In einigen Ländern muss bei jeder Transaktion die elektronische Rechnungsstellung anstelle der herkömmlichen Rechnungsstellung verwendet werden. In anderen Ländern ist die Verwendung der elektronischen Rechnungsstellung nur für Transaktionen mit Regierungsbehörden verpflichtend.
Rentman unterstützt sowohl den manuellen Export als auch die automatische Erstellung von E- Rechnungsdateien in verschiedenen Formaten.
In diesem Artikel werden die grundlegenden Einstellungen beschrieben, die für die Einrichtung der elektronischen Rechnungsstellung erforderlich sind.
Unterstützte Formate
In Rentman kannst du jede Rechnung im XML-UBL-Format exportieren.
Neben dem bestehenden UBL 2.3-Format haben wir auch die Unterstützung für das UBL 2.1-Format wieder aktiviert. Dadurch kannst du je nach regionalen Anforderungen das passende Format für Hauptbuch und Export auswählen.
Wir haben außerdem die Unterstützung für das ZUGFeRD-Format für elektronische Rechnungen eingeführt, als Alternative zur XRechnung, um den deutschen Rechnungsanforderungen gerecht zu werden. Da ZUGFeRD identisch mit dem Factur-X-Format ist, kann es auch für die elektronische Rechnungsstellung in Frankreich verwendet werden.
Wir haben außerdem die Unterstützung für das Isacompta-Exportformat für französische Accounts hinzugefügt. Dieses Format organisiert Rechnungsdaten nach Hauptbuch, und die Gesamtsummen der Rechnungen entsprechen den Werten in Rentman.
Bei diesem Hybridformat werden die strukturierten XML-Daten direkt in die PDF-Datei eingebettet, so dass keine separate XML-Datei erstellt oder gesendet werden muss. Wenn dieses Format für die automatische Zustellung aktiviert ist, ist die XML-Datei immer in der PDF-Datei enthalten, so dass es einfach ist, eine einzige, konforme Datei für deine Kunden zu versenden oder herunterzuladen.
Für italienische Kunden ist die Fattura auch im XML-Format erhältlich.
MwSt. Regelungen einrichten
- Gehe zum settings Konfigurationsmodul > Finanzen > MwSt. Regelungen.
- Doppelklicke auf eine MwSt. Regelung, um diese zu öffnen.
- Gebe die korrekte Steuerkategorie an. Hier kannst du die verschiedenen Kategorien nachschlagen: EDIFACT code (5305 Norm)
- Klicke auf Bestätigen.
- Wiederhole dies für jede MwSt. Regelung.
Beispiel (basierend auf niederländischen MwSt. Regelungen und Kategorien)
Konfigurieren die Einstellungen deiner E-Rechnung
Gehe zum settings Konfigurationsmodul > Finanzen > Digitale Rechnungsstellung und fülle die folgenden Felder aus:
| Verfügbare XML-Formate | Prüfe die unterstützten Formate hier. |
| XML automatisch anhängen |
Jetzt kannst du in Rentman automatisch UBL-e-Rechnungen generieren und versenden, indem du die Option Automatische XML-Generierung aktivierst. Wenn diese Option aktiviert ist, wird die strukturierte e-Rechnungsdatei automatisch an ausgehende Rechnungen angehängt. Für ZUGFeRD / Factur-X werden die XML-Daten direkt in das PDF eingebettet, so dass keine separate XML-Datei gesendet werden muss. Das richtige XML-Format wird je nach Land automatisch ausgewählt. FatturaPA (Italien) wird zur Zeit nicht unterstützt. |
| Identifikationsnummer |
Die eindeutige Nummer, die ein Unternehmen auf der Grundlage des Identifikationsschemas des Landes kennzeichnet. Für viele europäische Länder ist dieses System die Mehrwertsteuer. Hier findest du die Europäische Unternehmens-Identifikationsnummer, um deine ID-Nummer zu finden (nur Deutschland und Österreich). Für deutsche Kunden: Wenn dein Unternehmen hauptsächlich in der EU tätig ist, ist die USt-IdNr. die beste Option. Es ist aber auch über die DUNS-Nummer möglich. Bitte wähle die für dich am besten geeignete Variante. |
| Identifikationsschema | Der Code, der dein Land definiert. Für viele europäische Länder ist dieses Schema die Mehrwertsteuer. Überprüfe diese Liste, wenn du das Identifikationsschema deines Landes nicht kennst. |
| Währungscode | Wähle den passenden Währungscode, falls er nicht bereits standardmäßig eingestellt ist. Hier findest du Informationen zu deinem Währungscode. |
| Bankkontonummer | The unique account identifier where payments should be sent - for example, an IBAN or other bank account number. |
Konfiguriere die E-Rechnung-Einstellungen deiner Kontakte
Gebe die Daten deiner Kontakte ein, um digitale Rechnungen zu erstellen.
- Gehe zum contact_phone Kontaktmodul.
- Doppelklicke auf einen Kontakt, um ihn zu öffnen.
- Gehe zum Reiter Digitale Rechnungsstellung.
- Gebe die Identifikationsnummer und das Identifikationsschema des Kontaktes ein.
Exportiere deine digitale Rechnung
Nachdem du die Rechnung erstellt hast, kannst du sie im XML - UBL Format exportieren.
- Erstelle eine Rechnung.
- Klicke beim Bearbeiten der Rechnung auf den Download
Button.
- Wähle aus 'UBL basierend auf Hauptbüchern' (für den internen Gebrauch) und 'UBL zum Senden' (für deine Kunden).
Nachdem du eine elektronische Rechnung erstellt hast, kannst du sie direkt aus dem Rechnungsübersichtsmodul herunterladen.
- Sowohl die PDF- als auch die XML-Dateien können an einem Ort heruntergeladen werden.
- Die XML- und PDF-Dateinamen sind jetzt zur besseren Übersichtlichkeit und Konsistenz angeglichen.
- Gehe im monetization_on Finanzmodul, zum Submodul Rechnungen.
- Erstelle eine Rechnung oder wähle eine bestehende Rechnung aus der Liste aus.
- Wenn du die Rechnung bearbeitest, klicke auf
- Oder wähle
'Export für Buchhaltungssoftware und E-Rechnungen'.