Een projecttakenboard beantwoordt één vraag: hoe staat het met dit project? Maar de meesten werken niet aan slechts één project tegelijk. Jouw ontwerper werkt deze week aan vier projecten. Deze persoon heeft niet vier aparte borden nodig, maar één bord waarop alles staat wat het ontwerpteam moet opleveren.
Daar zijn teams voor. Een team brengt de mensen samen die met elkaar samenwerken. Een teamtakenbord toont hun werk voor alle projecten tegelijk.
In dit artikel lees je wat een team is, hoe je er een aanmaakt, hoe je teamleden en taken eraan koppelt en hoe je een teamtakenbord opzet.
Wat is een team
Een team is een groep medewerkers die samenwerken, zoals Ontwerp, Werkplaats, Kantoor of Magazijn. Een team doet twee dingen:
- Het groepeert werkzaamheden. Taken worden gekoppeld aan een team, waardoor ze op het teambord verschijnen.
- Het geeft toegang. Iedereen in een team ziet automatisch alle taken en borden die bij dat team horen. Je deelt een teambord niet individueel met mensen.
Het tweede punt is het belangrijkste. Bij een projecttakenbord bepaal je zelf wie toegang krijgt door mensen aan het bord toe te voegen. Bij een teambord hangt de toegang af van het lidmaatschap van het team: voeg je iemand toe aan het team, dan krijgt diegene het bord te zien; verwijder je diegene, dan is dat niet meer het geval.
Een team maken
- Ga naar de Configuratiemodule > Teams.
- Klik op + Team toevoegen.
- Voer de naam van het team in.
- Selecteer de teamleden uit de lijst.
- Bevestigen.
- Opslaan.
Een teamlid kan deel uitmaken van meerdere teams. Iemand die zowel ontwerpt als in de werkplaats werkt, kan in beide teams zitten en krijgt beide teamborden te zien.
Teamleden ontvangen een melding wanneer ze aan een team worden toegevoegd of verwijderd, zodat ze weten dat er een nieuw bord in hun Takenmodule is verschenen.
Een team bewerken
Je kan een team bewerken om een teamlid te verwijderen, nieuwe leden toe te voegen of de naam van het team te wijzigen.
- Ga naar de Configuratiemodule > Teams.
- Selecteer een team en klik op Bewerken.
- Voer de wijzigingen door.
- Bevestigen.
- Opslaan.
Een taak aan een team koppelen
Door een taak aan een team te koppelen, komt deze op het bord van dat team te staan. Dit doe je in de taak zelf, via het veld Teams. Zie Taken aanmaken en toewijzen.
Een taak koppelen aan een team is niet hetzelfde als deze toewijzen. Een taak kan worden gekoppeld aan het ontwerpteam zodat het hele team het kan inzien, terwijl de taak is toegewezen aan één ontwerper. Of het is nog aan niemand toegewezen, wat een handige manier is om werk te parkeren dat het team later oppakt.
Teamtakenborden
Een teamtakenbord toont de taken die aan één team zijn gekoppeld, verspreid over alle projecten.
Teamborden worden aangemaakt in de Takenmodule en elk bord hoort bij één team. Zodra een bord voor het team is gepubliceerd, kan iedereen in dat team het zien.
Een teamtakenbord aanmaken
- Ga naar de Takenmodule.
- Klik op Takenbord toevoegen.
- Voer een naam voor het takenbord in.
- Selecteer de team(s) waar het bord bij hoort.
- Bevestigen.
Zodra je bevestigt, wordt er een taakbord voor het team aangemaakt. Het bord is bij aanmaak leeg; je maakt rechtstreeks op het bord taken aan of koppelt bestaande taken aan het bord vanuit de taak zelf. Het bord wordt bij het aanmaken direct gedeeld met je teamleden.
Als een bord niet relevant voor je is, kun je het verbergen in je eigen lijst zonder dat dit gevolgen heeft voor anderen. Lees hoe je een bord verbergt.