serie die je gebruikt bij. Als je aparte series gebruikt voor verschillende facturen of bedrijven, heeft elke serie een eigen nieuw jaarnummer nodig.
• Gebruik nooit een factuurnummer dat al eerder is gebruikt. Dubbele factuurnummers kunnen problemen veroorzaken met je boekhouding en belastingadministratie.
• Houd elk jaar dezelfde opmaak aan, zodat je boekhoudsoftware en accountant de facturen gemakkelijk kunnen sorteren.
• Controleer de lokale regelgeving. In de meeste landen moeten factuurnummers naadloos op elkaar aansluiten. Het is meestal toegestaan ​​om elk jaar opnieuw te beginnen met 0001 als het jaartal in het nummer is opgenomen. Vraag het aan je accountant als je twijfelt.

Meerdere financiële documenten reeksen

Je kan meerdere nummerreeksen instellen voor financiële documenten. Dit is handig wanneer je onderscheid wilt maken tussen verkoop en verhuur facturen, of als je Rentman gebruikt om verschillende bedrijven te beheren en hun documenten wilt onderscheiden. 

Om een nieuwe nummerreeks toe te voegen:

1. Navigeer naar de  settings Configuratie module > instellingen > Nummerreeksen. 

2. Scrol naar de sectie Financiële documenten, en klik op + 

   Het is ook mogelijk om letters en symbolen in de nummerreeksen te gebruiken om ze herkenbaarder te maken. Zorg er in dit geval voor dat het nummer start met een letter/symbool en eindigt met een numeriek getal.

3. Klik op Opslaan rechtsbovenin.