Mitarbeiterdokumente

In jedem Unternehmen, in dem Mitarbeiter im Einsatz sind, lässt sich Papierkram kaum vermeiden. Um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen und sicherzustellen, dass alle für ihre Aufgaben qualifiziert sind, müssen bestimmte Nachweise hinterlegt sein – zum Beispiel Qualifikationen, Führerscheine oder Ausweisdokumente.

Mit der Funktion Mitarbeiterdokumente in Rentman kannst du all diese Unterlagen zentral verwalten – im Reiter Dokumente. Die Dateien werden automatisch in übersichtliche Kategorien sortiert, sodass du schnell findest, was du brauchst und alle Informationen immer aktuell bleiben.

Außerdem kannst du direkt in Rentman neue Vereinbarungen erstellen und digital unterschreiben lassen, sodass du rechtliche Anforderungen ganz unkompliziert erfüllst.

In diesem Artikel erfährst du, wie du die Dokumente deiner Mitarbeiter hochlädst, Verträge verwaltest, Start- und Enddaten im Blick behältst und neue Vereinbarungen erstellst.

Praktische Anwendungsbeispiele

So kannst du diese Funktion in der Praxis nutzen:

Mitarbeiterdokumente einrichten und loslegen

Um mit den Mitarbeiterdokumenten zu arbeiten, musst du zunächst die Benutzerrollenberechtigungen konfigurieren.

Benutzerrollenberechtigungen

Teammitglieder, die für die Verwaltung der Mitarbeiterdokumente zuständig sind, brauchen die passenden Zugriffsrechte. Dafür musst du im settingsKonfigurationsmodule den Zugriff auf Mitarbeiterdokumente für die entsprechenden Rollen aktivieren. Mehr Infos zu den Zugriffsrechten findest du in diesem Artikel. 

Der Reiter Dokumente

Sobald die Zugriffsrechte eingestellt sind, findest du im Profil eines Mitarbeiters den neuen Reiter Dokumente.

Dokumenttypen

Hier findest du alle Mitarbeiterdokumente, sortiert in Ordnern nach fünf Kategorien:

• Vertrag - Arbeits- oder Freelancerverträge zwischen dem Mitarbeiter und deinem Unternehmen.
• Lizenz - Offizielle Lizenzen, die für bestimmte Rollen oder Aufgaben erforderlich sind, zum Beispiel zum Bedienen von Geräten oder Fahrzeugen.
• Zertifikat - Schulungs- oder Qualifikationsnachweise, die die Fähigkeiten oder die Einhaltung von Vorschriften belegen.
• Versicherung - Nachweise über Versicherungen, wie Haftpflicht- oder Krankenversicherung, die für den Job relevant sind.
• Ausweisdokument - Rechtliche Dokumente zur Identitätsprüfung, wie Reisepass oder Personalausweis.

Die Übersicht besteht aus mehreren Spalten, die du ganz nach deinen Wünschen anpassen kannst.

Status der Unterschrift

Wenn ein neues Dokument hinzugefügt wird, zeigt die Spalte Status der Unterschrift verschiedene Status an:

• Angefragt - Dieser Status wird angezeigt, wenn ein Dokument in Rentman mit digitaler Unterschrift erzeugt wurde, aber noch nicht unterschrieben wurde.
• Nicht angefragt - Dieser Status wird allen Dokumenten zugewiesen, die du manuell hochlädst.
• Unterzeichnet - Dieser Status erscheint, wenn das Dokument mit der digitalen Unterschrift in Rentman unterschrieben wurde.

Neues Mitarbeiterdokument hochladen

Du kannst die Dokumente deiner Mitarbeiter (externe Verträge, Ausweise, Versicherungen usw.) im Reiter Dokumente hochladen, um sie alle an einem zentralen und gut organisierten Ort zu haben.

Um lädst du ein Dokument hoch:

1. Öffne das groupMitarbeitermodul und doppelklicke auf den gewünschten Mitarbeiter.
2. Wechsle zum Reiter Dokumente .
3. Klicke auf Dokument hochladen
4. Ziehe deine Datei zu cloud_upload   Ziehe eine Datei hinein oder klicke zum Hochladen oder verwende die Option zum Hochladen per Mausklick.
   Tipp: Ein Mitarbeiterdokument kann aus mehreren Dateien bestehen, die als ein Dokument hochgeladen werden. Das ist praktisch, wenn ein Dokument aus mehreren Teilen besteht, zum Beispiel wenn du Vorder- und Rückseite eines Ausweises als separate Bilder hast.
5. Konfiguriere die Optionen.
   
   Optionen

   Dokumentname: Wähle einen Namen für das Dokument (Pflichtfeld, um das Dokument zu erstellen).
   Dokumenttyp: Wähle den passenden Dokumenttyp aus.
   Startdatum: Gültigkeitsbeginn des Dokuments
   Enddatum: Gültigkeitsende des Dokuments
6. Speichern

Hinweis: Rentman Rentman löscht hochgeladene Mitarbeiterdokumente nicht automatisch. Um den Anforderungen der DSGVO und der lokalen Gesetzgebung gerecht zu werden, empfehlen wir, die Dokumente bei Bedarf manuell zu verwalten und zu entfernen.

Rahmenvertrag

Es ist wichtig, dass sowohl Arbeitgeber als auch Freelancer klar festhalten, welche Rechte und Pflichten bei der Zusammenarbeit gelten. Deshalb kannst du in Rentman Rahmenverträge erstellen. Ein Rahmenvertrag in Rentman ist ein Vertrag, der für einen bestimmten Zeitraum gilt und nicht an ein konkretes Projekt gebunden ist. Dafür haben wir eine neue Dokumentvorlage entwickelt.

Hinweis: Die Rahmenvertragsvorlage ist aktuell nur in niederländischen Workspaces verfügbar, wird aber bald auch in anderen Sprachen bereitgestellt.

Die Vorlage für den Rahmenvertrag ist allgemein gehalten und enthält leere Felder, die vom Arbeitgeber ausgefüllt werden müssen, um die Art der Tätigkeit und die vereinbarte Vergütung festzulegen.

Klicke hier, um ein Beispiel der leeren Felder zu sehen.

Tipp: Rahmenverträge können versendet und digital unterschrieben werden. Mehr Informationen zur digitalen Unterschrift findest du in diesem Artikel. 

Die Vorlage für Mitarbeiterdokumente findest du in der Vorlagenbibliothek, wo du sie zu deinem Workspace hinzufügen kannst. Sobald die Vorlage in deiner Bibliothek ist und du sie dupliziert hast, kannst du sie individuell anpassen – zum Beispiel mit Blöcken, Modulen und Variablen. Um eine Vorschau des Dokuments im Vorlageneditor korrekt zu sehen (statt einer leeren Fläche), solltest du mindestens ein Dokument in einem Test erstellt haben. So kann der Editor die Inhalte als Beispiel anzeigen.

Tipp: Wenn du die Dokumentvorlage noch genauer anpassen möchtest, hilft dir diesem Artikel weiter.

Rahmenvertrag im Reiter Dokumente erstellen

So legst du einen neuen Rahmenvertrag für einen Mitarbeiter an:

1. Öffne das groupMitarbeitermodul und doppelklicke auf den gewünschten Mitarbeiter.
2. Öffne dein Reiter Dokumente. 
3. Klicke auf printDocument erstellen
4. Konfiguriere die anderen Optionen.
   
   Optionen

   Layout Vorlage: Wähle die Vorlage aus, die für das Dokument verwendet werden soll.
   Dokumentname: Gib einen Namen für das Dokument ein. Dieses Feld ist erforderlich, um das Dokument zu erstellen a name for the document.
   Dokumenttyp: Wähle den passenden Dokumenttyp aus.
   Startdatum: Gültigkeitsbeginn des Dokuments
   Enddatum: Gültigkeitsende des Dokuments
   Ausgewählte Mitarbeiter: Die Mitarbeiter, für die das Dokument erstellt wird.
   
   Text Füge einen individuellen Text hinzu oder verwende eine persönliche Textvorlage.
   
   Fortgeschritten Dateiname: Gib bei Bedarf einen Dateinamen an.
   Briefkopf-Hintergrund anzeigen: Wähle, ob der Briefkopf-Hintergrund angezeigt werden soll.
   Betreff: Füge einen Betreff hinzu. 
5. Erstellen
6. (Optional) Klicke auf saveIm Artikel speichern um das Dokument im Profil des Mitarbeiters abzulegen.

Einen Rahmenvertrag im Mitarbeitermodul erstellen

1. Öffne das groupMitarbeitermodul und doppelklicke auf den gewünschten Mitarbeiter.
2. Klicke aufprintMitarbeiterdokument erstellen
3. Konfiguriere die anderen Optionen.
   
   Optionen

   Layout Vorlage: Wähle die Vorlage aus, die für das Dokument verwendet werden soll.
   Dokumentname: Gib einen Namen für das Dokument ein. Dieses Feld ist erforderlich, um das Dokument zu erstellen a name for the document.
   Dokumenttyp: Wähle den passenden Dokumenttyp aus.
   Startdatum: Gültigkeitsbeginn des Dokuments
   Enddatum: Gültigkeitsende des Dokuments
   Ausgewählte Mitarbeiter: Die Mitarbeiter, für die das Dokument erstellt wird.
   
   Text Füge einen individuellen Text hinzu oder verwende eine persönliche Textvorlage.
   
   Fortgeschritten Dateiname: Gib bei Bedarf einen Dateinamen an.
   Briefkopf-Hintergrund anzeigen: Wähle, ob der Briefkopf-Hintergrund angezeigt werden soll.
   Betreff: Füge einen Betreff hinzu. 
4. Erstellen
5. (Optional) Klicke auf saveIm Artikel speichern um das Dokument im Profil des Mitarbeiters abzulegen.

FAQs

Ich habe bereits einige Dateien für meine Mitarbeiter hochgeladen. Muss ich diese erneut hochladen, damit sie im Reiter Dokumente angezeigt werden?

Nein, du kannst die bereits hochgeladenen Dateien einfach in den Reiter Dokumente verschieben. So funktioniert’s:

1. Gehe zum Bereich Dateien des Mitarbeiters.
2. Klicke auf Weitere Optionenmore_vert
3. Wähle descriptionZu den Mitarbeiterdokumenten kopieren.
4. Konfiguriere die Optionen.
5. Speichern

Kann ich sehen, ob meine Mitarbeiter aktive Verträge haben?

Ja. Du kannst die Spalten "Aktiver Vertrag" und "Enddatum aktueller Vertrag" in der Übersicht deiner group Mitarbeiter hinzufügen, um diese Informationen zu sehen. Hier erfährst du, wie du Spalten hinzufügen kannst.