Mitarbeiterdokumente

In jedem Unternehmen, in dem Mitarbeiter im Einsatz sind, lässt sich Papierkram kaum vermeiden. Um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen und sicherzustellen, dass alle für ihre Aufgaben qualifiziert sind, müssen bestimmte Nachweise hinterlegt sein – zum Beispiel Qualifikationen, Führerscheine oder Ausweisdokumente.

Mit der Funktion Mitarbeiterdokumente in Rentman kannst du all diese Unterlagen zentral verwalten – im Reiter Dokumente. Die Dateien werden automatisch in übersichtliche Kategorien sortiert, sodass du schnell findest, was du brauchst und alle Informationen immer aktuell bleiben.

Außerdem kannst du direkt in Rentman neue Vereinbarungen erstellen und digital unterschreiben lassen, sodass du rechtliche Anforderungen ganz unkompliziert erfüllst.

In diesem Artikel erfährst du, wie du die Dokumente deiner Mitarbeiter hochlädst, Verträge verwaltest, Start- und Enddaten im Blick behältst und neue Vereinbarungen erstellst.

Praktische Anwendungsbeispiele

So kannst du diese Funktion in der Praxis nutzen:

Mitarbeiterdokumente einrichten und loslegen

Um mit den Mitarbeiterdokumenten zu arbeiten, musst du zunächst die Benutzerrollenberechtigungen konfigurieren.

Benutzerrollenberechtigungen

Teammitglieder, die für die Verwaltung der Mitarbeiterdokumente zuständig sind, brauchen die passenden Zugriffsrechte. Dafür musst du im settingsKonfigurationsmodule den Zugriff auf Mitarbeiterdokumente für die entsprechenden Rollen aktivieren. Mehr Infos zu den Zugriffsrechten findest du in diesem Artikel. 

Der Reiter Dokumente

Sobald die Zugriffsrechte eingestellt sind, findest du im Profil eines Mitarbeiters den neuen Reiter Dokumente.

Dokumenttypen

Hier findest du alle Mitarbeiterdokumente, sortiert in Ordnern nach fünf Kategorien:

• Vertrag - Arbeits- oder Freelancerverträge zwischen dem Mitarbeiter und deinem Unternehmen.
• Lizenz - Offizielle Lizenzen, die für bestimmte Rollen oder Aufgaben erforderlich sind, zum Beispiel zum Bedienen von Geräten oder Fahrzeugen.
• Zertifikat - Schulungs- oder Qualifikationsnachweise, die die Fähigkeiten oder die Einhaltung von Vorschriften belegen.
• Versicherung - Nachweise über Versicherungen, wie Haftpflicht- oder Krankenversicherung, die für den Job relevant sind.
• Ausweisdokument - Rechtliche Dokumente zur Identitätsprüfung, wie Reisepass oder Personalausweis.

Die Übersicht besteht aus mehreren Spalten, die du ganz nach deinen Wünschen anpassen kannst.

Status der Unterschrift

Wenn ein neues Dokument hinzugefügt wird, zeigt die Spalte Status der Unterschrift verschiedene Status an:

• Angefragt - Dieser Status wird angezeigt, wenn ein Dokument in Rentman mit digitaler Unterschrift erzeugt wurde, aber noch nicht unterschrieben wurde.
• Nicht angefragt - Dieser Status wird allen Dokumenten zugewiesen, die du manuell hochlädst.
• Unterzeichnet - Dieser Status erscheint, wenn das Dokument mit der digitalen Unterschrift in Rentman unterschrieben wurde.

Neues Mitarbeiterdokument hochladen

Du kannst die Dokumente deiner Mitarbeiter (externe Verträge, Ausweise, Versicherungen usw.) im Reiter Dokumente hochladen, um sie alle an einem zentralen und gut organisierten Ort zu haben.

Um lädst du ein Dokument hoch:

1. Öffne das groupMitarbeitermodul und doppelklicke auf den gewünschten Mitarbeiter.
2. Wechsle zum Reiter Dokumente .
3. Klicke auf Dokument hochladen
4. Ziehe deine Datei zu cloud_upload   Ziehe eine Datei hinein oder klicke zum Hochladen oder verwende die Option zum Hochladen per Mausklick.
   Tipp: Ein Mitarbeiterdokument kann aus mehreren Dateien bestehen, die als ein Dokument hochgeladen werden. Das ist praktisch, wenn ein Dokument aus mehreren Teilen besteht, zum Beispiel wenn du Vorder- und Rückseite eines Ausweises als separate Bilder hast.
5. Konfiguriere die Optionen.
   
   Optionen

   Dokumentname: Wähle einen Namen für das Dokument (Pflichtfeld, um das Dokument zu erstellen).
   Dokumenttyp: Wähle den passenden Dokumenttyp aus.
   Startdatum: Gültigkeitsbeginn des Dokuments
   Enddatum: Gültigkeitsende des Dokuments
6. Speichern

Aus dem Mitarbeitermodul

1. Öffne das groupMitarbeitermodul.
2. Wähle einen Mitarbeiter aus.
3. Klicke im oberen Menü auf Dokument hochladen
4. Ziehe deine Datei in den Bereich cloud_upload   Ziehe deine Datei oder klicke zum hochladen oder verwende den Button Zum Hochladen anklicken oder klicke auf die Schaltfläche „Hochladen“.
   Tipp: Ein Mitarbeiterdokument kann in mehrere Dateien unterteilt werden, die als ein Dokument hochgeladen werden. Dies ist nützlich, wenn ein Mitarbeiterdokument aus mehreren Teilen besteht, z. B. wenn du separate Bilder für die Vorder- und Rückseite eines Ausweises hast.

5. Konfiguriere die Optionen.

   Optionen

   Dokumentname: Wähle einen Namen für das Dokument. Dieses Feld ist erforderlich, um das Dokument zu erstellen.
   Dokumenttyp: Wähle den Dokumenttyp.
   Startdatum: Startdatum des Dokuments.
   Enddatum: Enddatum des Dokuments.
6. Speichern

Hinweis: Rentman Rentman löscht hochgeladene Mitarbeiterdokumente nicht automatisch. Um den Anforderungen der DSGVO und der lokalen Gesetzgebung gerecht zu werden, empfehlen wir, die Dokumente bei Bedarf manuell zu verwalten und zu entfernen.

FAQs

Ich habe bereits einige Dateien für meine Mitarbeiter hochgeladen. Muss ich diese erneut hochladen, damit sie im Reiter Dokumente angezeigt werden?

Nein, du kannst die bereits hochgeladenen Dateien einfach in den Reiter Dokumente verschieben. So funktioniert’s:

1. Gehe zum Bereich Dateien des Mitarbeiters.
2. Klicke auf Weitere Optionenmore_vert
3. Wähle descriptionZu den Mitarbeiterdokumenten kopieren.
4. Konfiguriere die Optionen.
5. Speichern

Kann ich sehen, ob meine Mitarbeiter aktive Verträge haben?

Ja. Du kannst die Spalten "Aktiver Vertrag" und "Enddatum aktueller Vertrag" in der Übersicht deiner group Mitarbeiter hinzufügen, um diese Informationen zu sehen. Hier erfährst du, wie du Spalten hinzufügen kannst.