Zodra een project meerdere taken bevat die over meerdere personen zijn verdeeld, is een lijst van alles waar jij verantwoordelijk voor bent niet voldoende. Je wil inzien wat er in uitvoering is, wat vertraging heeft opgelopen en wie waaraan werkt, zonder dat je het aan iemand hoeft na te vragen.
Een takenbord geeft je dat inzicht. Het is een visueel overzicht van je taken dat je indeelt op status, verantwoordelijke, project of elk ander kenmerk dat je bijhoudt, en dat je deelt met collega's die het nodig hebben.
In dit artikel lees je wat een takenbord is, hoe de twee weergaven werken, hoe je taken groepeert en filtert en hoe je een projectbord met je team deelt.
Wat is een takenbord
Een takenbord is een gefilterde weergave van de taken waar je al toegang tot hebt. Het is geen opslagplaats: een taak bevindt zich niet op een bord en het toevoegen van een bord verplaatst niets.
Dat heeft twee gevolgen:
- Een taak kan op meerdere borden tegelijk voorkomen. Een ontwerptaak kan verschijnen op het projectbord, op het bord van het ontwerpteam en in een weergave die je voor deze week hebt opgeslagen. Het is op alle drie de plekken dezelfde taak.
- Een taak heeft maar één status. Pas het op één bord aan en het verandert overal, omdat je de taak bewerkt en niet een kaart.
Twee soorten borden
Projecttaakborden worden voor je aangemaakt. Elk project heeft er een: op het tabblad Taken van het project. Hier worden de taken voor dat project weergegeven. Je hoeft dit niet zelf in te stellen.
Teamtaakborden worden door power users aangemaakt in de Takenmodule en horen bij een team, zoals Design of Werkplaats. Ze beantwoorden een andere vraag: niet "hoe verloopt dit project", maar "waar werkt mijn team deze week aan". Lees meer over teams en taakborden voor teams.
Bordweergave
In de bordweergave worden je taken weergegeven als kaarten in kolommen. De kolommen zijn gebaseerd op de groepering die je hebt ingesteld; standaard is dit op basis van taakstatus.
De kaart verplaatsen, wijzigt de taak. Wanneer je een kaart van de ene naar de andere kolom sleept, werkt Rentman automatisch het bijbehorende veld van de taak bij. Sleep je een kaart van To do naar Voltooid, dan wijzigt de status van de taak. Heb je de weergave gegroepeerd op verantwoordelijke, dan wordt de taak aan een andere persoon toegewezen zodra je de kaart naar een andere kolom sleept. Dit is de snelste manier om een bord actueel te houden. Het is goed om te weten dat het hierbij gaat om een daadwerkelijke wijziging, en niet slechts om een visuele verplaatsing.
Op een kaart zie je in één oogopslag wat de taak inhoudt. Open de kaart om elk gewenst veld te bewerken. Taken waarvan de deadline is verstreken, zijn gemarkeerd, zodat je ze direct herkent zonder elke kaart te lezen.
Lijstoverzicht
De lijstweergave toont dezelfde taken als rijen in plaats van kaarten. Gebruik deze weergave wanneer je details nodig hebt in plaats van een overzicht. Bijvoorbeeld om deadlines van meerdere taken te vergelijken, geplande tijden te controleren of snel wijzigingen aan meerdere taken aan te brengen.
Je kiest zelf welke kolommen worden weergegeven. Twee kolommen die de moeite waard zijn om direct toe te voegen, zijn de geplande tijd en de geregistreerde uren per taak; samen laten deze zien of het werk uitloopt. Meer informatie over kolommen.
Wanneer je groepeert in een lijstweergave, worden je taken onderverdeeld in secties in plaats van kolommen. Sorteren, filteren en bewerken werken op dezelfde manier als elders in Rentman.
Wisselen tussen overzichten
Zo wissel je tussen tussen bord- en lijstoverzicht:
- Ga naar de Takenmodule of het tabblad Taken van een project.
- Klik op Overzicht.
- Klik op Bord of lijst.
- Selecteer het overzicht dat je wil zien.
Filters, groepen en weergaven
Filters bepalen welke taken verschijnen. Je filtert op verschillende soorten informatie, zoals projectstatus en -type, kleur en verstreken deadlines.
Zo filter je een overzicht:
- Ga naar de Takenmodule of het tabblad Taken van een project.
- Klik op Filters.
- Selecteer de filter.
- Klik op Toevoegen.
Groepen bepalen hoe taken worden verdeeld. Alles wat als kolom kan worden weergegeven, kan ook als groep worden gebruikt. Zo groepeer je op status, labels en gekoppelde items (in de Takenmodule). Ook kun je subgroepen gebruiken voor een gedetailleerder overzicht.
Zo gebruik je groepen en subgroepen:
- Ga naar de Takenmodule of het tabblad Taken van een project.
- Klik op Overzicht.
- Kies Groepen of Subgroepen.
- Selecteer de optie van jouw keuze.
Weergaven zijn opgeslagen combinaties van filters en groepen die je op een bord toepast. Zodra je een bord naar wens hebt ingesteld, sla je het op als weergave en kun je er met één klik naar terugkeren. Meer informatie over weergaven.
Je weg vinden op de borden
In de Takenmodule vind je al je borden. Van daaruit kun je elk projectbord openen waar je toegang tot hebt, je teamborden openen en elke taak inzien die voor jou zichtbaar is.
Als je een lange lijst met borden hebt, is een manier om deze overzichtelijk te houden het verbergen van borden die niet relevant voor je zijn.
Zo verberg je een bord:
- Ga naar de Takenmodule.
- Zoek het bord dat je wil verbergen in het menu aan de linkerkant.
- Klik op meer opties.
- Selecteer Verbergen.
Verborgen borden zijn niet verdwenen. Je kan ze op elk moment weer zichtbaar maken.
Zo bekijk je verborgen borden:
- Ga naar de Takenmodule.
- Klik op meer opties in het menu aan de linkerkant.
- Schakel Verborgen borden tonen.
Een projecttakenbord delen met collega's
Deel een projectbord met de mensen die aan het project werken, zodat iedereen hetzelfde plan voor zich heeft. Dit kan op elk moment tijdens het werken aan het bord.
- Open het projecttakenbord vanuit het tabblad Taken van een project of de Takenmodule.
- Klik op Delen.
- Voeg een bestaande medewerker toe door op naam te zoeken.
- Lees hoe je een externe gebruiker toevoegt.
- Opslaan.
De mensen die je toevoegt, ontvangen een notificatie dat er een bord met ze gedeeld is.
Hoe delen werkt met gebruikersrechten
Twee afzonderlijke factoren bepalen wat iemand op een bord kan doen:
- Het bord delen bepaalt welke taak iemand kan zien en bewerken.
- Hun gebruikersrol bepaalt wat ze met die taken en de taken buiten het bord mogen doen, zoals het verwijderen van taken die door iemand anders zijn aangemaakt.
Het delen van een bord met een collega geeft hen dus geen rechten die ze nog niet hadden. Het geeft hen toegang tot de taken op dat bord, binnen de grenzen van hun rol. Lees meer over gebruikersrollen en -rechten.