Importiere deine Materialien

In Rentman kannst du dein eigenes Material hinzufügen, indem du eine Materialdatei importierst. In diesem Artikel führen wir dich durch die Schritte, um eine Materialliste in Rentman zu importieren.

Available for: Lite Classic Pro

Wenn du einzelne (oder eine kleine Anzahl an) Materialien hinzufügen möchtest, kannst du dies im category Materialmodul tun. 

Bevor du beginnst

Hier ist das, was du vor dem Import deiner Materialliste benötigst:

  • Eine Excel- oder .csv-Datei mit den Angaben zu deinen Materialien. Wenn du diese Datei noch nicht vorbereitet hast, kannst du unsere Vorlage als Referenz verwenden oder während des Importvorgangs eine Beispieldatei herunterladen: siehe Schritt 4, wie du deine Materialien importieren kannst. Lies in diesem Abschnitt mehr darüber, wie du deine Datei vorbereiten kannst.
  • Falls du Exemplare verwendest, kannst du Spalten in deiner Materialdatei erstellen, die Informationen über die bestimmten Artikel enthalten, die durch eine Seriennummer identifiziert werden. Lies in diesem Abschnitt mehr darüber, wie du Exemplare zu deiner Datei hinzufügen kannst. 
  • Eine logische Ordnerstruktur im Materialmodul, damit du organisiert bleibst und deine Ausrüstung schneller finden kannst. Du kannst diese Struktur vor dem Import erstellen, oder du wählst den richtigen Ordnerpfad in der Spalte "Ordner" deiner Datei (lies den nächsten Abschnitt).

Importiere dein Material

  1. Gehe zum category Materialmodul.
  2. Klicke oben rechts auf Weitere Aktionen more_vert und wähle Importieren.
  3. Wähle die Art des Imports aus:

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    Alle Zeilen als neue Items importieren:
    Rentman erstellt für jede Zeile einen neuen Artikel.

    Vorhandene Items mit neuen Daten aktualisieren: Wenn du die Materialien in deiner Datenbank aktualisieren möchtest (Beispiel: Listenpreis), lies unseren Support-Artikel über die Aktualisierung von Daten, um mehr Informationen zu erhalten.

    Neue Items hinzufügen und doppelte Zeilen überspringen: 
    Rentman importiert keine Materialien, die sich bereits in deiner Datenbank befinden.
  4. Wähle aus, ob du auch Exemplare oder nur Standardartikel importieren möchtest.  
  5. Ziehe eine Datei in das Feld oder klickemceclip2.png , um deine Datei hochzuladen.

    mceclip5.png

    Wenn du noch keine Datei mit deinen Materialien erstellt hast, kannst du unsere Vorlage durch das Klicken auf die Schaltfläche "Herunterladen einer Beispieldatei hier" über dem Upload-Button herunterladen.
  6. Wähle aus, ob deine Datei eine Kopfzeile enthält oder nicht. Wenn du "Ja" wählst, wird die erste Zeile deiner Datei nicht importiert. 
  7. Optional, wenn du beim Importieren von Seriennummern in Schritt 4 "Ja" gewählt hast. Für jede Spalte gleicht Rentman ab, ob die Spalte eine Exemplarspalte oder eine normale Materialspalte ist. Überprüfe, ob alle Spalten korrekt erkannt und übernommen wurden.

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  8. Für jede Spalte gleicht das System die Namen der Überschriften mit den Spaltennamen in Rentman ab. Überprüfe, ob alle gewünschten Übereinstimmungen übernommen wurden und passe sie gegebenenfalls an oder ergänze sie.

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  9. Klicke auf "Nächster Schritt", wenn du dies für alle Spalten getan hast.
  10. Wähle einen Stammordner für deinen Import aus. Der Stammordner ist der oberste Ordner, und er enthält deine Ordnerstruktur. Neues Material wird unter diesem Ordner platziert. Wenn du in deiner Importdatei Ordner definiert hast, werden diese Artikel unter dem angegebenem Ordner platziert. Hinweis: Wenn deine Materialdatei keine Ordnerspalte enthält, werden alle Materialien im gleichen Stammordner abgelegt. Das bedeutet, dass deine Artikel nicht organisiert sind und es schwierig sein kann, bestimmte Artikel zu finden. Wir empfehlen dir, deine eigene Ordnerstruktur zu erstellen und den korrekten Ordnerpfad für deine Objekte in der Spalte Ordner anzugeben.
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  11. Optional, falls du Doppelte Zeilen überspringen gewählt hast. Wenn du diese Option wählst, musst du auswählen, welche Spalten in deiner Datei Rentman verwenden soll, um die Materialien in deiner Importdatei abzugleichen. Hinweis: Diese Spalten der Importdatei dürfen keine doppelten Werte enthalten, da sie während des Imports verwendet werden, um zu identifizieren, welche Artikel oder Exemplare übersprungen werden sollen.
  12. Wähle "Nächster Schritt".
  13. Überprüfe deine Daten in der Vorschau.

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  14. Klicke auf Importieren. 
  15. Sieh dir die "Importergebnisse" an. Wenn deine Daten erfolgreich importiert wurden, sind keine weiteren Aktionen erforderlich. Wenn der Import teilweise oder vollständig fehlgeschlagen ist, lies bitte den folgenden Abschnitt über das Importergebnis.

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Einblick in dein Importergebnis

Manchmal kommt es vor, dass der Import (teilweise oder ganz) fehlschlägt. In diesem Fall findest du alle deine Antworten im Importergebnis in dieser Reihenfolge:

  • Welche Artikel/Seriennummern sind fehlgeschlagen. 
  • Warum sind diese Artikel/Seriennummern fehlgeschlagen. 
  • Welche Artikel/Seriennummern wurden erfolgreich importiert.

Am Ende des Importergebnisses kannst du eine Datei herunterladen, die alle Materialien enthält, die fehlgeschlagen sind, zusammen mit dem Grund des Fehlschlags. Auf diese Weise erhältst du pro Artikel einen direkten Einblick in den Grund des Fehlschlags. 

Einige Gründe, warum der Import fehlschlägt: 

  • Doppelte Seriennummern oder QR-Codes - In Rentman kannst du nicht dieselbe Seriennummer oder denselben QR-Code für mehr als einen Artikel verwenden. Wenn du einen Artikel mit der Seriennummer oder dem QR-Code X importierst und X sich bereits in deiner Datenbank befindet, kann der Artikel nicht importiert werden. 
  • QR-Codes mit maximal 25 Zeichen - QR-Codes in Rentman haben eine maximale Größe von 25 Zeichen (einschließlich Leerzeichen). Wenn deine QR-Codes diese Zahl überschreiten, werden sie abgeschnitten. Dies kann zu identischen QR-Codes führen.
  • Zu viele Daten - Die Verarbeitung großer Dateien kann zu lang dauern, und einige Informationen werden möglicherweise nicht importiert. Wenn dies geschieht, lösche den letzten Import, unterteile deine Liste in kleinere Dateien und importiere sie nacheinander.
  • Falsche Formatierung - Alle Informationen in der Datei müssen als Text und ohne Markierungen (fett, kursiv, Hintergrundfarben usw.) eingegeben werden.
  • Mehrere Seiten - Wenn deine .xslx-Datei mehrere Seiten hat, kann sie nicht in Rentman importiert werden.

Pro-Tipps zur Erstellung deiner Materialdatei

Die Liste, die du in Rentman importierst, muss eine .xlsx- (Microsoft Excel, Google Sheets) oder .csv-Datei sein.

Du kannst unsere Vorlage am Ende dieses Artikels herunterladen. Du kannst diese als Referenz oder zum Erstellen einer Materialdatei verwenden.

Hier sind einige Tipps zur Vorbereitung deiner Datei: 

  • Klare Überschriften (Titel) in der ersten Zeile deiner Datei.
  • Importiere nicht mehr als 64 Spalten auf einmal.
  •  Gib dabei mindestens die wichtigsten Informationen an (z.B. Name, Menge, Mietpreis, Ordner).
  • Der Ordnerpfad eines Elements muss in der Spalte Ordner wie folgt angegeben werden:
    Audio/Mikrofone/drahtlos
  • Stelle sicher, dass die Datei nicht mehrere Seiten hat. 
  • Falls du QR-Codes verwendest, stelle sicher, dass sie eindeutig und kürzer als 25 Zeichen sind.
  • Lasse keine Leerzeilen in deiner .xlsx-Datei.
  • Füge keine Bilder in deine .xlsx-Datei ein. Du kannst sie später in der Software hinzufügen.
  • Stelle sicher, dass alle Informationen in der Datei als Text und ohne Markierungen (fett, kursiv, Farben usw.) eingegeben werden.

Exemplarspalten

Wenn du Exemplare verwendest, kannst du Spalten in deine Materialdatei hinzufügen, die Informationen über ein einzigartiges Stück eines Materials enthalten, das durch eine Seriennummer identifiziert wird. Diese Spalten sind nützlich, da jedes Stück desselben Artikels ein anderes Kaufdatum oder eine andere interne Referenz haben kann.

Beachte dabei, dass mehrere Exemplare immer mit demselben Artikel verbunden sind.

Hinweis: Die Werte in der Spalte "Seriennummer (Exemplare)" werden in der gesamten Software angezeigt, um jedes Exemplar genau identifizieren zu können. Gib in dieser Spalte den Namen oder Code ein, mit dem du dich auf dein Exemplar beziehst. 

Lösche einen Import

Wenn ein Import teilweise schiefgeht, ist es am besten, die Informationen zu löschen und den Import zu wiederholen. Jedes Mal, wenn du Materialien importierst, erstellt Rentman ein Label mit dem Format "Import-Datum-Stunde". Wähle einfach das Label deiner letzten Aktualisierung aus und lösche diese Materialien. 

Aktualisiere Materialien in deiner Datenbank

Wenn du deine Materialliste bereits importiert hast, aber einige Änderungen vornehmen musst, kannst du die Artikel in deiner Datenbank aktualisieren.

Importiere zusätzliche Eingabefelder

  1. Füge zusätzliche Eingabefelder im Konfigurations-Modul hinzu.
  2. Füge eine Spalte mit den Werten des zusätzlichen Eingabefeldes in deiner .xlsx Datei hinzu. 
  3. Beim Importieren der Datei muss die Spalte dem zusätzlichen Eingabefeld zugewiesen werden (diese Option findest du im Abschnitt "Extra" im unteren Feld der Spalten, die man importieren kann) 

Lade eine Importvorlage herunter

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