Die Prüfung und Genehmigung von Stundeneinträgen vor der Lohnabrechnung oder dem Datenexport ist ein wichtiger Schritt für ein effektives Unternehmensmanagement. Dieser Prozess stellt sicher, dass die erfassten Stunden die tatsächlich geleistete Arbeit korrekt widerspiegeln und hilft dabei, Unstimmigkeiten bei den Mitarbeitern zu erkennen.
In diesem Artikel erfährst du, wie du die von deinen Mitarbeitern übermittelten Stundeneinträge verwalten und genehmigen kannst – für mehr Transparenz und weniger Fehler in der Lohnabrechnung.
Praxisbeispiele
Hier sind einige Beispiele dafür, wie diese Funktion verwendet werden kann:
So startest du mit der Genehmigung von Stundeneinträgen
Bevor du die Genehmigung von Stundeneinträgen nutzen kannst, sind ein paar grundlegende Einstellungen erforderlich:
- Lege die Benutzerrechte für Mitarbeiter und Manager fest.
- Aktiviere die Genehmigung für eingereichte Arbeitsstunden.
- Konfiguriere (falls nötig) die minimale vergütete Stundenanzahl.
Benutzerrechte
Benutzer sollten nur Zugriff auf Funktionen haben, die zu ihrer Rolle passen. Damit Mitarbeiter ihre Arbeitsstunden einreichen und Manager sie im the watch_later Stundenerfassungsmodul, prüfen und genehmigen können, müssen im settingsKonfigurationsmodul die entsprechenden Rechte konfiguriert werden.
Genehmigung der eingereichten Arbeitsstunden aktivieren
Der nächste Schritt zur Aktivierung der Genehmigung von Stundeneinträgen ist das Aktivieren der Genehmigungspflicht für den Stundentyp Gearbeitet.
- Öffne das settingsKonfigurationsmodul > Stundenerfassung und Abwesenheit > Stundentypen.
- Wähle den Stundentyp Gearbeitet und klicke auf edit BEARBEITEN
- Wähle "Ja" für die Option Erfordert Genehmigung.
- Bestätigen
- Speichern
Minimale vergütete Stunden
In einigen Ländern muss für jeden Einsatz eines Mitarbeiters eine Mindestanzahl an Stunden vergütet werden. Je nach lokalen Gesetzgebungen kann es notwendig sein, diese Einstellungen zu konfigurieren. Wenn diese Option aktiviert ist, wird sie in der Spalte Genehmigungsprüfung verwendet, um die eingetragenen Stunden mit der geforderten Mindestanzahl zu vergleichen.
- Öffne das settingsKonfigurationsmodul > Stundenerfassung und Abwesenheit > Stundenerfassung.
- Gib eine Anzahl von Stunden ein.
- Speichern
Stundeneinträge verwalten
Im watch_later Stundenerfassungsmodul siehst du alle von deinen Mitarbeitern eingereichten Stunden im ausgewählten Zeitraum. In der Übersicht in der Spalte Status erscheinen diese Einträge zunächst mit dem Status Ausstehend . Nachdem die eingetragenen Stunden überprüft und bestätigt wurden, ändert sich der Status zu Genehmigt.
Rentman-Tipp: Füge in deiner Übersicht der Stundenerfassung die Spalte Status hinzu, um auf einen Blick zu sehen, welche Stundeneinträge noch ausstehen und genehmigt werden müssen. Du kannst dafür auch die Standard-Spaltenansicht verwenden.
Rentman-Tipp: Es ist auch möglich, den Status eines Stundeneintrags über die App im Reiter Registriert im watch_later Stundenerfassungsmodul einzusehen.
Die Spalte Genehmigungsprüfung
Die Symbole helfen dir dabei, den Überblick zu behalten, welche Stundeneinträge deine Aufmerksamkeit erfordern. Die Farben der Symbole zeigen an, welche Maßnahmen eventuell notwendig sind.
Grün: Perfekte Übereinstimmung
Gelb: Unterschied weniger als 30 Minuten
Rot: Unterschied mehr als 30 Minuten
Grau: Keine geplante Aktivität für diesen Stundeneintrag
Grün: Übereinstimmung der Dauern
Gelb: Unterschied weniger als 30 Minuten
Rot: Unterschied mehr als 30 Minuten
Grau: Kein anderer Mitarbeiter hat Stunden für dieselbe Funktion erfasst
Grün: Eine geplante Aktivität ist verknüpft
Gelb: Eine manuelle Aktivität ist verknüpft
Rot: Keine Aktivität ist verknüpft
Grün: Erfasste Stunden entsprechen oder überschreiten die Mindestanzahl
Rot: Erfasste Stunden liegen unter der erforderlichen Mindestanzahl
Hinweis: Dieses Symbol erscheint nicht, wenn die minimal erforderlich vergüteten Stunden nicht konfiguriert sind.
Stundenerfassung genehmigen, indem du einen oder mehrere Einträge auswählst
- Öffne das watch_later Stundenerfassungsmodul
- Wähle eine oder mehrere Stundenerfassungen aus.
- Klicke im oberen Bereich der Übersicht auf GENEHMIGEN
Stundenerfassungen über die Seitenleiste Details Stundenerfassung genehmigen
- Öffne das watch_later Stundenerfassungsmodul.
- Fahre mit der Maus über einen Stundeneintrag.
- Klicke auf menu_openDetails , um die Seitenleiste Details Stundenerfassung zu öffnen.
- Klicke auf GENEHMIGEN
Stundenerfassungen im Flow genehmigen
Diese Option ist hilfreich, wenn du viele Stundeneinträge überprüfen, ggf. anpassen und genehmigen möchtest.
- Öffne das watch_later Stundenerfassungsmodul.
- Doppelklick auf einen Stundeneintrag oder wähle einen aus und klicke im oberen Bereich der Übersicht auf edit BEARBEITEN .
- (Optional) Passe die Daten an.
- Speichern
- Klicke auf GENEHMIGEN , um den Stundeneintrag freizugeben.
- Klicke auf um zum vorherigen, oder um zum nächsten Stundeneintrag zu wechseln.
Rentman-Tipp: Nach der Genehmigung sind die Stundeneinträge schreibgeschützt und können nicht mehr geändert werden, außer sie werden wieder in den Status "Ausstehend" zurückgesetzt.
Stundenerfassungen anpassen
Um Stundeneinträge anderer Personen bearbeiten zu können, benötigst du die entsprechenden Berechtigungen.
- Öffne das watch_later Stundenerfassungsmodul.
- Wähle eine Stundenerfassung aus und klicke im oberen Bereich der Übersicht auf edit BEARBEITEN
- Nimm die gewünschten Änderungen vor.
- Speichern
Stundenerfassungen in den Status "Ausstehend" zurücksetzen
Wenn während des Genehmigungsprozesses ein Fehler passiert, z. B. falsche Stunden genehmigt wurden oder Änderungen notwendig sind, kannst du die Genehmigung zurücksetzen. Dadurch können Manager die Einträge anpassen und die korrigierten Stunden anschließend erneut genehmigen.
- Öffne das watch_later Stundenerfassungsmodul.
- Fahre mit der Maus über einen Stundeneintrag.
- Klicke auf menu_openDetails um die Sidebar Details Stundenerfassung zu öffnen
- Klicke auf Zurück zu Ausstehend
- Öffne das watch_later Stundenerfassungsmodul.
- Doppelklicke auf einen Stundeneintrag, um diesen zu bearbeiten, oder wähle einen Stundeneintrag aus und klicke im oberen Bereich der Übersicht auf edit BEARBEITEN .
- Klicke auf um den Status zurückzusetzen.
- Nimm die gewünschten Änderungen vor und Speichere deine Änderungen (falls notwendig).
Stundenerfassungen exportieren
Du kannst die erfassten Zeiten als .xlsx-Datei exportieren, um die gearbeiteten Stunden deiner Mitarbeiter in deiner bevorzugten Buchhaltungssoftware weiterzuverarbeiten. Hinweis: Beim Export erscheint eine Warnmeldung, wenn Stundeneinträge noch im Status Ausstehend sind.
Änderungen an Stundenerfassungen nachverfolgen
| Benachrichtigungen | Mitarbeiter können über Änderungen an ihren Stundeneinträgen während des Genehmigungsprozesses informiert bleiben, indem sie die entsprechenden Benachrichtigungseinstellungen aktivieren. |
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Historie in der Seitenleiste Details Stundenerfassung |
Alle Änderungen an einem Stundeneintrag werden in diesem Bereich klar dokumentiert, inklusive des Zeitpunkts der Änderung, der verantwortlichen Person und der Statusänderung.
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