In Rentman sind Hauptbücher Finanzkonten, die zur Nachverfolgung und Kategorisierung verschiedener Transaktionen verwendet werden. Sie helfen dir dabei, deine Finanzdaten zu organisieren und eine genaue Buchführung sicherzustellen.
Um den Export von Bestellungen zu unterstützen, haben wir das Konzept der Sollkonten eingeführt, wodurch Rentman zwischen eingehenden und ausgehenden Finanztransaktionen unterscheiden und diese korrekt für deine Buchhaltungsabläufe vorbereiten kann.
Warum Sollkonten erforderlich sind
In der Vergangenheit verwendete Rentman für alle Finanztransaktionen einen einzigen Hauptbuchtyp.
Diese Hauptbücher, einschließlich der Standardwerte und aller im Konfigurationsmodul erstellten Hauptbücher (Abbildung unten mit einer alten Übersicht), wurden üblicherweise zur Erfassung eingehender Gelder wie Mieteinnahmen und Verkaufserlöse verwendet.
Aus buchhalterischer Sicht wurden diese Hauptbücher daher oft als Haben-Hauptbücher behandelt, obwohl Rentman nicht ausdrücklich zwischen Soll- und Haben-Hauptbuchtypen unterschieden hat.
Bestellungen stellen jedoch erwartete Kosten dar – Gelder, die aus dem Unternehmen an externe Lieferanten fließen. Um diese ausgehenden Transaktionen genau zu erfassen und in die Buchhaltungssoftware zu exportieren, unterstützen wir nun neben der bestehenden Hauptbuchkonfiguration ein separates Sollkonto.
So funktionieren Sollkonten
Wenn die Verwendung von Sollkonten aktiviert ist, kannst du:
- Soll- und Habenkonten separat für Posten zuweisen, die sich auf deine Finanzen auswirken, z. B. Materialien, Mitarbeiterfunktionen, Transport und zusätzliche Kosten.
- Standard-Sollkonten für gängige Kostenkategorien neben den bestehenden Standard-Habenkonten einrichten.
- Sicherstellen, dass ausgehende Kosten (Bestellungen) in deinen Buchhaltungsexporten korrekt klassifiziert werden.
Option 1: Füge deine Hauptbücher manuell hinzu
Das Hinzufügen eigener Hauptbücher ist nützlich, wenn du zwischen verschiedenen Einkommensquellen unterscheiden möchtest. Du kannst so viele Hauptbücher hinzufügen, wie du möchtest, je nachdem, wie du unterscheiden möchtest. Mehr dazu erfährst du hier.
Option 2: Verbinde deine bestehenden Konten mit deiner Buchhaltungssoftware
Das Verknüpfen von Hauptbüchern bedeutet, dass du die in Rentman bereits vorhandenen Hauptbücher mit den entsprechenden Hauptbüchern in deiner Buchhaltungssoftware abgleichst. Während dieses Vorgangs „koppelst” du jedes Rentman-Hauptbuch mit seinem Gegenstück in der Buchhaltung und stellst so sicher, dass Transaktionen an die richtige Stelle exportiert werden.
Dies ist nützlich, wenn du bereits Hauptbücher in Rentman eingerichtet hast und diese verbinden möchtest, ohne neue zu importieren.
Option 3: Füge die Hauptbücher aus deiner Buchhaltungssoftware automatisch hinzu
Anstatt die Hauptbücher manuell in Rentman zu erstellen und sie dann zu verknüpfen, kannst du deine Hauptbücher direkt aus deiner Buchhaltungssoftware importieren.
Wenn du das machst, werden die Hauptbücher automatisch zu Rentman hinzugefügt und sind schon mit den entsprechenden Buchhaltungshauptbüchern verknüpft. Das spart Zeit, reduziert den Einrichtungsaufwand und hilft dabei, dass deine Finanzdaten zwischen den Systemen konsistent bleiben.
Zu beachten bei QuickBooks
QuickBooks behandelt Sollkonten und Habenkonten als einen einzigen Kontotyp und nicht als separate Kontotypen. Wenn dein Rentman-Workspace mit QuickBooks verbunden ist, wechselt Rentman automatisch in einen einzigen Hauptbuchmodus, um diesem Verhalten zu entsprechen:
- Alle Rentman-Hauptbücher funktionieren sowohl als Soll- als auch als Habenkonten.
- Du kannst beim Erstellen oder Zuweisen von Hauptbüchern keinen separaten Soll- oder Habentyp auswählen.
Rentman zeigt eine Warnung an, bevor dieser Modus für QuickBooks aktiviert wird, da in Rentman erstellte Sollkonten entfernt werden, um der einheitlichen Hauptbuchstruktur von QuickBooks zu entsprechen.
Nächste Schritte vor dem Export deiner Bestellungen
- Überprüfe deine aktuelle Hauptbuchkonfiguration im Artikel Verwalte deine Hauptbücher.
- Erstelle oder aktualisiere Sollkonten für deine Kostenkategorien nach Bedarf.
- Verknüpfe oder importiere deine Hauptbuchkonten aus deiner Buchhaltungssoftware in Rentman, um reibungslose Exportabläufe zu gewährleisten.