In einigen Ländern ist die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) für alle Transaktionen verpflichtend und ersetzt die herkömmliche Rechnungsstellung. In anderen Ländern ist sie nur bei Geschäften mit Behörden vorgeschrieben.
Rentman unterstützt sowohl den manuellen Export als auch die automatische Erstellung von E-Rechnungen in verschiedenen Formaten.
E-Rechnungen müssen ein strukturiertes Datenformat verwenden, in der Regel XML auf Basis von Standards wie UBL. Nur so erfüllen sie die gesetzlichen Anforderungen und können von verschiedenen Systemen verarbeitet werden. Unstrukturierte Formate wie PDF- oder Word-Dokumente gelten nicht als gültige E-Rechnungen, es sei denn, sie enthalten eingebettete strukturierte Daten, wie beispielsweise bei ZUGFeRD oder Factur-X.
In diesem Artikel erfährst du, welche Grundeinstellungen du für die elektronische Rechnungsstellung vornehmen musst und wie du eine Käuferreferenz und eine Bestellreferenz zu deiner Rechnung hinzufügst.
Unterstützte Formate
In Rentman kannst du jede Rechnung in einem E-Rechnungsformat exportieren.
Zusätzlich zum bestehenden Format UBL 2.3 unterstützen wir jetzt auch wieder UBL 2.1. So kannst du je nach regionalen Anforderungen das passende Format für deine Buchhaltung und den Export auswählen.
Außerdem unterstützen wir jetzt das Format ZUGFeRD als Alternative zur XRechnung, um die deutschen Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung zu erfüllen. Da ZUGFeRD vollständig mit dem Standard Factur-X kompatibel ist, kannst du es auch für die elektronische Rechnungsstellung in Frankreich verwenden. Die exportierte PDF-Datei erfüllt jetzt den PDF/A-3b-Standard, der von E-Rechnungsplattformen wie Chorus Pro vorausgesetzt wird.
XRechnung: Dies ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen, der für Rechnungen an deutsche Behörden und andere Kunden verwendet wird, die eine strukturierte E-Rechnung benötigen. Stelle sicher, dass deine Identifikationsnummer und das zugehörige Identifikationsschema korrekt eingerichtet sind, damit deine elektronische Adresse auf der Rechnung angegeben wird. Für XRechnungen müssen außerdem eine Käuferreferenz und deine Kontaktdaten als Verkäufer auf der Rechnung hinterlegt sein.
Wir unterstützen jetzt auch das Exportformat Isacompta für die französische Buchhaltung. Bei diesem Format werden die Daten der Rechnungen nach Ledger organisiert, und die Rechnungssummen stimmen mit den Werten in Rentman überein.
Wichtig bei der Nutzung von Isacompta
Damit der Export korrekt funktioniert, musst du das Feld „Numéro de comptabilité“ in den Kontakten (erster Tab) ausfüllen. Gib den vollständigen Code genau so ein, wie er in diesem Feld verlangt wird. Ist dieses Feld leer, wird stattdessen der Wert aus dem Feld „Datenbanknummer“ übernommen.
Hinweis: Ohne diese Codes funktioniert der Export nicht korrekt, da das System sie benötigt, um die Zu- und Abgänge der einzelnen Kontonummern richtig zu erfassen.
Dieses Hybridformat bettet die strukturierten XML-Daten direkt in die PDF-Datei ein. Du musst also keine separate XML-Datei erstellen oder versenden. Wenn du dieses Format für den automatischen Versand aktivierst, ist die XML-Datei immer in der PDF enthalten. So kannst du deinen Kunden ganz einfach eine einzelne, den gesetzlichen Anforderungen entsprechende Datei per E-Mail senden oder zum Download bereitstellen.
Für Kunden in Italien ist außerdem das Format Fattura als XML-Datei verfügbar.
MwSt.-Regelungen einrichten
- Gehe zum settings Konfigurationsmodul > Finanzen > MwSt. Regelungen.
- Doppelklicke auf eine MwSt. Regelung, um diese zu öffnen.
- Gib die korrekte Steuerkategorie an. Hier kannst du die verschiedenen Kategorien nachschlagen: EDIFACT code (5305 Norm)
- Klicke auf „Bestätigen“.
- Wiederhole dies für jede MwSt. Regelung.
Beispiel (basierend auf der niederländischen MwSt. Regelungen und Kategorien)
Einstellungen von E-Rechnungen konfigurieren
Gehe zum settings Konfigurationsmodul > Finanzen > Digitale Rechnungsstellung und fülle die folgenden Felder aus:
| Verfügbare XML-Formate | Prüfe die unterstützten Formate hier. |
| XML automatisch anhängen |
Jetzt kannst du in Rentman automatisch UBL-e-Rechnungen generieren und versenden, indem du die Option „Automatische XML-Generierung“ aktivierst. Wenn diese Option aktiviert ist, wird die strukturierte E-Rechnungsdatei automatisch an ausgehende Rechnungen angehängt. Für ZUGFeRD / Factur-X werden die XML-Daten direkt in das PDF eingebettet, so dass keine separate XML-Datei gesendet werden muss. Das richtige XML-Format wird je nach Land automatisch ausgewählt. |
| Identifikationsnummer |
Dabei handelt es sich um eine eindeutige Nummer, die ein Unternehmen auf der Grundlage des Identifikationsschemas des Landes kennzeichnet. Für viele europäische Länder ist dieses System die Mehrwertsteuer. Hier findest du die Europäische Unternehmens-Identifikationsnummer, um deine ID-Nummer zu finden (nur Deutschland und Österreich). Für deutsche Kunden: Wenn dein Unternehmen hauptsächlich in der EU tätig ist, ist die USt-IdNr. die beste Option. Es ist aber auch über die DUNS-Nummer möglich. Bitte wähle die für dich am besten geeignete Variante. |
| Identifikationsschema | Der Code, der dein Land definiert. Für viele europäische Länder ist dieses Schema die Mehrwertsteuer. Überprüfe diese Liste, wenn du das Identifikationsschema deines Landes nicht kennst. |
| Währungscode | Wähle den passenden Währungscode, falls er nicht bereits standardmäßig eingestellt ist. Hier findest du Informationen zu deinem Währungscode. |
| Bankkontonummer | The unique account identifier where payments should be sent - for example, an IBAN or other bank account number. |
| Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Anbieters |
Die Person, an die sich deine Kunden mit Fragen zur Rechnung wenden können. Rentman fügt diese Angaben im Abschnitt „Ansprechpartner des Anbieters“ jeder elektronischen Rechnung hinzu. Wenn du dieses Update zum ersten Mal erhältst, füllt Rentman diese Felder einmalig mit den Angaben zur Kontaktperson aus dem Menü Konfiguration > Unternehmensdaten aus. Du kannst sie jederzeit ändern. |
Bitte beachte: Für PEPPOL-Exporte sind die Felder Identifikationsnummer und Identifikationsschema Pflichtfelder.
Bei XRechnungen verwendet Rentman diese Angaben, um die elektronischen Adressen des Verkäufers und des Käufers (BT-34/BT-49) zu erstellen. Fehlt eine der beiden Angaben, wird stattdessen die E-Mail-Adresse verwendet. So ist sichergestellt, dass das entsprechende Feld immer ausgefüllt ist.
Die E-Rechnungsvalidierung in der Rechnungsvorschau zeigt bei einer XRechnung nur dann eine Warnung an, wenn weder die Identifikationsdaten noch eine E-Mail-Adresse vorhanden sind.
Einstellungen für die elektronische Rechnungsstellung deiner Kontakte
Gebe die Daten deiner Kontakte ein, um digitale Rechnungen zu erstellen.
- Gehe zum contact_phone Kontaktmodul.
- Doppelklicke auf einen Kontakt, um ihn zu öffnen.
- Gehe zum Reiter „Digitale Rechnungsstellung“.
- Gib die Identifikationsnummer und das Identifikationsschema des Kontaktes ein.
-
Optional: Gib die Käuferreferenz ein, falls du eine von diesem Kunden erhalten hast. Rentman übernimmt sie automatisch in jede neue Rechnung, die du für diesen Kontakt erstellst.
Für PEPPOL sind diese Angaben verpflichtend. Bei XRechnungen verwendet Rentman stattdessen die E-Mail-Adresse des Kontakts, falls die Angaben fehlen. Die E-Rechnungsvalidierung zeigt nur dann eine Warnung an, wenn auch keine E-Mail-Adresse vorhanden ist.
Käuferreferenz und Bestellreferenz hinzufügen
Das Buchhaltungssystem deines Kunden verarbeitet E-Rechnungen automatisch. Damit deine Rechnung schnell zugeordnet und bearbeitet werden kann, benötigt das System häufig eine oder beide der folgenden Referenzen:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Käuferreferenz | Ein Code, den du von deinem Kunden erhältst, damit sein System die Rechnung der richtigen Stelle zuordnen kann, zum Beispiel einer Abteilung, Kostenstelle oder Lieferantennummer. Bei Rechnungen an deutsche Behörden ist dies die Leitweg-ID. Im E-Rechnungsstandard entspricht die Käuferreferenz dem Feld BT-10. |
| Bestellreferenz | Die Bestellnummer deines Kunden. Damit kann er deine Rechnung der entsprechenden Bestellung zuordnen. Im E-Rechnungsstandard entspricht die Bestellreferenz dem Feld BT-13. |
Der Screenshot zeigt (1) das Feld Käuferreferenz und (2) das Feld Bestellreferenz.
- Gehe im Modul Finanzen zum Untermodul Rechnungen.
- Erstelle eine Rechnung oder öffne eine bereits vorhandene Rechnung.
- Gib im Abschnitt „Details“ die Käuferreferenz und die Bestellreferenz ein, falls dein Kunde dir diese mitgeteilt hat.
- Speichere die Rechnung.
Wenn du für einen Kontakt eine Käuferreferenz hinterlegt hast, übernimmt Rentman diese automatisch, sobald du den Kontakt als Kunden für eine neue Rechnung auswählst. Du kannst die Käuferreferenz auf jeder Rechnung ändern oder entfernen. Rentman verwendet immer die Käuferreferenz auf der Rechnung, nicht die im Kontakt hinterlegte.
Rentman fügt beide Referenzen in alle unterstützten E-Rechnungsformate ein: XRechnung, ZUGFeRD, UBL und Peppol. Wenn ein Feld leer ist, wird die entsprechende Referenz nicht in die E-Rechnung übernommen.
Welche Referenzen du benötigst, hängt vom E-Rechnungsformat ab:
| Format | Was du brauchst |
|---|---|
| Peppol (einschließlich des Versands über Billit) | Gib die Bestellnummer oder die Käuferreferenz ein. Eine der beiden Angaben reicht aus. |
| XRechnung | Gib die Käuferreferenz ein. Bei deutschen Behörden gib deren Leitweg-ID ein. |
| Alle anderen Formate | Beide Felder sind optional. |
Wenn du die Bestellreferenz auch auf deiner PDF-Rechnung anzeigen möchtest, füge sie deiner Rechnungsvorlage hinzu.
Digitale Rechnung exportieren
Nachdem du eine E-Rechnung erstellt hast, kannst du E-Rechnungen direkt aus dem Modul Rechnungsübersicht herunterladen.
- Sowohl die PDF- als auch die XML-Dateien können heruntergeladen werden.
- Die Dateinamen der XML- und PDF-Dateien wurden nun vereinheitlicht, um mehr Übersichtlichkeit und Konsistenz zu gewährleisten.
- Gehe im Modul monetization_on Finanzen zum Untermodul „Rechnungen“.
- Erstelle eine Rechnung oder wähle eine vorhandene aus der Liste aus.
- Klicke beim Bearbeiten der Rechnung auf die Schaltfläche
„PDF-Dateien herunterladen“.
- Oder wähle
„Für Buchhaltungssoftware und E-Rechnungen exportieren“.
Rentman exportiert keine XRechnung-Datei, wenn die Rechnung keine Käuferreferenz enthält. Füge die Käuferreferenz im Abschnitt Details der Rechnung hinzu und führe den Export erneut durch.