Du kannst eine Dokumentvorlage, die du erstellt oder dupliziert hast, anpassen. In diesem Artikel zeigen wir dir die grundlegenden Funktionen in unserem Dokument-Editor. Wenn du deine Dokumente optisch aufwerten möchtest, solltest du dir diesen Artikel über die Dokumentengestaltung ansehen.
Hierzu fügst du Blöcke, Module und Variablen hinzu. Wenn du diese in deine Vorlage gezogen hast, kannst du ihre Einstellungen bearbeiten, um festzulegen, welche Informationen enthalten sein sollen (oder nicht).
So bearbeitest du deine Dokumentvorlage:
- Gehe zum settings Konfigurations-Modul > Kundenkommunikation > Dokumentvorlagen
- Wähle eine Vorlage aus.
- Klicke im oberen Teil des Bildschirms auf file_copy Duplizieren.
Bist du mit den Grundlagen für Dokumentvorlagen fertig? Werfe einen Blick auf unseren Artikel für Fortgeschrittene.
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First things first
Im Dokumentvorlagen-Editor gibt es 6 Hauptschaltflächen, unter denen du alle deine Änderungen vornehmen kannst.
Dokumentebene
- select_all Vorschau-Menü
Wähle aus, welche Daten du als Beispiel für diese Vorlage verwenden möchtest. Diese Daten sind nicht Bestandteil der Vorlage, sondern dienen nur der Anzeige. - ballot Vorlagen-Menü
Wähle allgemeine Einstellungen für deine Vorlage, wie z.B. Dateiname, Sprache und automatische E-Mail-Bestätigung. - add_circle Einfügen-Menü
Wähle Blöcke und Module aus, die du hinzufügen möchtest. Das Hinzufügen von Variablen und Unterprojektinformationen ist ebenfalls möglich. - text_format Style-Menü
Wähle einen Stil (z.B. Schriftart), der auf die Vorlage angewendet werden soll.
Modulebene
- create Bearbeiten-Menü
Wähle spezifische Einstellungen für das ausgewählte Modul, wie z.B. angezeigte Elemente und Materialeigenschaften. - table_chart Spalten bearbeiten
Spalten hinzufügen, löschen oder bearbeiten, die du im ausgewählten Modul anzeigen möchtest. - palette Modul Design
Wähle bestimmte Styling-Optionen aus, die auf das ausgewählte Modul angewendet werden sollen.
Vorschau-Menü
In diesem Menü kannst du auswählen, welches Dokument du als Vorschau deiner Vorlage verwenden möchtest. Dies ist nützlich, um zu sehen, wie die Informationen in deinen Dokumenten angezeigt werden.
Vorlagen-Menü
In diesem Menü kannst du allgemeine Informationen zu deiner Vorlage auswählen, wie z.B. den Dokumenttyp, die Sprache und den Dateinamen.
Der Dokumenttyp bestimmt, welche Blöcke und Module du hinzufügen kannst.
Variablen im Betreff oder Dateinamen
Du kannst dem Betreff und dem Dateinamen des Dokuments Variablen hinzufügen. Du kannst diese Variablen suchen und hinzufügen, indem du die Schaltflächen zum Hinzufügen von Variablen <> neben dem Eingabefeld verwendest.
Änderung der Sprache
Wenn du die Sprache einer einzelnen Dokumentvorlage ändern möchtest:
- Gehe im Menü Vorlage in das Feld Sprache und waehle deine Sprache aus. Alle Blöcke, die du ab diesem Moment hinzufügst, werden in der neuen Sprache angezeigt.
Hinweis: Die Blöcke, die sich bereits in der Vorlage befanden, werden nicht auf die neue Sprache umgestellt. Du kannst sie löschen und neue Blöcke hinzufügen.
Hinweis: Die Blöcke, die sich bereits in der Vorlage befanden, werden nicht auf die neue Sprache umgestellt. Du kannst sie löschen und neue Blöcke hinzufügen.
Diese Option ist nützlich, um ein Dokument mit mehreren Sprachen zu erstellen. Wenn du jeden Block ändern musst, ist es wahrscheinlich schneller, einfach eine neue Vorlage aus der "Vorlagenbibliothek" hinzuzufügen.
Kopf- und Fußzeile hinzufügen
So fügst du eine Kopf und/oder Fußzeile hinzu:
- Klicke auf "Kopfzeile Text" oder "Fußzeile Text" im Vorlagen-Menü.
- Bearbeite den Text.
- Speichern
Um die Abstände der Kopf- oder Fußzeile anzupassen, kannst du das Briefpapier ändern.
Seitenzahlen zur Kopf- oder Fußzeile hinzufügen
Um der Vorlage in der Kopf- oder Fußzeile Seitenzahlen hinzuzufügen, gehst du so vor:
- Klicke unten im Menü Vorlage auf "Kopfzeilentext" oder "Fußzeilentext".
- Gib die Variable {$page.current} ein.
- Wenn du die Anzahl der Seiten insgesamt haben möchtest, gib die Variable {$page.total} ein.
- Speichern
Automatische Bestätigung für unterschriebene Dokumente
Du kannst automatisch eine E-Mail schicken, wenn ein Dokument unterschrieben wurde. Die Person, die unterschrieben hat, wird dann automatisch eine Kopie des Dokuments erhalten.
So bearbeitest du den Inhalt und Betreff der E-Mail:
- Klicke auf "Optionen für die digitale Signatur" im Vorlagen menu.
- Wähle "Ja" im Feld Kunden nach digitaler Signatur e-mailen.
- Füge einen Betreff hinzu.
- Bearbeite den Text.
- Speichern
Einfügen-Menü
In diesem Menü kannst du Blöcke und Module auswählen, die du zu deiner Vorlage hinzufügen kannst. Du kannst z.B. einen Textblock, eine Summierung oder eine digitale Signatur Schaltfläche hinzufügen.
Blöcke und Module hinzufügen
Jede Vorlage besteht aus verschiedenen Blöcken und Modulen. Du kannst diese zu einer Vorlage hinzufügen und dann jeden dieser Blöcke und Module separat konfigurieren.
- Blöcke
Blöcke sind Dinge wie ein 2-, 3-, 4- oder 6-spaltiger Abschnitt, ein Textblock oder ein Seitenumbruch. Auch Dinge wie ein Standardbild, ein Seitenumbruch oder eine horizontale Linie können als Blöcke angesehen werden. - Module
Die verfügbaren Module in einer Vorlage sind für jeden Dokumenttyp unterschiedlich. Für ein Angebot kannst du Module hinzufügen, wie z.B: " Material", "Personalfunktionen" und "Summe". Für eine Packliste kannst du ein Modul "Seriennummern" und für einen Mitarbeiterliste kannst du ein Modul "Personaplanung" und "Fahrzeugplanung" hinzufügen. Lies das Bearbeitungsmodul und bearbeite die Spalten zur Anpassung deines eingefügten Moduls.
Füge einen Block oder ein Modul hinzu:
- edit Bearbeite eine Vorlage.
- Um einen Block oder ein Modul zu deiner Vorlage hinzuzufügen, ziehe ihn aus der Seitenleiste auf der rechten Seite und lege ihn in deine Vorlage ab.
Informationen pro Subprojekt anzeigen
Eine Erklärung hierzu findest du auch in diesem Webinar (42:47).
- Ziehe ein Modul "Subprojekt" in deine Vorlage.
- Ziehe das gewünschte Modul (z.B. "Materialien") per Drag & Drop in das Subprojektmodul.
- Wir empfehlen, oberhalb des Subprojektbausteins einen Textbaustein mit einer Variable für den Subprojektnamen hinzuzufügen. Dadurch wird deutlich, zu welchem Subprojekt die Informationen gehören.
Eine Variable hinzufügen
Du kannst schnell benutzerdefinierte Informationen zu deiner Vorlage mit Variablen hinzufügen. Dabei kannst du auch eine Hauptvariable und dann eine Subvariable auswählen. Zum Beispiel: "Angebotsdetails" > "Preis exkl. MwSt.".
- Ziehe einen neuen Textblock per Drag & Drop in deine Vorlage.
- Fahre mit dem Mauszeiger über den "Textblock" in deine Vorlage und klicke auf Bearbeiten.
- Wähle "Variable" in der Symbolleiste aus.
- Wähle eine Variable aus, indem du einem "Variablenpfad" entsprechend der vorgegebenen Struktur folgst.
Tipp: Füge mehrere Variablen auf einmal hinzu, indem du nach Schritt 3 "Alle Variablen anzeigen" wählst. Auf diese Weise kannst du mehrere Variablen aus der Liste auswählenund auf einmal hinzufügen.
Außerdem hast du jetzt die Möglichkeit, nach deiner gewünschten Variable zu suchen, indem du mindestens drei Zeichen in das Suchfeld eingibst.
Bilder zur Vorlage hinzufügen
Lies unseren Artikel über das Hinzufügen von Bildern für eine Anleitung.
Fügen dein Firmenlogo zum Dokument hinzu
Du kannst dein Firmenlogo und andere Informationen mit deinem Briefpapier in deine Dokumente einfügen.
Moduleinstellungen bearbeiten 
In diesem Menü kannst du die Standardeinstellungen (Anzeige) deiner Module und der im Modul angezeigten Spalten ändern, nachdem du ein Modul zu deiner Vorlage hinzugefügt hast,
- Klicke auf ein Modul, um direkt zum Menü zu gelangen, in dem du das Modul bearbeiten kannst.
- Im Menü findest du eine Liste von Anzeigeoptionen.
- (Optional) Klicke auf "Erweiterte Einstellungen anzeigen", wenn du diese benötigst. Sie können in Fällen wie der Anzeige von Rabatten in einer bestimmten Art und Weise notwendig sein.
Du kannst z.B. den Namen (Kopfzeile) des Moduls bearbeiten wählen, welche Materialgruppen angezeigt werden sollen, wie virtuelle Kombinationen angezeigt werden sollen, wie Informationen gruppiert werden sollen und wählen, dass die Gesamtsumme aller Materialien angezeigt werden soll.
Spalteneinstellungen bearbeiten
In diesem Menü kannst du die Einstellungen für Spalten von eingefügten Modulen ändern.
Spalten hinzufügen, bearbeiten, löschen oder sortieren
- Klicke auf ein Modul und wähle table_chart.
- In diesem Menü kannst du Spalten zu einem Modul hinzufügen oder löschen.
Spalte hinzufügen: Klicke auf "Spalte hinzufügen", um eine Spalte hinzuzufügen.
Spalte bearbeiten: Klicke auf expand_more neben dem Spaltennamen und ändere die Einstellungen (wie Breite, Überschrift und Ausrichtung).
Spalte löschen: Klicke auf eine Spalte und klicke auf delete Löschen.
Spalte Sortieren: Klicke auf die sechs Punkte vor dem Spaltennamen und ziehe ihn an eine andere Stelle in der Liste.
Modul Design 
In diesem Menü kannst du den Stil für die einzelnen Module festlegen oder anpassen. Art und Umfang der Gestaltungsoptionen können für jedes ausgewählte Modul unterschiedlich sein.
- Klicke auf das Modul, das du bearbeiten möchtest.
- Klicke auf das palette Symbol.
- Passe die Styling-Optionen wie Rahmen, Rahmenfarbe und Rahmenradius an.
Fortgeschrittene Anpassung
Lies unseren Artikel über die fortgeschrittene Anpassung von Dokumentvorlagen für Anleitungen.
FAQs
Wenn es um den Dokumenten-Editor geht, gibt es einige Dinge, die du bei der Erstellung deiner ersten Dokumente beachten musst. Es kann vorkommen, dass die Vorschau von deinem eigentlichen Dokument aus verschiedenen Gründen abweicht.
- Module: Das Subprojekt-Modul und das Seriennummern-Modul zeigen nur einen Artikel gleichzeitig an, aber sobald du dein Dokument erstellst, bekommst du alle Subprojekte oder Seriennummern aufgelistet
- Zeilenabstände: Wenn du ENTER drückst, wird ein ganzer neuer Absatz erstellt. Wenn du also zu große Lücken zwischen den Zeilen siehst, versuche stattdessen SHIFT+ENTER zu benutzen.
Wenn es um virtuelle Kombinationen/physische Kombinationen geht, gibt es mehrere Stellen in Rentman, an denen du die entsprechenden Werte in deiner Vorlage einstellen kannst:
1. In den Materialien kannst du die Option zum Falten/Entfalten auf Standard einstellen
2. Beim Erstellen des Dokuments kannst du wählen, wie sich deine virtuelle Kombination/physische Kombination verhält
3. In deiner Dokumentvorlage hast du einige Regeln festgelegt, die das besagen. Es wäre nicht das erste Mal, dass jemand die Farbe des physischen Kombinationsinhalts auf Weiß oder die px-Größe auf 0 setzt und sich wundert, warum das Dokument den Inhalt nicht anzeigt:
In seltenen Fällen kann es zu Unstimmigkeiten in deiner Vorlage kommen. Etwas, das vorher funktionierte, zeigt dir vielleicht keine Informationen in deinem generierten Dokument oder wird nicht einmal im Editor angezeigt.
Hier sind einige Schritte, die dir helfen können.
- In deinem Dokument könnte es ein Problem mit einem Block geben. Wenn du dir nicht erklären kannst, warum etwas nicht funktioniert, versuche einfach, einen Block zu entfernen und ihn wieder in deine Vorlage einzufügen, das kann helfen, ein defektes Modul zu reparieren.
- Es kann vorkommen, dass ein Bild in deinem Dokument nicht angezeigt wird, obwohl es eigentlich angezeigt werden sollte und auch schon angezeigt wurde. Versuche das Bild zu entfernen und es erneut hinzuzufügen.
- Manchmal kann es zu Änderungen in der Software kommen. Wenn du feststellst, dass eine Variable oder Spalte nicht funktioniert, versuche, diese von Grund auf neu hinzuzufügen, indem du die Variablen/Spalten durchsuchst.
Natürlich sind dies nur einige Beispiele, die wir mit dem Dokumenten-Editor erlebt haben, aber wenn du diesen und andere Leitfäden über Vorlagen befolgst und sie durchliest, kannst du vielleicht eines Tages bei der Erstellung deiner Dokumente deine Nerven behalten.
Zu guter Letzt gibt es immer noch unser Support-Team. Wir können dir helfen, herauszufinden, ob etwas eine Einstellung, ein Fehler oder einfach nicht möglich ist, da es doch einige technische Einschränkungen gibt.
Es ist möglich, die Schriftgröße deines Textes innerhalb der Dokumentvorlage zu ändern, indem du die folgende Option auswählst:
Es ist auch möglich, die Schriftgröße über den CSS-Editor zu ändern. Wenn du unter den derzeit verfügbaren Schriften nicht die perfekte Schrift für dein Dokument findest, kannst du per CSS eine Google-Schrift hinzufügen. Die genauen Schritte dazu findest du hier.
Wenn du die Ausrichtung in deiner Vorlage anpassen möchtest, stelle sicher, dass du die folgende Einstellung in der Dokumentvorlage verwendest:
Möchtest du die Umrandung der Tabellenköpfe entfernen oder sogar ihre Farbe ändern?
Farbe ändern? Dann befolge diese Anleitung:
Möchtest du einen klaren Überblick über dein Material haben? Dann zeige jede zweite Zeile in einer anderen Farbe an, wie hier: