Tijd registeren op Taken

Door een tijdsbudget voor een taak in te stellen, weet je hoeveel tijd je voor het werk hebt ingeschat. Door de uren voor die taak te registreren, zie je hoeveel tijd het daadwerkelijk heeft gekost. Het verschil tussen deze cijfers verandert giswerk in een prijs die je kunt onderbouwen.

Let op: Het gebruik van de tijd die je voor taken hebt bijgehouden in een urenregistratieformulier is niet verplicht. Je hebt de mogelijkheid om deze alleen bij de taak op te slaan.

In dit artikel lees je wat je nodig hebt om de tijd per taak bij te houden, hoe je uren registreert in de web-app en de mobiele app, hoe je in- en uitklokt op een taak en wat je moet doen als iemand vergeet uit te klokken.

Let op: Een taak is een type activiteit, dus je team hoeft niet op twee plekken te kijken. Hun gewerkte uren aan functies, diensten en taken worden allemaal bij elkaar weergegeven in de Tijdregistratiemodule.

Uren registreren op een taak in de webversie

Gebruik dit wanneer je uren naderhand invoert in plaats van werkzaamheden timen wanneer ze plaatsvinden.

Open een taak.
Klik op Tijdsduur onder totaal geregistreerde tijd.
Voer een tijdsduur in.
Opslaan.

Rentman tip: Als je tijdens de dag aan meerdere projecten hebt gewerkt, voeg dan één registratie per taak toe. Je kan ook meerdere tijdsduurvermeldingen voor één taak toevoegen.

In- en uitklokken op een taak

In plaats van je uren achteraf registreren, kun je een timer starten wanneer je begint en deze stoppen wanneer je klaar bent. Rentman zet de timer vervolgens om in een urenregistratie.

Zo klok je in en uit op een taak:

Ga naar de taak.
Klik op de timer.
Klik nogmaals op de timer zodra je klaar bent met de taak om deze te stoppen.

Je kan vanuit meerdere plekken inklokken:

De taak zelf
Een takenbord
De takenwidget op je dashboard
De Rentman app
De knop inklokken boven in de balk in de webversie van Rentman

Rentman tip: De webversie en de app blijven synchroon lopen. Je kan een timer op je telefoon in de werkplaats starten en deze aan je bureau stoppen, of andersom. Er loopt altijd maar één timer tegelijk, ongeacht waar je deze hebt gestart.

Een tijdregistratie maken op basis van de geregistreerde uren op de taak

Zodra je klaar bent met een taak, registreer je de aan de taak bestede uren.

Let op: Deze stap is optioneel. Je kan dit overslaan en nog steeds geregisteerde tijden zien in de taken, taakoverzicht en services.

Zo maak je een tijdsregistratie van je taak:

Klik op Omzetten naar urenregistratie naast de inklokoptie in de bovenste balk in Rentman.
In het urenregistratieformulier zijn de gegevens van alles wat je vandaag hebt bijgehouden al ingevuld. Pas de gegevens indien nodig aan en bevestig de wijzigingen.

Let op: Als je de details van de geregistreerde uren van een taak aanpast bij het invoeren van de urenregistratie, worden de geregistreerde uren automatisch in de taak zelf aangepast.
Opslaan.

Geregistreerde uren op een taak goedkeuren

Uren die op taken zijn geregistreerd, doorlopen hetzelfde goedkeuringsproces als uren voor functies en diensten. Ze verschijnen in de Tijdregistratiemodule als In afwachting totdat ze worden goedgekeurd.

Goedkeuring is belangrijker bij taken dan bij gepland werk. Bij een functie zijn er geplande start- en eindtijden om mee te vergelijken, waardoor een afwijkende registratie opvalt. Een taak heeft geen geplande tijdsperiode, maar alleen een tijdsbudget; de controle vindt dus plaats door de geregistreerde uren te vergelijken met de verwachte tijdsduur van het werk.

Lees meer over Goedkeuring van tijdregistraties.

Geregistreerde uren bekijken

Zodra de uren zijn geregistreerd, kun je ze vergelijken met je tijdsbudgetten op een takenbord, bij een dienst of in een export. Zie 'Exportgegevens voor de geregistreerde tijd per taak.

Veelgestelde vragen

Heb ik ook Crewplanning nodig om de tijd per taak bij te houden?

Nee. Het registreren van uren op taken is onderdeel van Organize. Het registreren van uren op functies en diensten maakt deel uit van Crewplanning. Als je beide soorten werkzaamheden uitvoert, heb je beide nodig.

Wat is het verschil tussen een tijdsbudget en geregistreerde tijd?

Een tijdsbudget is de verwachte tijdsduur van een taak, vastgesteld bij het plannen van het werk. De geregistreerde tijd is de tijd die daadwerkelijk aan de taak is besteed. Het vergelijken van die twee is precies de reden waarom je de tijd voor taken bijhoudt.

Wat gebeurt er als ik vergeet uit te klokken?

Als je langer dan 12 uur bent ingeklokt, ontvang je herinneringsmeldingen via de app en e-mail.

Kunnen geregistreerde uren op een taak worden goedgekeurd?

Ze volgen dezelfde goedkeuringsworkflow als andere uren. Zodra een registratie is goedgekeurd, is deze alleen-lezen totdat iemand de status weer op In afwachting zet.

Kan ik tijd registreren op een taak die niet gekoppeld is aan een project?

Ja. Ook voor kantoor- en interne taken kunnen uren worden geregistreerd. Deze uren worden vastgelegd voor rapportagedoeleinden, maar ze verschijnen niet in het financiële overzicht van een project, omdat er geen project is waaraan ze kunnen worden gekoppeld.

Waar komen de uren terecht?

Bij de taak worden ze vergeleken met het tijdsbudget. Als de taak aan een service is gekoppeld, worden de gegevens ook bij die service opgeteld; op die manier worden pre- en postproductiewerkzaamheden opgenomen in een offerte of factuur. Zie ook Services.

Was dit artikel nuttig?

Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0