In jedem Unternehmen, in dem Mitarbeiter im Einsatz sind, lässt sich Papierkram kaum vermeiden. Um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen und sicherzustellen, dass alle für ihre Aufgaben qualifiziert sind, müssen bestimmte Nachweise hinterlegt sein – zum Beispiel Qualifikationen, Führerscheine oder Ausweisdokumente.
Mit der Funktion Mitarbeiterdokumente in Rentman kannst du all diese Unterlagen zentral verwalten – im Reiter Dokumente. Die Dateien werden automatisch in übersichtliche Kategorien sortiert, sodass du schnell findest, was du brauchst und alle Informationen immer aktuell bleiben.
Außerdem kannst du direkt in Rentman neue Vereinbarungen erstellen und digital unterschreiben lassen, sodass du rechtliche Anforderungen ganz unkompliziert erfüllst.
In diesem Artikel erfährst du, wie du die Dokumente deiner Mitarbeiter hochlädst, Verträge verwaltest, Start- und Enddaten im Blick behältst und neue Vereinbarungen erstellst.
Praktische Anwendungsbeispiele
So kannst du diese Funktion in der Praxis nutzen:
Mitarbeiterdokumente einrichten und loslegen
Um mit den Mitarbeiterdokumenten zu arbeiten, musst du zunächst die Benutzerrollenberechtigungen konfigurieren.
Benutzerrollenberechtigungen
Teammitglieder, die für die Verwaltung der Mitarbeiterdokumente zuständig sind, brauchen die passenden Zugriffsrechte. Dafür musst du im settingsKonfigurationsmodule den Zugriff auf Mitarbeiterdokumente für die entsprechenden Rollen aktivieren. Mehr Infos zu den Zugriffsrechten findest du in diesem Artikel.
Der Reiter Dokumente
Sobald die Zugriffsrechte eingestellt sind, findest du im Profil eines Mitarbeiters den neuen Reiter Dokumente.
Dokumenttypen
Hier findest du alle Mitarbeiterdokumente, sortiert in Ordnern nach fünf Kategorien:
- Vertrag - Arbeits- oder Freelancerverträge zwischen dem Mitarbeiter und deinem Unternehmen.
- Lizenz - Offizielle Lizenzen, die für bestimmte Rollen oder Aufgaben erforderlich sind, zum Beispiel zum Bedienen von Geräten oder Fahrzeugen.
- Zertifikat - Schulungs- oder Qualifikationsnachweise, die die Fähigkeiten oder die Einhaltung von Vorschriften belegen.
- Versicherung - Nachweise über Versicherungen, wie Haftpflicht- oder Krankenversicherung, die für den Job relevant sind.
- Ausweisdokument - Rechtliche Dokumente zur Identitätsprüfung, wie Reisepass oder Personalausweis.
Die Übersicht besteht aus mehreren Spalten, die du ganz nach deinen Wünschen anpassen kannst.
Status der Unterschrift
Wenn ein neues Dokument hinzugefügt wird, zeigt die Spalte Status der Unterschrift verschiedene Status an:
- Angefragt - Dieser Status wird angezeigt, wenn ein Dokument in Rentman mit digitaler Unterschrift erzeugt wurde, aber noch nicht unterschrieben wurde.
- Nicht angefragt - Dieser Status wird allen Dokumenten zugewiesen, die du manuell hochlädst.
- Unterzeichnet - Dieser Status erscheint, wenn das Dokument mit der digitalen Unterschrift in Rentman unterschrieben wurde.
Neues Mitarbeiterdokument hochladen
Du kannst die Dokumente deiner Mitarbeiter (externe Verträge, Ausweise, Versicherungen usw.) im Reiter Dokumente hochladen, um sie alle an einem zentralen und gut organisierten Ort zu haben.
Um lädst du ein Dokument hoch:
- Öffne das groupMitarbeitermodul und doppelklicke auf den gewünschten Mitarbeiter.
- Wechsle zum Reiter Dokumente .
- Klicke auf Dokument hochladen
- Ziehe deine Datei zu cloud_upload Ziehe eine Datei hinein oder klicke zum Hochladen oder verwende die Option zum Hochladen per Mausklick.
Tipp: Ein Mitarbeiterdokument kann aus mehreren Dateien bestehen, die als ein Dokument hochgeladen werden. Das ist praktisch, wenn ein Dokument aus mehreren Teilen besteht, zum Beispiel wenn du Vorder- und Rückseite eines Ausweises als separate Bilder hast. - Konfiguriere die Optionen.
OptionenDokumentname: Wähle einen Namen für das Dokument (Pflichtfeld, um das Dokument zu erstellen).
Dokumenttyp: Wähle den passenden Dokumenttyp aus.
Startdatum: Gültigkeitsbeginn des Dokuments
Enddatum: Gültigkeitsende des Dokuments - Speichern
Hinweis: Rentman Rentman löscht hochgeladene Mitarbeiterdokumente nicht automatisch. Um den Anforderungen der DSGVO und der lokalen Gesetzgebung gerecht zu werden, empfehlen wir, die Dokumente bei Bedarf manuell zu verwalten und zu entfernen.
FAQs
2. Klicke auf Weitere Optionenmore_vert
3. Wähle descriptionZu den Mitarbeiterdokumenten kopieren.
4. Konfiguriere die Optionen.
5. Speichern