Elke Rentman proefversie begint met voorbeeldvoertuigen in de database. Je kan je eigenvoertuigen toevoegen aan de database door het importeren van een voertuigenbestand. In dit artikel leggen we de stappen uit om je voertuigenbestand in Rentman te krijgen.
Je kan ook één (of een klein aantal) voertuigen toevoegen in de local_shipping Voertuigen module, in plaats van een bestand te importeren.
-
Voordat je begint
Dit is wat je moet hebben voordat je je voertuigenbestand importeert:
- Een Excel of .csv bestand met informatie van je voertuigen. Als je deze nog niet hebt, kan je ons template gebruiken om er één te maken. Zie stap 4 bij het importeerproces hoe je deze kan downloaden.
- Een logische mappenstructuur in de local_shipping Voertuigen module, zodat je geordend kan werken en je voertuigen sneller kan vinden. Klik op de link om je mappen van tevoren aan te maken, of laat Rentman automatisch de mappen aanmaken die je in je voertuigenbestand kiest. Deze moeten in de Map kolom worden gekozen (lees de volgende sectie).
Importeer je voertuigenbestand
- Ga naar de local_shipping Voertuigen module.
- Klik op de Meer opties more_vert knop rechtsbovenin en klik importeren.
- Selecteer welk importeertype je wilt doen:
Importeer alle rijen als nieuw item: Rentman maakt een nieuwe rij voor elk item.
Bestaande items bijwerken met nieuwe gegevens: Als je voertuigen bij wilt werken in je database (met bijvoorbeeld verhuurprijs), moet je dit artikel lezen: Items in je database bijwerken.
Nieuwe items toevoegen en bestaande overslaan: Rentman importeert geen items die al in je database staan. - Sleep een bestand of klik om een bestand te uploaden
.
Als je nog geen bestand hebt met je voertuigen, kan je ons template downloaden boven de upload knop met de tekst 'Download hier een leeg voorbeeldbestand'. - Selecteer of je bestand een kopregel bevat of niet. Als je ja zegt, zal de eerste rij van je bestand niet geïmporteerd worden.
- Voor elke kolom matcht het systeem kopregel namen met de kolomnamen in Rentman. Controleer of alle koppelingen goed gemaakt zijn en pas aan of voeg toe waar nodig.
Dit is nodig omdat jouw kolommen net andere namen kunnen hebben. Zo kan je bestand bijvoorbeeld de naam Registratienummer hebben, terwijl in Rentman hier Kenteken voor staat als kolomnaam. - Klik 'Volgende stap' als je dit voor alle kolommen gedaan hebt.
- Kies een 'Hoofdmap'. De hoofdmap is de map bovenaan en deze bevat je mappenstructuur. Nieuwe voertuigen zullen hieronder geplaatst worden. Als je mappen hebt gedefiniëerd in je importbestand zullen deze items geplaatst worden onder de gekozen hoofdmap.
Let op: als je bestand geen mappenstructuur bevat, zullen alle voertuigen in dezelfde hoofdmap geplaatst worden. Dit betekent dat je voertuigen niet georganiseerd zijn en het lastiger is je voertuigen te vinden. We raden aan een eigen mappenstructuur toe te voegen en het juiste mappenpad voor je items in de Mappen kolom toe te voegen. - (Optioneel als je 'Nieuwe items toevoegen en bestaande overslaan' hebt geselecteerd.) Als je deze optie kiest, moet je kiezen welke kolommen in jouw importbestand Rentman als match-kolommen kan gebruiken om je bestand mee te importeren. Let op: Deze kolommen mogen geen dubbele waardes bevatten in het importbestand omdat ze tijdens het importeren worden gebruikt om te bepalen welke voertuigen overgeslagen moeten worden.
- Kies 'Volgende stap'.
- Controleer je data in het voorbeeld.
- Kies Importeren
- Kijk naar je 'import resultaten'. Als alles succesvol is gegaan hoef je niks meer te doen. Als de import gedeeltelijk of helemaal gefaald is, lees hieronder meer informatie over het Importeer resultaat.
Inzicht in het importeer resultaat
Soms gaat er iets mis met het importeren. Als jou dit overkomt, kan je de antwoorden meestal terugvinden in het importeer resultaat:
- Welke voertuigen hebben gefaald?
- Waarom hebben deze voertuigen gefaald?
- Welke voertuigen zijn succesvol geïmporteerd?
Onderaan het importeer resultaat kan je een bestand downloaden dat alle voertuigen bevat die gefaald zijn met hierbij de reden waarom ze gefaald zijn. Dit geeft je inzicht per voertuig waarom het gefaald is.
Bereid je voertuigenbestand voor
Veel Rentman gebruikers houden al een bestand met hun voertuigen bij. Het bestand dat je importeert in Rentman moet een .xlsx (Microsoft Excel, Google Sheets) of .csv bestand zijn.
- We raden aan om duidelijke kolomtitels in de eerste rij van je bestand te zetten.
- Sommige kolommen in je bestand zijn noodzakelijk, en andere zijn optioneel.
- Het mappenpad van een voertuig moet worden geschreven in de Map kolom, zoals:
vrachtwagens/pickup of vrachtwagen/aanhanger