In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du Bestellungen für Personal auf der Plattform erstellst und verwaltest.

Was ist eine Bestellung für Personal?

Eine Bestellung für Personal stellt eine Vereinbarung zwischen deinem Unternehmen und einem Freelancer für ein bestimmtes Projekt dar. Sie sorgt dafür, dass Genehmigung und Budget vor Projektbeginn korrekt eingehalten werden, liefert eine klare Dokumentation für Buchhaltung und Prüfung und definiert eindeutig den Umfang sowie die Erwartungen für sowohl den Auftraggeber als auch den Dienstleister.

Praxisbeispiele

Einstellung von temporären Technikern für eine Veranstaltung

Ein Produktionsunternehmen benötigt drei Tontechniker für eine zweitägige Veranstaltung. Da die Techniker über eine externe Personalagentur beschäftigt werden, erstellt das Unternehmen eine Bestellung für Personal, in der festgelegt wird:

Anzahl der Techniker
Veranstaltungsdaten und Arbeitszeiten
Stundenlohn
Gesamtkosten (geschätzt)

Überprüfung der Rechnungen der Freelancer durch die Finanzabteilung.

Nach einem dreitägigen Musikfestival erhält die Finanzabteilung Rechnungen von mehreren AV-Subunternehmen, wie Lichttechnikern Tontechnikern und Bühnenhelfern. Jede Rechnung wird anhand der genehmigten Bestellungen für Personal überprüft, um sicherzustellen, dass Arbeitsstunden, Rollen, Ausgaben und Stundensätze korrekt sind. Eine Rechnung mit ungewöhnlichem Tagesgeld wird zur Überprüfung markiert, und sobald alle Details bestätigt sind, wird die Zahlung verarbeitet.

Die ersten Schritte mit Bestellungen für Personal

Um Bestellungen für Personal zu nutzen, musst du zunächst Folgendes einrichten:

Benutzerrollen und Berechtigungen konfigurieren.
Ausgaben für Personal einrichten.
Mitarbeitertarife festlegen.

Benutzerrollenberechtigungen

Damit ein Nutzer Bestellungen für Personal erstellen und verwalten kann, musst du seiner Benutzerrolle im settings Konfigurationsmodul die entsprechenden Berechtigungen zuweisen.

Berechtigungen

Ausgaben für Personal einrichten

Ausgaben für Personal sind zusätzliche Kosten über die Standardstundensätze hinaus, die auf den Bestellungen für Personal angezeigt werden können, die du in Rentman erstellst. In Rentman werden sie in vier Kategorien unterteilt: Catering, Reise, Unterkunft und Sonstiges. Damit sie korrekt berücksichtigt werden, musst du sie den Funktionen hinzufügen.

Mitarbeitertarife einrichten

Mitarbeitertarife sind die Kosten, die jedem Mitarbeiter oder jeder Funktion (Rolle) für die von ihnen erbrachte Arbeit zugeordnet werden. Sie geben die Arbeitskosten pro Stunde, Tag oder Veranstaltung für jeden Mitarbeitertyp an.

Mitarbeitertarife können eingerichtet werden, bevor sie bestimmten Funktionen oder einzelnen Mitarbeitern zugewiesen werden.

Du kannst auch einem einzelnen Mitarbeiter einen individuellen Tarif zuweisen, zum Beispiel, wenn eine Sondervereinbarung mit ihm besteht.

Ausgaben für Personal

Neben den regulären Stundensätzen kannst du zusätzliche personalbezogene Kosten, sogenannte Ausgaben für Personal, auf der Bestellung für Personal erfassen, z. B. für Verpflegung oder Reisen. In Rentman werden sie in vier Kategorien zusammengefasst: Catering, Reise, Unterkunft und Sonstiges.

Hinweis: Bei US-Konten wird Lodging anstelle von Accommodation und Meals anstelle von Catering verwendet.

Erstelle eine Bestellung für Personal

Wähle das gewünschte Projekt im table_chart Projektmodul aus.
Gehe zum Reiter Personalplanung.
Fahre mit der Maus über den Namen des geplanten Mitarbeiters, für den du eine Bestellung für Personal erstellen möchtest.
Klicke auf more_vert neben menu_openDetails
Wähle Zur Bestellung hinzufügen
Klicke im Fenster Zur Bestellung hinzufügen auf Bestätigen.
Sobald das Bestellformular angezeigt wird, trage alle erforderlichen Informationen ein.
Speichern.

Verwende im Reiter Personalplanung deines Projekts den Filter Mitarbeiter, um alle einem bestimmten Mitarbeiter zugewiesenen Funktionen anzuzeigen.

Bestellungen für Personal in Massen erstellen

Wähle das gewünschte Projekt im table_chart Projektmodul aus.
Gehe zum Reiter Personalplanung deines Projekts.
Wähle die geplanten Mitarbeiter, für die du eine Bestellung für Personal erstellen möchtest.
Klicke in der oberen blauen Leiste auf more_vert
Wähle Zur Bestellung hinzufügen
Klicke im Pop-up Zur Bestellung hinzufügen auf Bestätigen.
Nutze die Pfeile chevron_left und chevron_right oben rechts auf dem Bildschirm, um zur nächsten oder vorherigen Bestellung für Personal zu navigieren.
Sobald das Bestellformular angezeigt wird, trage alle erforderlichen Informationen ein.
Speichern.

Zur Bestellung hinzufügen

Das Pop-up Zur Bestellung hinzufügen erscheint, wenn du eine oder mehrere Bestellungen für Personal erstellst. Es zeigt eine Zusammenfassung der Aktion(en), die du durchführen wirst.

Wenn für die ausgewählten Mitarbeiter in diesem (Sub-)Projekt noch keine Bestellung für Personal existiert oder eine bestehende Bestellung den Status „Abgeschlossen“ oder „Storniert“ hat, wird für jeden ausgewählten Mitarbeiter eine neue Bestellung erstellt.
Existiert bereits eine Bestellung für Personal mit einem anderen Status als „Abgeschlossen“ oder „Storniert“, werden die ausgewählten Mitarbeiter zu den jeweiligen bestehenden Bestellungen hinzugefügt.

Kostenvergleich

Wenn du überprüfen möchtest, ob der genehmigte Betrag deiner Bestellung für Personal mit den endgültigen Gesamtkosten übereinstimmt, kannst du die Zeile „Kostenvergleich“ verwenden. Weitere Informationen findest du in diesem Artikel.

Status und Bestellhistorie für Personal

Während des Erstellungsprozesses einer Bestellung für Personal durchläuft das Dokument mehrere Status. Die vollständige Statusübersicht für jede Bestellung kannst du im Abschnitt Bestellhistorie einsehen. Wie dieser Abschnitt funktioniert und welche Aufgaben die einzelnen Status haben, wird in diesem Artikel erklärt

Die für Bestellungen für Personal verfügbaren Status entsprechen denen regulärer Bestellungen. Die Workflows können jedoch unterschiedlich sein, sodass du beim Verwalten deiner Bestellungen für Personal möglicherweise nicht jeden Status benötigst. Zum Beispiel ist ein Genehmigungsschritt für Bestellungen für Personal möglicherweise nicht erforderlich, der Status „Genehmigt“ existiert jedoch weiterhin, und jede Bestellung muss auf „Genehmigt“ gesetzt werden, bevor sie versendet werden kann.

Dokument erstellen

Nachdem die Bestellung für Personal genehmigt wurde, kannst du ein Dokument erstellen und an den Mitarbeiter senden.

Gehe in den Reiter Bestellungen deines Projekts und wähle die Bestellung aus, für die du ein Dokument erstellen möchtest.
Klicke in der oberen blauen Leiste auf Bearbeiten.
Wähle Dokument erstellen.
Wähle im Pop-up die gewünschte Dokumentvorlage und das Briefpapier aus.
Klicke auf Erstellen.

Dokumentvorlage

Standardmäßig gibt es eine einzelne Dokumentvorlage, die sowohl für Bestellungen für Personal als auch für reguläre Bestellungen verwendet wird. Du kannst der Vorlage ein Informationsmodul namens „Aufschlüsselung der Mitarbeiterkosten“ hinzufügen, um die Ausgaben für Personal anzuzeigen. Dieses Informationsmodul wird beim Erstellen einer Bestellung für Personal angezeigt, jedoch nicht bei regulären Bestellungen.

Navigiere zum settings Konfigurationsmodul>Kommunikation>Dokumentvorlagen.
Wähle die Dokumentvorlage Bestellungen aus.
Klicke in der oberen blauen Leiste auf Bearbeiten.
Dupliziere die Vorlage, indem du oben auf Klicke hier, um die Vorlage zu duplizieren klickst.
Klicke im rechten Menü auf add_circle .
Ziehe das Modul Aufschlüsselung der Mitarbeiterkosten von der rechten Seite in den gewünschten Abschnitt des Dokuments.

Speichern.

Rentman-Tipp: Alternativ kannst du zwei separate Vorlagen verwenden: Die ursprüngliche Vorlage für reguläre Bestellungen beibehalten und eine Kopie speziell für Bestellungen für Personal erstellen, in der das Informationsmodul "Aufschlüsselung der Personalkosten" enthalten ist..

Häufig gestellte Fragen

Warum ist meine stornierte Bestellung für Personal aus dem Projekt verschwunden?

Wenn eine Bestellung für Personal storniert wird, wird sie aus dem Reiter Bestellungen des Projekts entfernt. Du kannst weiterhin über das Submodul Bestellungen auf sie zugreifen.

Warum stimmen die Gesamtkosten meiner Bestellung für Personal nicht mit dem Projektbudget überein?

Dies passiert, wenn Ausgaben für Personal nach der Genehmigung der Bestellung aktualisiert werden. Die Zeile „Kostenvergleich“ zeigt die Unterschiede, die durch diese Änderungen entstanden sind.

Warum wird der Mitarbeiter in der Bestellung für Personal als „Lieferant“ angezeigt?

Bestellungen für Personal folgen der gleichen Struktur wie reguläre Bestellungen. Daher wird der Mitarbeiter, für den die Bestellung erstellt wird, als Lieferant angezeigt.
Wenn im Feld Firmenname im Abschnitt Firmendetails im Reiter Administrativ des Mitarbeiters ein Name eingetragen ist, erscheint dieser als Lieferant in der Bestellung. Ist das Feld leer, werden Vor- und Nachname des Mitarbeiters verwendet..

Kann meine Bestellung für Personal Zumietungen enthalten?

Nein. Nur reguläre Bestellungen können Zumietungen enthalten; Bestellungen für Personal nicht.

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Berechtigungen	Erforderliche Aktion	Warum
Poweruser	Du musst ein Poweruser sein	Einige der Berechtigungen, gekennzeichnet mit einem , sind nur für Poweruser zugänglich.
Personalplaner	Aktivieren	Erforderlich, um Zugriff auf die Berechtigung „Planung ändern“ zu haben.
Personalplaner > Planung ändern	Auswählen	Erforderlich, um Zugriff auf den Reiter Personalplanung deiner Projekte zu haben. Hier erstellst du die Bestellungen für Personal.
Bestellungen	Aktivieren	Erforderlich, um Zugriff auf Bestellungen für Personal zu haben.
Bestellungen > Sichtbare Bestellungen	"Alle Bestellungen"	Erforderlich, um Zugriff auf "Mitarbeiteraktivitäten zu Bestellungen hinzufügen" zu haben.
Bestellungen > Erstellen und Bearbeiten von Bestellungen	"Alle Bestellungen"	Erforderlich, um Informationen zu bestehenden Bestellungen für Personal hinzuzufügen, auch wenn du sie nicht selbst erstellt hast.
Bestellungen > Bestellungen genehmigen	Auswählen	Erforderlich, um Bestellungen für Personal selbst freizugeben.
Bestellungen > Bestellungen stornieren	Auswählen	Erforderlich, um Bestellungen für Personal zu stornieren.
Bestellungen > Bestellungen abschließen	Auswählen	Erforderlich, um Bestellungen für Personal als „Abgeschlossen“ zu kennzeichnen.
Bestellungen > Mitarbeiteraktivitäten zu Bestellungen hinzufügen	Auswählen	Erforderlich, um eine Bestellung für Personal zu erstellen.

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