Wanneer projecten veel overeenkomsten hebben is het handig om gebruik te maken van Projecttemplates. Alle informatie uit een template wordt automatisch toegepast op het nieuwe project. Hiermee bespaar je tijd bij het aanmaken van nieuwe projecten.

.

Maak een projecttemplate

Projecttemplates zijn altijd gebaseerd op een project in de Projectenmodule. Kopieer het gewenste project ter voorbereiding op het aanmaken van een template. Maak een nieuw project aan of gebruik een bestaand project. 

1. Ga naar de settings Configuratie module > Instellingen> Projecttemplates.
2. Klik op  + Projecttemplate toevoegen  en voer een naam in voor het template.
3. Zoek het project dat je wil kopiëren (het nieuwe project dat je hebt aangemaakt of een bestaand project).
4. Klik op  Bevestigen  om het template op te slaan.
5. (optioneel) Verwijder, indien nodig, het project dat je gebruikt hebt om een template te maken.

Inhoud van een projecttemplate

Wanneer je een projecttemplate gebruikt, worden onderstaande elementen gekopieerd naar het nieuwe project: 

• Opdrachtgever (indien toegepast)
• Locatie (indien toegepast)
• Tijdsschema
• Notities en taken
• Subprojecten
• Materiaalgroepen en gepland materiaal
• Personeel en transport
• Overige kosten
• Financiële details (kortingen, BTW, etc.)

De planning van personeels- en transportfuncties wordt niet gekopieerd, omdat de beschikbaarheid wellicht afwijkt. 

Een projecttemplate bewerken

Het is niet mogelijk om projecttemplates direct te bewerken. Volg onderstaande stappen wanneer je een projecttemplate wil wijzigen:

1. Voeg een nieuw project toe en gebruik de template die je wil bewerken.
2. Bewerk de informatie.
3. Sla het project op als nieuwe template (zoals hierboven beschreven).
4. Verwijder de oude template.

Het projecttemplate gebruiken

Na het aanmaken van de templates, kun je ze gebruiken om een nieuw project aan te maken. Na het selecteren van een startdatum worden alle tijdschema's overgenomen. Nadat je het project hebt aangemaakt, is het mogelijk om de start- en eindtijden van elk tijdschema aan te passen, net zoals de projectdetails.

Belangrijk: Het tabblad Financieel wordt ook overgenomen. Wanneer je een bestaand project met kortingen kopieert, worden deze kortingen onderdeel van de template. 

Tips voor het maken van templates

Volg onderstaande stappen om te bepalen welk soort template geschikt is voor jou:

1. Maak een overzicht van vaak voorkomende projecten of projecten die veel tijd kosten om op te zetten.
2. Zoek de overeenkomsten tussen deze projecten. Gebruiken ze bijvoorbeeld dezelfde tijden, materialen, functies, notities, taken, of iets anders?
3. Maak projecttemplates aan met dezelfde soort eigenschappen.

Idealiter eindig je met een compacte lijst van templates. Dit maakt het overzichtelijk voor projectplanners, zodat ze sneller de juiste template kiezen.

Voorbeelden van projecttemplates

Voorbeeld 1: Een verhuurscenario waarin de klant materiaal ophaalt en terugbrengt

Naast de planperiode (tijd dat het materiaal niet aanwezig is in het magazijn en dus niet beschikbaar is) en de gebruiksperiode, bevatten losse verhuurprojecten altijd tijden voor het ophalen en retourneren.

Tip: In dit verhuurscenario is het handig om een notitie toe te voegen waarin staat: "Klant komt materiaal ophalen"

Tip: Maak meerdere verhuurtemplates die verschillende aspecten bevatten. Bijvoorbeeld: één template met informatie over de levering en een ander template met aanvullende informatie over materiaal. Pas dit aan naar behoefte. 

Voorbeeld 2: Een productiescenario voor een tweedaags evenement bestaande uit 2 opbouwdagen en 1 afbouwdag

Dit scenario bevat tijden voor het het evenement, de opbouwdagen, de afbouwdag en het transport (heen en terug).

Tip: Stel voor dit productiescenario functiegroepen per dag in of een aparte transportfunctiegroep gelinkt aan het tijdschema van het project. Het is ook mogelijk om templates te maken met verschillende evenementenduur, opbouw en/of afbouwdagen. Pas dit aan naar behoefte.

Veelgestelde vragen