Die Prüfung und Genehmigung von Stundeneinträgen vor der Lohnabrechnung oder dem Datenexport ist ein wichtiger Schritt für ein effektives Unternehmensmanagement. Dieser Prozess stellt sicher, dass die erfassten Stunden die tatsächlich geleistete Arbeit korrekt widerspiegeln und hilft dabei, Unstimmigkeiten bei den Mitarbeitern zu erkennen.

In diesem Artikel erfährst du, wie du die von deinen Mitarbeitern übermittelten Stundeneinträge verwalten und genehmigen kannst – für mehr Transparenz und weniger Fehler in der Lohnabrechnung.

Praxisbeispiele

Hier sind einige Beispiele dafür, wie diese Funktion verwendet werden kann:

Einfachere Überprüfung der Arbeitszeiten

Ein in Mitarbeiter war für 4 Stunden eingeplant, hat aber 6 Stunden eingetragen. Der Unterschied entstand durch technische Probleme während der Veranstaltung und musste vom Vorgesetzten überprüft werden. Ohne einen Genehmigungsprozess hätte das HR-Team die Abweichung manuell abgleichen müssen, was das Risiko von Fehlern und Ungenauigkeiten in der Lohnabrechnung erhöht. Mit einer strukturierten Genehmigungsfunktion für die Stundenerfassung lassen sich geplante und tatsächlich geleistete Stunden einfach vergleichen. So wird eine korrekte Vergütung sichergestellt und Verzögerungen oder Fehler in der Lohnabrechnung vermieden.

Mehr Sicherheit beim Export für die Lohnabrechnung

Beim Export der Arbeitsstunden für die Lohnabrechnung sind einige Einträge noch nicht genehmigt, was die Datenqualität beeinträchtigen kann. Dank der integrierten Fehlermeldung wird das Management-Team jedoch sofort darauf hingewiesen. So ist sichergestellt, dass alle Stundeneinträge vor dem Export überprüft und bestätigt wurden. Das sorgt für mehr Genauigkeit und Compliance bei der Lohnabrechnung.

Benachrichtigungen für Mitarbeiter

Ein Lichttechniker reicht seine Stunden für eine Nachtschicht ein. Die Stunden werden vom Vorgesetzten zur Korrektur bearbeitet. Der Techniker erhält eine Benachrichtigung und kann die Änderungen im Bereich „Historie“ einsehen und genau nachvollziehen, was geändert wurde.

So startest du mit der Genehmigung von Stundeneinträgen

Bevor du die Genehmigung von Stundeneinträgen nutzen kannst, sind ein paar grundlegende Einstellungen erforderlich:

Lege die Benutzerrechte für Mitarbeiter und Manager fest.
Aktiviere die Genehmigung für eingereichte Arbeitsstunden.
Konfiguriere (falls nötig) die minimale vergütete Stundenanzahl.

Benutzerrechte

Benutzer sollten nur Zugriff auf Funktionen haben, die zu ihrer Rolle passen. Damit Mitarbeiter ihre Arbeitsstunden einreichen und Manager sie im the watch_later Stundenerfassungsmodul, prüfen und genehmigen können, müssen im settingsKonfigurationsmodul die entsprechenden Rechte konfiguriert werden.

Genehmigung der eingereichten Arbeitsstunden aktivieren

Der nächste Schritt zur Aktivierung der Genehmigung von Stundeneinträgen ist das Aktivieren der Genehmigungspflicht für den Stundentyp Gearbeitet.

enable time registration approval.gif

Öffne das settingsKonfigurationsmodul > Stundenerfassung und Abwesenheit > Stundentypen.
Wähle den Stundentyp Gearbeitet und klicke auf BEARBEITEN.
Wähle "Ja" für die Option Erfordert Genehmigung.
Bestätigen.
Speichern.

Minimale vergütete Stunden

In einigen Ländern muss für jeden Einsatz eines Mitarbeiters eine Mindestanzahl an Stunden vergütet werden. Je nach lokalen Gesetzgebungen kann es notwendig sein, diese Einstellungen zu konfigurieren. Wenn diese Option aktiviert ist, wird sie in der Spalte Genehmigungsprüfung verwendet, um die eingetragenen Stunden mit der geforderten Mindestanzahl zu vergleichen.

add minimum hours.gif

Öffne das settingsKonfigurationsmodul > Stundenerfassung und Abwesenheit > Stundenerfassung.
Gib eine Anzahl von Stunden ein.
Speichern.

Stundeneinträge verwalten

Im watch_later Stundenerfassungsmodul siehst du alle von deinen Mitarbeitern eingereichten Stunden im ausgewählten Zeitraum. In der Übersicht in der Spalte Status erscheinen diese Einträge zunächst mit dem Status Ausstehend . Nachdem die eingetragenen Stunden überprüft und bestätigt wurden, ändert sich der Status zu Genehmigt.

Rentman-Tipp: Füge in deiner Übersicht der Stundenerfassung die Spalte Status hinzu, um auf einen Blick zu sehen, welche Stundeneinträge noch ausstehen und genehmigt werden müssen. Du kannst dafür auch die Standard-Spaltenansicht verwenden.

Rentman-Tipp: Es ist auch möglich, den Status eines Stundeneintrags über die App im Reiter Registriert im watch_later Stundenerfassungsmodul einzusehen.

Die Spalte Genehmigungsprüfung

Die Symbole helfen dir dabei, den Überblick zu behalten, welche Stundeneinträge deine Aufmerksamkeit erfordern. Die Farben der Symbole zeigen an, welche Maßnahmen eventuell notwendig sind.

Registrierte vs. geplante Stunden.

Grün: Perfekte Übereinstimmung

Gelb: Unterschied weniger als 30 Minuten

Rot: Unterschied mehr als 30 Minuten

Grau: Keine geplante Aktivität für diesen Stundeneintrag

Unterschiede zwischen Mitarbeitern derselben Aktivität

Grün: Übereinstimmung der Dauern

Gelb: Unterschied weniger als 30 Minuten

Rot: Unterschied mehr als 30 Minuten

Grau: Kein anderer Mitarbeiter hat Stunden für dieselbe Funktion erfasst

Verknüpfte Aktivität in der Stundenerfassung

Grün: Eine geplante Aktivität ist verknüpft

Gelb: Eine manuelle Aktivität ist verknüpft

Rot: Keine Aktivität ist verknüpft

Erfasste Stunden vs. minimale vergütete Stunden

Grün: Erfasste Stunden entsprechen oder überschreiten die Mindestanzahl

Rot: Erfasste Stunden liegen unter der erforderlichen Mindestanzahl

Hinweis: Dieses Symbol erscheint nicht, wenn die minimal erforderlich vergüteten Stunden nicht konfiguriert sind.

Stundenerfassung genehmigen, indem du einen oder mehrere Einträge auswählst

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Öffne das watch_later Stundenerfassungsmodul.
Wähle eine oder mehrere Stundenerfassungen aus.
Klicke im oberen Bereich der Übersicht auf GENEHMIGEN.

Stundenerfassungen über die Seitenleiste Details Stundenerfassung genehmigen

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Öffne das watch_later Stundenerfassungsmodul.
Fahre mit der Maus über einen Stundeneintrag.
Klicke auf Details , um die Seitenleiste Details Stundenerfassung zu öffnen.
Klicke auf GENEHMIGEN.

Stundenerfassungen im Flow genehmigen

Diese Option ist hilfreich, wenn du viele Stundeneinträge überprüfen, ggf. anpassen und genehmigen möchtest.

time approval flow.gif

Öffne das watch_later Stundenerfassungsmodul.
Doppelklick auf einen Stundeneintrag oder wähle einen aus und klicke im oberen Bereich der Übersicht auf BEARBEITEN.
(Optional) Passe die Daten an.
Speichern.
Klicke auf GENEHMIGEN , um den Stundeneintrag freizugeben.
Klicke auf um zum vorherigen, oder um zum nächsten Stundeneintrag zu wechseln.

Rentman-Tipp: Nach der Genehmigung sind die Stundeneinträge schreibgeschützt und können nicht mehr geändert werden, außer sie werden wieder in den Status "Ausstehend" zurückgesetzt.

Stundenerfassungen anpassen

Um Stundeneinträge anderer Personen bearbeiten zu können, benötigst du die entsprechenden Berechtigungen.

adjust time registration.gif

Öffne das watch_later Stundenerfassungsmodul.
Wähle eine Stundenerfassung aus und klicke im oberen Bereich der Übersicht auf BEARBEITEN.
Nimm die gewünschten Änderungen vor.
Speichern.

Stundenerfassungen in den Status "Ausstehend" zurücksetzen

Wenn während des Genehmigungsprozesses ein Fehler passiert, z. B. falsche Stunden genehmigt wurden oder Änderungen notwendig sind, kannst du die Genehmigung zurücksetzen. Dadurch können Manager die Einträge anpassen und die korrigierten Stunden anschließend erneut genehmigen.

Über die Detailansicht eines StundeneintragsDurch Bearbeiten eines Stundeneintrags

Öffne das watch_later Stundenerfassungsmodul.
Fahre mit der Maus über einen Stundeneintrag.
Klicke auf Details um die Sidebar Details Stundenerfassung zu öffnen
Klicke auf Zurück zu Ausstehend.

Öffne das watch_later Stundenerfassungsmodul.
Doppelklicke auf einen Stundeneintrag, um diesen zu bearbeiten, oder wähle einen Stundeneintrag aus und klicke im oberen Bereich der Übersicht auf BEARBEITEN.
Klicke auf um den Status zurückzusetzen.
Nimm die gewünschten Änderungen vor und Speichere deine Änderungen (falls notwendig).

Stundenerfassungen exportieren

Du kannst die erfassten Zeiten als .xlsx-Datei exportieren, um die gearbeiteten Stunden deiner Mitarbeiter in deiner bevorzugten Buchhaltungssoftware weiterzuverarbeiten.

Hinweis: Beim Export erscheint eine Warnmeldung, wenn Stundeneinträge noch im Status Ausstehend sind.

Änderungen an Stundenerfassungen nachverfolgen

FAQs

Wass passiert, wenn jemand eine verspätete Stundenerfassung einreicht?

Verspätet eingereichte Stunden erscheinen mit dem Status Ausstehend. Du kannst sie ganz einfach filtern und vor dem Lohnexport genehmigen.

Werden ausstehende Stunden in der Gesamtarbeitszeit berücksichtigt?

Nein, nur genehmigte Stunden werden in der Gesamtarbeitszeit, in der Seitenleiste Details Stundenerfassung, angezeigt.

Gibt es eine Möglichkeit zu sehen, wie viele Stunden noch genehmigt werden müssen?

Ja, das siehst du in der Seitenleiste Details Stundenerfassung unter der Zeile Ausstehende Arbeitsstunden.

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Genehmigung der Stundenerfassung