Aan elk project wordt meer tijd besteed dan alleen de uren op locatie. Er wordt een podium ontworpen, een locatie bezocht, er worden tekeningen gemaakt, er wordt bij de klant gecheckt voor goedkeuring en na afloop schrijft iemand een verslag. Daarnaast is er nog werk dat bij geen enkel specifiek project hoort: de dag in het magazijn, de leveringen en de kantooradministratie.
Rentman biedt vier manieren om alles te plannen: functies, diensten, taken en services. Bij het instellen ervan lijken ze misschien op elkaar, maar ze gedragen zich verschillend in de personeelsplanner, op je planborden en op je offertes en facturen. Door de juiste optie te kiezen, houd je de planning nauwkeurig en zorg je ervoor dat de uren die je team maakt op de juiste plek terechtkomen.
In dit artikel lees je waar elk van de vier voor dient en hoe je een keuze tussen de vier maakt.
Wat gebruik je welke situatie?
De snelste manier om dat te bepalen, is door je af te vragen wat je daadwerkelijk van plan bent.
Plan je iemands tijd in? Dan heb je een functie of dienst nodig. Beide vind je in de Personeelsplanner, hebben een start- en eindtijd en beantwoorden de vragen "wie, waar, wanneer".
- De werkzaamheden behoren tot een project en vinden plaats op het event: gebruik een functie.
- De werkzaamheden hoort niet bij een project, zoals een magazijndag, een bezorgronde of kantooradministratie: gebruik een dienst.
Plan je werkzaamheden in? Kies dan voor een taak. Een taak beantwoordt de vraag "wat moet er gebeuren en wanneer". Er is wel een deadline, maar geen vast tijdstip, waardoor de taak niet in de Personeelsplanner verschijnt.
Wil je kosten in rekening brengen voor een groep van taken? Bundel deze taken in een service.
De vier opties naast elkaar
| Functie | Dienst | Taak | Service | |
|---|---|---|---|---|
| Wat is het | Een rol die wordt vervuld op het event | Een gereserveerd tijdsblok voor interne werkzaamheden | Een uit te voeren taak | Een groep taken die je verkoopt aan de klant |
| Hoort bij een project | Ja | Nee | Optioneel | Ja |
| Wanneer vindt het plaats | Tijdens het event, op een geplande tijd | Op een geplande tijd | Voor of na het event, met een deadline | Omvat de taken die erin zitten |
| Hoe wordt het gepland | Een start- en eindtijd | Een start- en eindtijd | Geplande tijd en deadline, zonder geplande starttijd | Kosten en een prijs |
| Waar zie je het terug | Personeelsplannermodule en het tabblad Personeelsplanning van een project | Personeelsplannermodule | Takenbord, Takenmodule, tabblad Taken van een project en de widget Takenbord | Het tabblad Services en in het financiële overzicht van het project |
Vier voorbeelden
Een opbouwdag: gebruik een functie
Op de dag voorafgaand aan het evenement zijn er van 08:00 tot 17:00 uur vier technici op locatie nodig. De werkzaamheden zijn gebonden aan een vaste tijd en locatie. Het team moet in de Personeelsplanner staan zodat de beschikbaarheid kan worden gecontroleerd en dubbele boekingen worden voorkomen. De uren worden bij de klant als personeelsuren in rekening gebracht.
Plan dit als een functie. Lees meer over functies.
Vrachtwagens schoonmaken: gebruik een dienst
Je vrachtwagens worden elke vrijdagmiddag schoongemaakt; dit werk duurt ongeveer drie uur en wordt door twee personen uitgevoerd. Het is niet aan een specifiek project gekoppeld, gebeurt op een vast tijdstip en keert wekelijks terug.
Maak een dienst aan met de naam 'Vrachtwagen schoonmaken' van 14:00 tot 17:00 uur en plan hier twee teamleden voor in. Omdat het werk terugkerend is, stel je dit in als een herhalende dienst in plaats van deze elke vrijdag opnieuw aan te maken. Je teamleden registreren hun uren op deze dienst, zodat de tijd toch wordt vastgelegd, ook al is er geen project aan gekoppeld. Lees meer over diensten.
Een podiumontwerp: gebruik taken, gebundeld in een service
Een ontwerper heeft ongeveer twaalf uur nodig om het podiumontwerp te maken. Dit werk vindt plaats in de drie weken voorafgaand aan het evenement; de exacte dag maakt niet uit, zolang het maar klaar is voordat de opbouw begint. Je verkoopt het ontwerp aan de opdrachtgever als onderdeel van een pakket.
Maak een service aan met de naam 'Podiumontwerp' en voeg vervolgens de bijbehorende taken toe: de tekening, de beoordeling door de klant en de aanpassingen. Wijs aan elke taak een geplande tijd en een deadline toe. De uren die je team aan deze taken besteedt, worden bij de dienst opgeteld. Zo vergelijk je de geoffreerde kosten met de werkelijke kosten van het werk. Lees meer over services.
Beelden monteren na het evenement: gebruik een taak
Iemand monteert in de week na het evenement de recap video. Er is een deadline, maar geen vast tijdstip, en er is één verantwoordelijke.
Maak een taak aan met een geplande tijd, een deadline en verantwoordelijke. Breng je kosten aan de klant in rekening? Koppel de taak dan aan een service. Lees meer over taken.
Wat elke optie betekent voor de financiën van je project
- Een functie genereert personeelskosten en opbrengsten wanneer je ze in rekening brengt. Beide worden weergegeven in het financiële overzicht van je project.
- Een dienst hoort niet bij een project en verschijnt daarom niet in het financiële overzicht van een project. Je team kan uren op een dienst registreren, zodat de tijd toch wordt vastgelegd voor de salarisadministratie en rapportages.
- Een taak heeft geen eigen prijs. Er is een geplande tijd aan gekoppeld en de uren die erop worden geboekt, vormen een interne kostenpost. Hierdoor kun je de geplande tijd vergelijken met de werkelijke tijd.
- Een service zet een bundel taken om naar inkomsten. Het heeft een kostprijs en een verkoopprijs, verschijnt op offertes en facturen en toont geplande uren versus geregistreerde uren. Zo heb je inzicht in je marge.