Angebote, Rechnungen, Packscheine und andere Dokumente können direkt von Rentman per E-Mail verschickt werden. Leider kann es vorkommen, dass E-Mails den Kunden nicht erreichen. In diesem Artikel erklären wir dir, was die Ursache dafür sein könnte und was du dagegen tun kannst.
Ursachen
Es gibt mehrere Gründe, warum eine E-Mail nicht empfangen werden kann:
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Spam
Die E-Mail wurde als Spam markiert. Oft ist nicht klar, was schief gelaufen ist, da es keine Erklärung vom sendenden oder empfangenden Server gibt.
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Bounces
Der sendende oder empfangende Server akzeptiert die E-Mail nicht. Dies bedeutet, dass eine E-Mail zurückgewiesen wurde. Das kann durch Spam geschehen. In dieser Kategorie wird eine E-Mail als "nicht akzeptiert" betrachtet und du erhältst oft eine Erklärung vom sendenden oder empfangenden Server, warum die E-Mail nicht akzeptiert wurde.
Spam
In einigen Fällen können E-Mails vom empfangenden Server als Spam markiert werden.
Wie funktioniert Spam?
Ein Server bewertet jede eingehende E-Mail mit einer Punktzahl, die auf einer Reihe von Variablen basiert. Diese Variablen sind vertraulich, da Angreifer diese Informationen missbrauchen würden, um ihre Spam-E-Mails durchzulassen.
Eine perfekte Punktzahl ist 100 und jeder Fehler senkt die Punktzahl. Wenn die Punktzahl nicht ausreicht, wird die E-Mail als Spam markiert.
Die Bewertung der Rentman-E-Mails
E-Mails von Rentman haben im Durchschnitt eine sehr gute Bewertung und werden in der Regel nicht als Spam markiert.
Natürlich kann diese Bewertung je nach Inhalt deiner E-Mails variieren. Du kannst die Punktzahl deiner E-Mails mit Programmen, wie beispielsweise dem MailTester, testen.
Wie kannst du deine Bewertung verbessern?
Wenn deine E-Mails als Spam markiert werden, gibt es einige Maßnahmen, die du ergreifen kannst, um deine Bewertung zu verbessern:
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Aufrechterhaltung eines guten HTML-Text-Verhältnisses
Empfangende Server senken die Punktzahl von E-Mails mit einer großen Menge an HTML-Code im Vergleich zum Text. Wenn du in deinen E-Mails viel HTML-Code verwendest, solltest du in Erwägung ziehen, den Code zu reduzieren oder Text hinzuzufügen.
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Aufrechterhaltung eines guten Bild-Text-Verhältnisses
Was zuvor über die HTML-Codierung gesagt wurde, gilt auch für Bilder (sowohl innerhalb des Textes als auch im Anhang).
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Aufrechterhaltung eines guten Links-Text-Verhältnisses
Was zuvor über HTML-Codierung und Bilder gesagt wurde, gilt auch für Links zu Webseiten.
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Verwendung einer regulären Zeichengröße
Die Verwendung einer kleineren oder größeren als der durchschnittlichen Zeichengröße kann deine Punktzahl verringern.
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Testen deiner Bewertung
Teste weiter, indem du Programme wie MailTester verwendest und verbessere deine E-Mail-Vorlagen auf der Grundlage des Feedbacks.
Ein weiterer Faktor, der sich auf die Bewertung auswirken kann, ist, wenn die angezeigte Absenderadresse nicht mit der tatsächlichen Adresse des Absenders übereinstimmt. Die Auswirkungen dieses Faktors sind geringer als die der oben genannten Faktoren. Du kannst dieses Problem lösen, indem du deine Absenderadresse verifizierst, aber wir raten dir, zuerst zu versuchen, deine E-Mails zu verbessern.
Bounces
Der Server des sendenden Servers (von Rentman) oder des empfangenden Servers (des Kunden) akzeptiert die E-Mail nicht. Der Grund dafür wird oft sofort per E-Mail oder im Nachrichtenfenster von Rentman genannt.
Finde die Ursache für den Bounce
Eine E-Mail kann den Status "Gesendet", "In Warteschlange" oder "Zustellung fehlgeschlagen" haben. Der Status bedeutet Folgendes:
Bedeutung: Der sendende Server hat die E-Mail noch nicht gesendet. Dies liegt wahrscheinlich daran, dass zu viele E-Mails von mehreren Accounts in Bündeln gesendet werden, mit einer Verzögerung, um zu verhindern, dass eine E-Mail als Spam markiert wird. Der sendende Server versucht automatisch, die E-Mails erneut zu senden, bis zu einem festgelegten Limit. Dieser Vorgang kann nicht abgebrochen werden.
Mögliche Maßnahmen:
- Warten ist oft die beste Lösung, da die E-Mail in der Regel erfolgreich versendet wird.
- Sende die E-Mail von deinem eigenen Server.
Bedeutung: Die E-Mail wurde vom sendenden Server nicht gesendet oder vom empfangenden Server nicht akzeptiert. Wenn du den Grund dafür nicht herausfinden kannst, kontaktiere uns bitte. Vielleicht können wir die Ursache herausfinden. Hinweis: Rentman verwaltet den empfangenden Server nicht, daher können wir möglicherweise nicht immer eine Ursache ermitteln.
Mögliche Maßnahmen:
- Sieh dir die häufigsten Ursachen im nächsten Abschnitt des Artikels an.
- Sende die E-Mail von deinem eigenen Server.
- Nehme Kontakt mit uns auf.
Häufige Ursachen für einen Bounce
Falsche E-Mail-Adresse
Dies ist der häufigste Grund. Bitte überprüfe die E-Mail-Adresse und versuche es erneut.
Zurückweisung durch den Empfangsserver wegen Spam
Das kann daran liegen, dass die Adresse von youraccount@rentmanclient.com als Spam-Adresse gekennzeichnet ist. Bitte kontaktiere uns, wenn dies der Fall ist. Eine kurzfristige Lösung besteht darin, die E-Mail von deinem eigenen Server aus zu versenden.
Zurückweisung durch den sendenden Server, da die Adresse auf einer Blacklist steht
Unser E-Mail-Programm führt eine schwarze Liste von E-Mail-Adressen, die aus verschiedenen Gründen markiert wurden. Möglicherweise war die E-Mail-Adresse in der Vergangenheit für eine kurze Zeitspanne offline oder der Posteingang war voll. Bitte setze dich in einem solchen Fall mit uns in Verbindung, damit wir diese E-Mail-Adresse von der Blacklist entfernen können.