Bij elk bedrijf dat evenementen organiseert, vindt een groot deel van het werk niet op locatie plaats. Er worden podiumontwerpen getekend, locaties bezocht, grafische uitingen geproduceerd en beeldmateriaal gemonteerd. Daarnaast besteedt iemand uren aan de planning die ervoor zorgt dat de dag van het evenement soepel verloopt. Dit werk kost daadwerkelijk tijd en geld, maar wordt zelden ergens ingepland. En deze bestede uren worden zelden in het projectbudget opgenomen.
Met Rentman Organize breng je dat werk onder in Rentman. Pre- en postproductiewerkzaamheden worden omgezet in taken met een verantwoordelijke, een deadline en geplande tijd. Taken worden weergegeven op visuele borden, zodat je precies ziet waar je team aan werkt. Je crew registreert de uren op deze taken. Zo vergelijk je de planning met de werkelijke tijdsbesteding en begroot je het volgende project nauwkeuriger.
In dit artikel lees je wat Organize inhoudt, wat er verandert voor accounts zonder dit product en hoe je jouw workspace instelt zodat je team ermee aan de slag kan.
Praktijkvoorbeelden
Dit zijn enkele voorbeelden van hoe deze functionaliteit kan worden gebruikt:
Wat Organize toevoegt en wat er verandert als je het niet hebt
De vormgeving en workflow van taken zijn voor elk Rentman-account gewijzigd. Sommige van deze wijzigingen zijn voor iedereen beschikbaar. Voor de rest is het product Organize vereist.
| Elk account krijgt | Organize voegt hieraan toe |
|---|---|
| De nieuwe taakindeling | Aangepaste taakstatussen |
| Taken zonder deadline | Subtaken en checklists |
| Extra invoervelden voor taken | Geplande tijden voor taken |
| Minder klikken om een taak aan te maken | Privé taken |
| Taaklijsten en een overzicht van taken in de Takenmodule | Takenbord met verschillende weergaven |
| Teams and teamtakenbord | |
| Medewerkers toevoegen aan takenborden | |
| Tijdtracking voor taken | |
| Services op offertes en facturen |
Probeer Organize gratis
Organize is tijdelijk gratis beschikbaar voor alle bestaande klanten. Meld je aan om Organize tot 1 december gratis te gebruiken.
- Klik op Start gratis proefperiode in de Organize banner in Rentman.
- Lees de pop-up en klik op Start proefperiode.
Vanaf 1 november kunnen klanten die zich hebben aangemeld voor de gratis proefversie van Organize, deze activeren of uitschakelen.
- Ga naar alle gerelateerde Organize pagina's (de Takenmodule, de tabbladen Taken en Services van het project en de pagina's voor Taakstatussen en Teams in de Configuratiemodule).
- Kies Annuleren of Activeren in de banner bovenaan de pagina.
Zodra je Organize activeert, wordt dit aan je abonnement toegevoegd. Bekijk Ontdek onze pakketten om te zien wat elk abonnement inhoudt.
Aan de slag met Rentman Organize
Voordat je team met Organize aan de slag kan, zijn er een paar stappen vereist:
- Stel gebruikersrolrechten in.
- Taakstatussen instellen.
- Maak teams en koppel je medewerkers.
- Voeg taakvelden toe waarop je wil filteren en groeperen.
- Voeg standaard taken toe aan je project templates.
- Stel standaard services in (indien nodig).
Gebruikersrolrechten
Gebruikers moeten over de juiste rechten beschikken die bij hun rollen passen. Er zijn twee zaken veranderd met Organize. Controleer daarom je rollen voordat je mensen voor borden uitnodigt:
- Een projecttakenbord delen, is een actie voor power users. Gewone gebruikers kunnen wel aan een bord werken, maar kunnen het niet delen.
- Het aanmaken van taken binnen een project hangt nu af van de vraag of iemand toegang heeft tot het takenbord van dat project, niet meer van volledige bewerkingsrechten voor het project. Teamleden worden uitgenodigd voor het takenbord van het project. Ze kunnen alleen worden toegevoegd aan takenborden of teams als ze toestemming hebben om de Takenmodule te bekijken. Ze hebben echter geen toestemming nodig om taken van andere teamleden te bekijken, te bewerken of te verwijderen. Lees meer over de rechten van gebruikersrollen.
Taakstatussen instellen
Een status geeft je team inzicht in de voortgang van een taak. In plaats van dat een taak simpelweg 'klaar' of 'niet klaar' is, doorloopt deze de stappen die daadwerkelijk binnen je bedrijf plaatsvinden.
Twee statussen zijn altijd aanwezig: To do en Voltooid. Je voegt daar je eigen statussen aan toe, kan de twee standaardstatussen hernoemen en de kleuren ervan aanpassen. Statussen gelden voor je hele workspace en het instellen ervan is een taak voor de beheerder. Lees meer over het instellen van taakstatussen.
Een status toevoegen
- Ga naar de Configuratiemodule > Instellingen > Taakstatussen.
- Klik op + Taakstatus toevoegen.
- Kies een naam en kleur.
- Bevestigen.
- Opslaan.
Statussen ordenene
De volgorde die je hier instelt, bepaalt de volgorde waarin de kolommen op een takenbord verschijnen. Het is dus aan te raden om je statussen zo te ordenen dat ze aansluiten bij jouw workflow.
- Ga naar de Configuratiemodule > Instellingen > Taakstatussen.
- Sleep de statussen in de gewenste volgorde.
- Opslaan.
Een status verwijderen
Je kan een status ook verwijderen. Wanneer er nog taken toegewezen zijn aan deze status, selecteer je een andere status om ze naar te verplaatsen.
- Ga naar de Configuratiemodule > Instellingen > Taakstatussen.
- Selecteer de taakstatus die je wil verwijderen.
- Klik op meer opties en selecteer Verwijderen.
- Kies een alternatieve status in het drop-down menu.
- Klik op Taakstatus verwijderen en verplaats taken.
Zo worden statussen getoond in je agenda
Als je je taken synchroniseert met een externe agenda, herkent die agenda slechts twee statussen. Elke status behalve Voltooid wordt gesynchroniseerd als niet voltooid. Alleen taken die aan jou of aan de volledige crew zijn toegewezen, worden gesynchroniseerd. Zie Agendasynchronisatie.
Maak teams en koppel medewerkers
Teams brengen mensen samen die met elkaar samenwerken, bijvoorbeeld op de afdelingen Ontwerp, Werkplaats, Kantoor of Magazijn. Iedereen in een team ziet automatisch alle taken en taakborden die bij dat team horen; een team is daarmee de snelste manier om een groep collega's toegang te geven tot de juiste werkzaamheden.
Lees meer over teams.
Voeg standaard taken toe aan je project templates
Als bij elk project dezelfde werkzaamheden terugkomen, kun je die taken in een project template opnemen. Taken in een template kunnen voorzien zijn van een status, geplande tijden, subtaken en een deadline die meebeweegt met de projectplanning; zo kun je bijvoorbeeld instellen dat een taak bij elk project dat op basis van dat template wordt aangemaakt, een vast aantal dagen vóór de opbouw (load-in) moet zijn afgerond.
Lees meer over project templates.
Open je eerste project takenbord
Elk project heeft een takenbord dat beschikbaar is op het tabblad Taken van het project. Open een project, voeg een paar taken toe en wissel tussen de bord- en lijstweergave om te zien welke het beste bij je team past.
Je kan elk bord ook bereiken vanuit de Takenmodule. Lees meer over takenborden.
Stel standaard services in
Stel services indie je het vaakst verkoopt, zodat je opneemt in offertes en facturen. Bij een standaard dienst kunnen de bijbehorende taken automatisch worden aangemaakt zodra je de dienst aan een project toevoegt. Lees meer over services.